Questões de Arquivologia - Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário para Concurso

Q4144177

Ano: 2026 Banca: Quadrix Órgão: CRECI - 9ª Região (BA) Prova: Quadrix - 2026 - CRECI - 9ª Região (BA) - PAS-Agente Fiscal |

Q4144177 Arquivologia

Uma organização pública decidiu implementar o sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) para aprimorar o controle administrativo e a eficiência operacional.

Com base nessa situação hipotética, assinale a opção que apresenta corretamente as características desse sistema de gestão eletrônica.

A

O GED substitui o arquivamento físico, permitindo a eliminação imediata de todos os documentos de valor permanente após a digitalização.

B

A captura é a etapa em que os documentos, digitalizados ou eletrônicos, são indexados, classificados e incorporados ao sistema para compor o acervo.

C

Os sistemas de GED focam no armazenamento de documentos, embora não ofereçam ferramentas de controle de fluxo de trabalho administrativo.

D

A gestão documental eletrônica é aplicável apenas aos documentos natos digitais, pois a digitalização de papel não possui valor legal.

E

A tabela de temporalidade documental torna‑se desnecessária com o uso do GED, uma vez que o armazenamento digital é ilimitado e definitivo.

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Q4143735

Ano: 2026 Banca: Quadrix Órgão: CRECI - 9ª Região (BA) Prova: Quadrix - 2026 - CRECI - 9ª Região (BA) - PST-Assistente Administrativo |

Q4143735 Arquivologia

Acerca da gestão eletrônica de documentos e da digitalização de documentos arquivísticos, assinale a opção correta.

A

A implantação de sistema de gestão eletrônica de documentos dispensa a aplicação de plano de classificação, indexação e metadados, desde que o sistema permita busca eletrônica por palavras constantes nos arquivos.

B

A digitalização de documentos arquivísticos deve ser precedida de classificação, avaliação e preparo documental, e a simples digitalização não autoriza a eliminação dos originais, especialmente quando se tratar de documentos de guarda permanente.

C

O documento digitalizado é considerado nato‑digital, pois passa a existir em meio eletrônico após a captura da imagem e o armazenamento em sistema informatizado.

D

O controle de qualidade da digitalização corresponde à aplicação da tabela de temporalidade aos documentos capturados, a fim de definir a sua eliminação ou guarda permanente.

E

O armazenamento dos documentos digitalizados em nuvem substitui as políticas de preservação digital, como o controle de acesso, os metadados, o backup e a migração de suporte ou formato.

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Q4143734

Ano: 2026 Banca: Quadrix Órgão: CRECI - 9ª Região (BA) Prova: Quadrix - 2026 - CRECI - 9ª Região (BA) - PST-Assistente Administrativo |

Q4143734 Arquivologia

Quanto aos tipos de arquivos e aos métodos de arquivamento, assinale a opção correta.

A

O arquivo especializado é aquele que reúne documentos em suportes ou formas físicas diferenciadas, como fotografias, microformas, fitas e discos, exigindo um tratamento específico quanto ao armazenamento e à conservação.

B

O arquivo intermediário é classificado quanto à extensão de atuação, pois corresponde ao arquivo mantido junto aos setores produtores para a guarda de documentos frequentemente consultados.

C

O método numérico simples é considerado direto, uma vez que a atribuição de número sequencial ao documento permite a sua localização sem o auxílio de índice ou instrumento remissivo.

D

O método ideográfico organiza os documentos por assunto, podendo apresentar ordenação alfabética ou numérica, e exige interpretação do conteúdo documental e conhecimento das funções e atividades da instituição.

E

O método geográfico é classificado como padronizado, pois utiliza códigos previamente definidos para representar as localidades, as procedências e as unidades territoriais.

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Q4143733

Ano: 2026 Banca: Quadrix Órgão: CRECI - 9ª Região (BA) Prova: Quadrix - 2026 - CRECI - 9ª Região (BA) - PST-Assistente Administrativo |

Q4143733 Arquivologia

No que se refere às atividades de protocolo, assinale a opção correta.

A

A autuação é um procedimento obrigatório para todos os documentos recebidos pelo protocolo, consistindo na abertura formal de processo administrativo mediante aposição de capa processual e numeração de folhas, etapa que precede, necessariamente, o registro do expediente.

B

A classificação consiste em atribuir um número sequencial ao documento recebido e registrar os dados identificadores, como remetente, data, assunto e espécie em sistema de controle, de modo a possibilitar o rastreamento do expediente ao longo de toda a sua tramitação.

C

O controle de tramitação abrange os documentos formalmente recebidos ou produzidos no âmbito do órgão, identificando os setores pelos quais passam desde o ingresso ou a produção até o cumprimento de sua finalidade administrativa.

D

O protocolo centralizado caracteriza‑se pela distribuição das atividades de recebimento, registro e classificação entre as diferentes unidades administrativas do órgão, de modo que cada setor gerencie o fluxo documental de sua competência, sem a necessidade de encaminhar expedientes à unidade central.

E

A distribuição de documentos é uma atividade de competência exclusiva do protocolo geral, sendo vedada a sua execução por protocolos setoriais, que têm atribuição restrita ao recebimento e ao encaminhamento de expedientes à unidade central para o registro e a classificação.

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Q4142094

Ano: 2026 Banca: Quadrix Órgão: CORE-PI Prova: Quadrix - 2026 - CORE-PI - Fiscal |

Q4142094 Arquivologia

Em um determinado conselho profissional, a unidade administrativa passou a adotar procedimentos padronizados para acompanhar o fluxo dos documentos ainda em uso pelas unidades internas, para controlar a sua tramitação, para registrar a sua movimentação entre setores e para permitir a sua rápida localização enquanto conservavam valor administrativo imediato.
Com base nessa situação hipotética, assinale a opção que apresenta a atividade arquivística descrita.

A

avaliação documental

B

protocolo

C

recolhimento documental

D

restauração documental

E

microfilmagem de preservação

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Q4137130

Ano: 2026 Banca: Ápice Consultoria Órgão: Prefeitura de Itatuba - PB Prova: Ápice Consultoria - 2026 - Prefeitura de Itatuba - PB - Agente Administrativo |

Q4137130 Arquivologia

Em determinado órgão municipal, o setor administrativo adotou procedimentos voltados ao controle da tramitação documental, permitindo acompanhar o recebimento, encaminhamento e arquivamento de processos administrativos entre os diversos departamentos da instituição. Considerando as práticas relacionadas à gestão de documentos nas rotinas administrativas, assinale a alternativa correta.

A

A circulação de documentos institucionais dispensa mecanismos formais de controle quando realizada entre setores internos.

B

O arquivamento documental pode ocorrer conforme a demanda momentânea de cada unidade administrativa.

C

O registro protocolar contribui para o acompanhamento da movimentação dos documentos no âmbito organizacional.

D

A digitalização documental substitui a necessidade de classificação e identificação dos registros administrativos.

E

A tramitação de documentos administrativos independe de procedimentos relacionados à formalização e ao registro institucional.

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Q4135900

Ano: 2026 Banca: IADES Órgão: CRN - 3ª Região (SP e MS) Prova: IADES - 2026 - CRN - 3ª Região (SP e MS) - Assistente Administrativo |

Q4135900 Arquivologia

A teoria das três idades trata dos tipos de arquivos por frequência de uso. De acordo com essa teoria, o arquivo intermediário destina-se a guarda dos documentos de

A

uso esporádico.

B

valor histórico.

C

valor comprobatório.

D

uso frequente.

E

valor administrativo elevado.

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Q4133635

Ano: 2026 Banca: FAU Órgão: Prefeitura de Borrazópolis - PR Prova: FAU - 2026 - Prefeitura de Borrazópolis - PR - Auxiliar Administrativo |

Q4133635 Arquivologia

Analise as afirmações sobre a gestão de documentos e assinale a alternativa que apresenta o erro técnico:

A

Documentos de primeira idade (corrente) são aqueles de uso frequente e valor administrativo imediato.

B

Documentos de segunda idade (intermediário) aguardam em local menos oneroso a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).

C

O arquivo permanente é constituído de documentos que perderam o valor administrativo, mas adquiriram valor histórico, probatório e informativo.

D

No arquivo intermediário, os documentos podem ser eliminados imediatamente se não houver consulta por mais de um ano.

E

O princípio da proveniência determina que os arquivos devem ser organizados de acordo com sua origem, sem misturar fundos de diferentes produtores.

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Q4133565

Ano: 2026 Banca: IV - UFG Órgão: Prefeitura de Senador Canedo - GO Prova: IV - UFG - 2026 - Prefeitura de Senador Canedo - GO - Assistente Administrativo |

Q4133565 Arquivologia

A tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo é um instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência e o recolhimento de documentos. Qual é a diferença entre “Transferência” e “Recolhimento”?

A

Transferência é para o arquivo intermediário. Recolhimento é para o arquivo permanente.

B

Transferência é para documentos digitais. Recolhimento é para documentos em papel.

C

Transferência é enviar para outro órgão. Recolhimento é guardar no próprio setor.

D

Transferência é para o arquivo permanente. Recolhimento é para o arquivo intermediário.

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Q4132948

Ano: 2026 Banca: Instituto Consulplan Órgão: Prefeitura de Venda Nova do Imigrante - ES Prova: Instituto Consulplan - 2026 - Prefeitura de Venda Nova do Imigrante - ES - Agente Administrativo |

Q4132948 Arquivologia

Na prefeitura de um município de médio porte, o servidor José é responsável pela avaliação e organização de arquivos e acompanhamento do processo de eliminação de parte do acervo, como parte integrante e final do processo de gestão arquivística. Durante os trabalhos, foram adotados procedimentos formais de seleção, elaboração de listagem, publicação de edital e execução da eliminação. Com base na situação hipotética e, ainda, nas normas relativas à organização e eliminação de acervos documentais, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) A eliminação consiste na destruição de documentos avaliados como sem valor para guarda permanente, devendo ser precedida de seleção fundamentada em critérios definidos na tabela de temporalidade.

( ) A seleção pode incluir amostragem documental, observadas orientações da instituição arquivística pública competente, com o objetivo de preservar parte do conjunto para fins informativos ou administrativos.

( ) A listagem de eliminação de documentos registra informações como identificação do órgão, códigos dos conjuntos documentais, datas-limite correspondentes e quantificação.

( ) O edital de ciência de eliminação de documentos é elaborado para registro interno, dispensando publicação oficial.

A sequência está correta em:

A

V, V, V, F.

B

V, F, V, V.

C

F, V, F, F.

D

V, F, F, F.

E

F, V, V, V.

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Q4132434

Ano: 2026 Banca: Ibest Órgão: CRBM 5º Região Prova: Ibest - 2026 - CRBM 5º Região - Agente Administrativo |

Q4132434 Arquivologia

Considerando as características da informação orgânica e não orgânica no contexto da gestão documental, assinale a alternativa correta.

A

A informação orgânica é produzida internamente à organização e se relaciona diretamente às suas atividades, enquanto a informação externa pode ser incorporada conforme sua relevância para os processos organizacionais.

B

A informação não orgânica constitui a base das decisões organizacionais, pois apresenta maior grau de confiabilidade em relação à informação produzida internamente.

C

A distinção entre informação orgânica e não orgânica não interfere na gestão documental, uma vez que ambas possuem o mesmo valor operacional.

D

A informação orgânica caracteriza-se por sua origem externa, sendo utilizada para complementar as atividades internas da organização.

E

A informação não orgânica é necessariamente descartada nos processos arquivísticos, por não possuir vínculo direto com a missão institucional.

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Q4132431

Ano: 2026 Banca: Ibest Órgão: CRBM 5º Região Prova: Ibest - 2026 - CRBM 5º Região - Agente Administrativo |

Q4132431 Arquivologia

Em uma organização pública, observou-se que os documentos só passam por organização e controle quando já se encontram acumulados na fase intermediária, sem acompanhamento nas etapas iniciais de produção e tramitação. Considerando o conceito de gestão documental e o ciclo de vida dos documentos, assinale a alternativa que melhor interpreta a situação apresentada.

A

A prática adotada indica uma gestão documental parcial, uma vez que desconsidera etapas iniciais essenciais para o controle e a recuperação da informação.

B

O procedimento demonstra eficiência administrativa, ao concentrar esforços na fase intermediária, considerada central no ciclo documental.

C

A ausência de controle na fase de produção não compromete a gestão documental, desde que haja organização posterior dos documentos.

D

A estratégia adotada prioriza a racionalização de recursos, eliminando a necessidade de acompanhamento nas fases iniciais do ciclo documental.

E

O modelo descrito assegura maior flexibilidade organizacional, ao permitir que o controle documental ocorra apenas quando necessário.

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Q4132430

Ano: 2026 Banca: Ibest Órgão: CRBM 5º Região Prova: Ibest - 2026 - CRBM 5º Região - Agente Administrativo |

Q4132430 Arquivologia

Considerando a relação entre tipologia documental e funcionamento organizacional, assinale a alternativa correta.

A

As tipologias documentais são definidas prioritariamente pelo formato físico dos documentos, independentemente do contexto organizacional.

B

A classificação documental ocorre de forma independente das funções organizacionais, sendo baseada apenas em critérios administrativos gerais.

C

A informação estratégica restringe-se ao registro de operações rotineiras, sem relação com planejamento organizacional.

D

As tipologias documentais correspondem às diferentes naturezas da informação produzida e utilizada pelas organizações, estando vinculadas às suas atividades e objetivos.

E

As informações financeiras e comerciais não integram o conjunto de informações relevantes para a gestão documental.

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Q4132376

Ano: 2026 Banca: Ibest Órgão: CRBM 5º Região Prova: Ibest - 2026 - CRBM 5º Região - Fiscal Biomédico |

Q4132376 Arquivologia

A gestão de documentos é um dos pilares da administração pública, garantindo a organização, o controle e a correta destinação dos registros produzidos pelos órgãos e entidades públicas, incluindo prontuários, processos e registros institucionais. Nos termos da Lei n.º 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, assinale a alternativa que apresenta corretamente o conceito legal de gestão de documentos.

A

O conjunto de atividades voltadas exclusivamente ao arquivamento permanente de todos os documentos produzidos pelo poder público, sendo vedada qualquer forma de eliminação.

B

As atividades de produção e tramitação de documentos, excluídas as fases de avaliação e destinação final, que cabem ao Arquivo Nacional.

C

A guarda e conservação de documentos unicamente em suporte físico, sendo vedado o arquivamento eletrônico de documentos públicos.

D

O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

E

O recolhimento imediato de todos os documentos ao arquivo permanente após o encerramento do processo administrativo ao qual se referem, independentemente de avaliação de temporalidade.

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Q4132370

Ano: 2026 Banca: Ibest Órgão: CRBM 5º Região Prova: Ibest - 2026 - CRBM 5º Região - Fiscal Biomédico |

Q4132370 Arquivologia

A gestão documental na Administração Pública pressupõe o conhecimento do ciclo de vida dos documentos, que orienta a organização, a tramitação e a destinação dos registros produzidos e acumulados pelos órgãos públicos. De acordo com a Lei n.º 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, os documentos públicos são identificados em três categorias, que correspondem às fases de seu ciclo vital. Assinale a alternativa que as descreve corretamente.

A

Documento sigiloso, documento reservado e documento público: categorias que indicam o grau de restrição de acesso ao conteúdo dos documentos durante toda a sua existência.

B

Fase de produção, fase de tramitação e fase de uso: etapas internas ao processo de gestão que todo documento percorre antes de ser arquivado ou eliminado.

C

Arquivo central, arquivo setorial e arquivo intermediário: designam as três possíveis localizações físicas de um documento dentro da estrutura organizacional do órgão.

D

Documentos correntes, documentos intermediários e documentos permanentes: correspondem, respectivamente, aos de uso frequente ou em tramitação, aos que aguardam destinação final e aos de guarda definitiva por valor histórico, probatório ou informativo.

E

Fase de classificação, fase de avaliação e fase de preservação digital: etapas do processo de gestão eletrônica aplicáveis exclusivamente a documentos em suporte digital.

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Q4132264

Ano: 2026 Banca: ACCESS Órgão: Prefeitura de Navegantes - SC Prova: ACCESS - 2026 - Prefeitura de Navegantes - SC - Administrador Escolar |

Q4132264 Arquivologia

Em uma instituição de ensino, o Administrador Escolar, ao revisar a gestão documental, constatou inconsistências entre históricos escolares e registros acadêmicos digitais, ausência de critérios uniformes de classificação documental e fragilidades nos mecanismos de controle quanto à autenticidade, integridade e atualização das informações, comprometendo a confiabilidade e a rastreabilidade dos registros escolares.

Considerando os princípios arquivísticos e as boas práticas de gestão de documentos aplicadas aos registros escolares, assinale a alternativa que apresenta a medida correta para a reestruturação da gestão documental:

A

Estabelecer procedimentos de controle documental com ênfase na atualização periódica dos registros, assegurando a confiabilidade das informações por meio de rotinas de verificação, ainda que mantidos sistemas independentes de armazenamento.

B

Reestruturar a organização dos arquivos com base em critérios de classificação e ordenação documental, priorizando a consistência dos registros físicos, com definição de rotinas de arquivamento, e mantendo os sistemas digitais como repositórios auxiliares de consulta.

C

Consolidar os registros acadêmicos em ambiente digital único, com eliminação progressiva dos arquivos físicos e adoção de rotinas de conferência baseadas em amostragem periódica.

D

Implementar um sistema integrado de gestão de documentos e registros acadêmicos, com padronização dos procedimentos de produção, classificação, armazenamento e validação, garantindo autenticidade, integridade e rastreabilidade das informações.

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Q4132180

Ano: 2026 Banca: ACCESS Órgão: Prefeitura de Navegantes - SC Prova: ACCESS - 2026 - Prefeitura de Navegantes - SC - Secretário Escolar |

Q4132180 Arquivologia

Em uma escola da rede pública, a secretaria escolar iniciou processo de reorganização do acervo documental após a implantação de sistema eletrônico integrado de gestão acadêmica. Durante a revisão dos procedimentos internos, verificou-se que determinados registros escolares apresentavam inconsistências relacionadas à identificação de responsáveis pelos lançamentos realizados no sistema, ausência de padronização na classificação documental e dificuldades na recuperação de informações vinculadas à tramitação administrativa de documentos escolares.

Além disso, parte da equipe defendia a eliminação de documentos físicos já digitalizados, independentemente da análise dos prazos de guarda e da verificação de eventual valor histórico, probatório ou administrativo associado aos registros institucionais.

Considerando os princípios relacionados à organização documental na secretaria escolar, à gestão eletrônica de documentos e aos procedimentos de arquivamento e protocolo escolar, assinale a alternativa correta:

A

A implantação de sistema eletrônico de gestão documental deve preservar metadados de tramitação, autoria, datação, classificação e situação arquivística dos registros, de modo a assegurar autenticidade, integridade, rastreabilidade e controle do ciclo de vida documental.

B

Os documentos escolares classificados como intermediários podem ser eliminados pela unidade escolar sempre que deixarem de apresentar utilidade operacional imediata para os setores administrativos.

C

A digitalização dos documentos escolares substitui automaticamente os registros físicos originais, dispensando análise de temporalidade e critérios relacionados ao valor administrativo ou histórico do documento.

D

A manutenção de documentos escolares em ambiente digital descaracteriza sua vinculação ao ciclo de vida documental, uma vez que os registros informatizados possuem dinâmica própria de armazenamento e atualização institucional.

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Q4132167

Ano: 2026 Banca: ACCESS Órgão: Prefeitura de Navegantes - SC Prova: ACCESS - 2026 - Prefeitura de Navegantes - SC - Secretário Escolar |

Q4132167 Arquivologia

Em uma escola pública, a secretaria escolar passou por um processo de reorganização de seu acervo documental, após a identificação de dificuldades na localização de registros acadêmicos e indícios de deterioração de documentos físicos. A gestão orientou a adoção de práticas alinhadas aos princípios da organização documental, com vistas à eficiência administrativa e à preservação da informação.

Considerando esse contexto, assinale a alternativa correta:

A

A organização dos documentos deve estar vinculada a plano de classificação previamente definido, com critérios de ordenação e guarda compatíveis com sua natureza, finalidade e prazos de conservação.

B

A ordenação cronológica dos documentos, quando mantida de forma contínua, é suficiente para assegurar a gestão, o acesso e a preservação dos registros escolares.

C

A adoção de processos de digitalização tende a suprir demandas de conservação documental, permitindo flexibilizar controles associados ao acondicionamento e ao ambiente de armazenamento dos documentos físicos.

D

A classificação documental pode priorizar critérios de acesso imediato, sendo dispensável sua vinculação a instrumentos formais, desde que a localização dos documentos seja viável no uso cotidiano.

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Q4132166

Ano: 2026 Banca: ACCESS Órgão: Prefeitura de Navegantes - SC Prova: ACCESS - 2026 - Prefeitura de Navegantes - SC - Secretário Escolar |

Q4132166 Arquivologia

Com a implantação de um sistema informatizado de gestão escolar, a secretaria passou a registrar e acompanhar a tramitação de documentos por meio eletrônico. Durante a capacitação da equipe, enfatizou-se que o uso da tecnologia deve estar articulado a procedimentos administrativos que assegurem controle, rastreabilidade e segurança das informações.

Nesse contexto, estabeleceu-se como diretriz que a gestão eletrônica de documentos __________, de modo a garantir a formalização do trâmite documental e a integridade das informações no âmbito institucional.

Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna:

A

assegurar o registro protocolar das entradas, autuação, tramitação e expedição de documentos no sistema institucional, com numeração, identificação de responsáveis e histórico das movimentações realizadas.

B

flexibilizar os procedimentos de registro documental, priorizando a celeridade do atendimento, com inserção simplificada de dados e atualização posterior conforme a demanda administrativa.

C

restringir o controle formal do fluxo documental às comunicações externas, mantendo registros internos de forma simplificada, com identificação essencial e acompanhamento eventual das movimentações.

D

substituir os controles protocolares tradicionais, centralizando o armazenamento digital dos documentos, com identificação básica dos registros e recuperação mediante consulta ao sistema institucional.

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Q4131470

Ano: 2026 Banca: AMEOSC Órgão: Prefeitura de Princesa - SC Prova: AMEOSC - 2026 - Prefeitura de Princesa - SC - Agente Administrativo |

Q4131470 Arquivologia

No setor de protocolo de um órgão público, um agente administrativo foi encarregado de reorganizar o arquivo institucional, que apresentava dificuldades na localização de documentos e inconsistências na forma de arquivamento. Após análise, verificou-se que os documentos estavam agrupados apenas por ordem de chegada, sem considerar sua natureza, assunto ou função administrativa.
Diante desse cenário, foram propostas diferentes formas de classificação documental para aprimorar a gestão do arquivo.
Considerando os princípios de classificação, organização e gestão de documentos, analise as afirmativas a seguir:
I.A classificação por assunto permite agrupar documentos de acordo com o conteúdo tratado, facilitando a recuperação da informação.
II.A classificação cronológica, embora simples, pode ser insuficiente para atender às necessidades de acesso quando utilizada isoladamente.
III.A classificação alfabética, ao organizar documentos com base em elementos nominativos previamente definidos, mostra-se especialmente eficaz em contextos nos quais a recuperação da informação depende da identificação direta de nomes, títulos ou termos de referência.
IV.A classificação de documentos deve ser definida preferencialmente com base na ordem de recebimento, garantindo maior controle administrativo.

Está correto o que se afirma em:

A

Apenas as afirmativas I, II e III estão corretas.

B

As afirmativas I, II, III e IV estão corretas.

C

Apenas as afirmativas II e IV estão corretas.

D

Apenas as afirmativas I e IV estão corretas.

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