A tramitação eficiente de documentos é essencial para garantir agilidade e rastreabilidade dos processos administrativos no setor público. A correta execução das atividades de recepção e despacho de documentos permite que as informações fluam adequadamente entre os setores, respeitando a hierarquia, a legalidade e os prazos institucionais. No âmbito da administração pública, o conhecimento das práticas padronizadas de protocolo é indispensável para assegurar integridade e autenticidade da documentação oficial. Tendo em vista as noções teóricas sobre recepção e despacho de documentos, assinale a afirmativa correta. 

Em determinado município, um agente administrativo, lotado no setor de protocolo e comunicação interna, tem entre suas atribuições diárias: redigir expedientes administrativos (como memorandos, ofícios, cartas e requerimentos), revisar documentos (como ordens de serviço, instruções e exposições de motivos), além de elaborar comunicações externas dirigidas a fornecedores, cidadãos e autoridades. Certo dia, ele recebeu as seguintes demandas: 

• Elaborar memorando da Secretaria de Obras à Secretaria de Meio Ambiente, solicitando informações técnicas sobre o impacto ambiental de uma nova estrada vicinal; • Elaborar ofício ao Ministério da Saúde, solicitando o envio de insumos médicos para atendimento emergencial em comunidades rurais;
• Elaborar carta comercial de agradecimento a uma empresa privada que realizou doação de equipamentos escolares ao município; e
• Revisar uma ordem de serviço que apresenta linguagem informal e ausência de clareza nos objetivos. 

Com base na situação hipotética e nos princípios que regem a redação oficial e comercial, analise as afirmativas a seguir. 

I. O memorando deve ser redigido com linguagem impessoal, objetiva, concisa e direta, respeitando a hierarquia administrativa entre os órgãos emissores e destinatários.
II. O ofício deve conter identificação do signatário, vocativo adequado à autoridade destinatária e linguagem formal, clara e objetiva.
III. A carta comercial pode utilizar linguagem coloquial e expressar sentimentos pessoais do remetente, por ser um documento informal, mesmo se tratando de comunicação institucional.
IV. Ao revisar uma ordem de serviço, torna-se necessário dar prioridade à clareza, padronização e precisão das instruções, bem como a conformidade com os princípios da linguagem oficial.

Está correto o que se afirma apenas em  

Determinado agente administrativo, lotado na seção de protocolo e expedição de dado município, é responsável por organizar, registrar, encaminhar e controlar a expedição de documentos administrativos (como ofícios, cartas, notificações e convites) enviados a órgãos públicos, empresas e cidadãos. Durante uma auditoria interna analisou-se os procedimentos adotados por esse servidor quanto às rotinas de expedição. Foram identificadas as diferentes práticas listadas a seguir; analise-as. 

I. Os documentos expedidos são devidamente registrados em livro ou sistema eletrônico próprio, com identificação do número do documento, data de expedição, destinatário e assunto.

II. As correspondências são encaminhadas diretamente pelas secretarias responsáveis, sem necessidade de controle centralizado pela seção de expedição.

III. A conferência da assinatura da autoridade competente e da correção dos dados do destinatário é realizada antes da postagem da correspondência.

IV. Não há necessidade de manter cópia arquivada dos documentos expedidos, pois o envio original ao destinatário é suficiente para registro administrativo.

Com base nas boas práticas de gestão documental e nas rotinas administrativas de expedição de correspondência no setor público, está correto o que se afirma apenas em

A respeito da gestão de arquivos eletrônicos, analise as afirmativas a seguir.

I. A gestão de documentos digitais segue os mesmos princípios da gestão de documentos físicos, devendo assegurar o gerenciamento integrado de todos os documentos da instituição, independentemente do formato ou do suporte em que estejam registrados.
II. O gerenciamento de arquivos digitais deve incluir, eventualmente, a verificação dos dados armazenados e implementar trilhas de auditoria apenas nos sistemas informatizados críticos.
III. Nos documentos confidenciais, diferentemente dos demais, deve haver aplicação do carimbo digital de tempo, bem como de marcas d’água digitais.

Está correto o que se afirma em:

Arquivo é o espaço destinado a fazer a guarda de todos os documentos pertencentes a uma instituição ou órgão. O tipo de arquivos intermediários são aqueles que: 

Referente a política nacional de arquivos públicos e privados, é dever do poder público sua gestão documental, assim como a proteção especial dos documentos de arquivos. Dessa forma, os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Por documentos públicos, eles são identificados como:

Conjunto de operações que visa o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo assim, o acesso à informação.

O conceito acima corresponde ao serviço de: 

Quanto aos métodos de arquivamento, relacione a 2ª Coluna de acordo com a 1ª Coluna.

1ª Coluna
I- Alfanumérico. II- Cronológico. III- Geográfico. IV- Eletrônico. V- Alfabético. VI- Numérico.
2ª Coluna (__) O método faz a organização dos documentos por data. (__) No método, os documentos são ordenados por números. (__) Os documentos são arquivados na ordem das letras de A a Z. (__) Quando a principal forma de busca for o local ou a procedência. (__) Método de ordenação que usa a combinação letras e números. (__) Arquiva documentos digitalizados para sua gestão on-line ou remota.
Assinale a alternativa com a ordem atribuída acima        

Qual instrumento técnico utilizado em arquivos trata da avaliação documental, apoiado pelo plano de classificação, e tem como objetivo definir prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico ou histórico? 

Durante uma auditoria interna em um órgão público, foi observado que documentos fiscais com data superior a 10 anos estavam armazenados junto a processos administrativos correntes e acessados rotineiramente pela equipe. A comissão responsável pela organização arquivística propôs uma reestruturação com base nos princípios da Arquivologia, respeitando o ciclo de vida dos documentos e os tipos de arquivos. Considerando o contexto e os conceitos arquivísticos, assinale a alternativa correta quanto à classificação e ao tratamento adequado dos documentos:

O controle adequado do fluxo de documentos na administração pública depende do cumprimento de etapas específicas no protocolo. Nesse contexto, assinale a alternativa que apresenta uma prática correta no tratamento de documentos oficiais.

Assinale a alternativa correta. O processo de organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho, são elas:

a) Levantamento de dados.
b) Análise dos dados coletados.
c) Planejamento.
d) Implantação.
e) Acompanhamento.

Assinale a alternativa CORRETA. A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. Sendo assim, os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes. Daí eles serem classificados em dois grupos. São eles: 

Assinale a alternativa CORRETA. O arquivo “corrente” nas organizações é aquele que:

No que se refere aos métodos de arquivamento, analise as sentenças:

I - Pode-se definir arquivamento como o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.

II - O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura.

III - Pode-se dividir os métodos de arquivamento em dois grandes sistemas: diretos e indiretos.

IV - Método de arquivamento direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se encontra arquivado. São exemplos: método alfabético e geográfico.

V - Método de arquivamento indireto é aquele em que para se localizar um documento, necessita-se antes consultar um índice ou um código. É o caso, por exemplo da utilização de fichários.

VI - No método alfabético tem-se a ordenação de documentos a partir de nomes existentes nos documentos.

VII - No método numérico, que se divide em numérico simples (ordenação de acordo com um número relativo ao documento), cronológico (ordenação de acordo com a data do documento) ou dígito-terminal (ordenação principal de acordo com os dois últimos dígitos de um número de documento).

VIII - O método geográfico tem-se a ordenação de acordo com o local de produção do documento.

IX - O método ideográfico tem-se a ordenação de acordo com o assunto do documento.

Após a análise das sentenças, pode-se afirmar:

Arquivos públicos são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por órgãos governamentais, em nível federal, estadual, ou municipal, em decorrência de suas atividades administrativas, judiciárias ou legislativas. No que se refere aos arquivos públicos, pode-se afirmar como INCORRETO:

O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado pela teoria das três idades, tendo por objetivo classificar os estágios ou as fases pelas quais passam os documentos nas instituições. Sobre o ciclo de vida dos documentos, pode-se afirmar como INCORRETO:

No protocolo de documentos, a função principal é:

Vários são os métodos utilizados para o arquivamento de documentos. No que se refere aos métodos numéricos, pode-se afirmar como INCORRETO: 

O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado pela teoria das três idades, seu objetivo é classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição. No que se refere aos arquivos corrente, intermediária e permanente, analise as sentenças: 

I - Os arquivos correntes são assim considerados porque geralmente estão em tramitação, mas é importante enfatizar que em muitos casos, mesmo sem movimentação, os documentos podem ser assim considerados.

II - Dentre as atividades realizadas no âmbito da fase corrente, podem ser destacadas as de protocolo, arquivamento, consulta, expedição e empréstimo de documentos. 

III - Quanto aos arquivos intermediários, pode-se afirmar que eles poderão ser consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à administração.

IV - Apesar de estarem longe dos setores organizacionais produtores, os documentos que formam os arquivos intermediários ainda pertencem a quem os produziu.

V - Os arquivos intermediário são também conhecidos como semiativos e, juntamente com os arquivos correntes, são também possuidores de valor primário.

VI - Os arquivos permanentes são aqueles que deverão ser arquivados definitivamente e que, portanto, não podem ser eliminados jamais.

VII - São classificados como permanentes, por exemplo, os documentos que revelam a origem, a constituição e a evolução da instituição, normas, regulamentos e outros que se caracterizam como históricos para a instituição.

VIII - Ao contrário das idades corrente e intermediária, os arquivos permanentes são abertos ao público, isto é, não há restrições quanto à possibilidade de pesquisa por terceiros.

Após a análise das sentenças, considerando V (Verdadeiro) e F (falso), a alternativa que representa respectivamente as sentenças é: