Ao longo do ciclo de vida dos documentos a boa gestão e funções arquivísticas são essenciais. Assinale a alternativa correspondente a função arquivística que trata da determinação dos prazos de guarda e destinação, eliminação ou guarda permanente.

O Gerenciamento de Documentos Arquivísticos Digitais é um processo que envolve a gestão de todo o ciclo de vida dos documentos digitais, desde a criação, armazenamento e classificação, até a sua preservação a longo prazo e descarte, quando aplicável. Em relação ao gerenciamento de documentos arquivísticos digitais, é correto afirmar que:

As técnicas de preservação e conservação de documentos analógicos são importantes para a ampliação do seu ciclo de vida. A medida preventiva de manter temperatura entre 18-22°C e umidade entre 45-55% corresponde a uma das medidas de preservação. Assinale a alternativa correta.

Analise as afirmações abaixo sobre os principais elementos das políticas arquivísticas:

I.A Constituição Federal define arquivos como patrimônio cultural.
II.A Lei nº 8.159/1991 é a Lei que trata da Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados.
III.A Lei de Acesso à Informação, Lei nº 12.527/2011 é a Lei que regula o acesso a documentos públicos.

Após análise, assinale a alternativa correta.

As funções arquivísticas referem-se às atividades ou operações realizadas no âmbito da gestão de arquivos, com o objetivo de garantir o adequado tratamento, organização, preservação e acesso aos documentos. Assinale a alternativa correspondente a função arquivística que cria um sistema de ordenamento e descrição de documentos para garantir a padronização e a compreensão do conteúdo.

As teorias arquivísticas são fundamentos seguidos que visam o melhor ordenamento dos documentos de acordo com os princípios e técnicas a serem utilizadas. Assinale a alternativa correspondente a teoria arquivística cujo princípio é estabelece que os documentos devem ser preservados de acordo com a entidade que os produziu ou recebeu, e não com base no conteúdo ou formato. Ou seja, deve-se preservar a origem e o contexto em que o documento foi criado.

A Tipologia Documental estuda os documentos dentro do seu contexto de produção e uso, considerando determinados fatores. Assinale a alternativa correspondente ao fator da tipologia documental que trata da relação entre o documento e a função administrativa que ele desempenha.

A difusão arquivística e o acesso aos documentos são fundamentais para garantir a transparência, a democratização da informação e a valorização do patrimônio documental. Assinale a alternativa correta relacionada a difusão arquivística e acesso.

O arquivo trata-se do conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa ou instituição no exercício de suas atividades, e que são preservados devido ao seu valor administrativo, jurídico, fiscal ou histórico. Assinale a alternativa correspondente a função que trata do conjunto de práticas que visam administrar de forma eficaz os documentos, desde a sua produção até sua eliminação ou preservação permanente.

Em um setor administrativo de uma prefeitura, os funcionários responsáveis pelo atendimento recebem diariamente mensagens de cidadãos por e-mail, telefone  e sistemas internos, que devem ser registradas e encaminhadas aos departamentos competentes. Para garantir a eficiência e a rastreabilidade, a equipe foi orientada a seguir protocolos de gestão de mensagens. A análise técnica concentrou-se na utilização de sistemas eletrônicos de protocolo para o registro e transmissão de mensagens, considerando normas de segurança e organização documental. Acerca do assunto, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

(__) A integração de sistemas eletrônicos de protocolo com assinaturas digitais agiliza o registro de mensagens, mas sua validação jurídica só é garantida quando o sistema opera em ambiente offline.

(__) O uso de metadados no registro de mensagens permite a recuperação rápida de informações, mas é facultativo em sistemas eletrônicos que utilizam numeração sequencial automática.

(__) A criptografia de mensagens transmitidas por sistemas eletrônicos de protocolo é obrigatória apenas para documentos sigilosos, sendo dispensada para comunicações internas rotineiras.

(__) Os sistemas eletrônicos de protocolo devem gerar comprovantes de recebimento e tramitação, contendo data, hora e identificação do responsável, para assegurar a rastreabilidade das mensagens.

Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta dos itens acima, de cima para baixo:

Durante a rotina da prefeitura, o auxiliar de serviços gerais foi incumbido de entregar envelopes com documentos a diferentes setores. Cada entrega precisava ser registrada no protocolo. Um dos setores não confirmou o recebimento. Considerando os procedimentos corretos, assinale a alternativa correta.

A Política de Preservação de Documentos de uma instituição deve abarcar situações de sinistros, trazendo orientações sobre a prevenção e as medidas a serem adotadas em caso de acontecimento desses eventos. Considerando os casos de sinistros, analise os itens a seguir:

I- O roubo de documentos.

II- O incêndio.

III- O ataque de agentes biológicos.

IV- A inundação do prédio e da área de custódia.

É CORRETO o que se afirma apenas em:

Quando um Arquivo recebe, após um recolhimento, um conjunto documental avaliado como infectado por agentes biológicos, o recomendável é que ele:

Uma instituição visa adotar o software AtoM como ferramenta para a promoção do acesso digital ao seu conjunto documental em fase permanente. Nesse cenário, são ações importantes de serem realizadas previamente pelos profissionais responsáveis por esse projeto:

I- Adquirir a licença do software, que é proprietário.

II- Realizar a descrição do conjunto documental com base em normas de descrição, como a ISAD(G).

III- Digitalizar todo o conjunto documental, pois é obrigatória a disponibilização do representante digital no momento da alimentação do software.

IV- Ter a documentação organizada, com um quadro de arranjo já estabelecido em seus diferentes níveis.

É CORRETO o que se afirma apenas em:

A falta de instrumentos de pesquisa, nos arquivos permanentes, provoca: 

Os documentos de arquivo, após o recolhimento, tornam-se: 

Uma das grandes preocupações dos arquivistas sempre foi a formação das massas documentais acumuladas. No entanto, essa realidade também está sendo observada nos sistemas de negócio que as instituições vêm adotando para a produção, a tramitação e o armazenamento de seus documentos. Para evitar esse cenário, é preciso que as instituições:

I- possuam um Programa de Gestão de Documentos instituído.

II- possuam, obrigatoriamente, um Repositório Arquivístico Digital Confiável.

III- possuam um arquivista à frente da administração técnica do sistema de negócio.

IV- possuam, obrigatoriamente, um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

É CORRETO o que se afirma apenas em:

No ambiente digital, a organização dos documentos é feita com base: 

De acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, consideram-se arquivos:

São competências da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Universidade Estadual da Paraíba (UEPB), tendo como base a legislação federal, a legislação estadual e as resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ):

I- Realizar e orientar o processo de identificação, análise, avaliação e seleção dos documentos de arquivo produzidos, recebidos e acumulados pela UEPB que sejam destituídos de valor secundário, destinando-os para a eliminação.

II- Elaborar e atualizar o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos, decorrentes do exercício das atividades-fim da UEPB.

III- Submeter as listagens de eliminação de documentos para a aprovação do titular do Arquivo Nacional.

IV- Coordenar o processo de recolhimento de documentos ao Arquivo Público do Estado, quando for o caso.

É CORRETO o que se afirma em: