Alternativa correta: A

1. Tema central da questão:

A questão aborda procedimentos de protocolo e controle no trâmite de documentos dentro de órgãos públicos, com foco na entrega de documentos entre setores. É fundamental para quem trabalha com gestão de documentos entender a importância do registro e rastreabilidade das movimentações documentais.

2. Resumo teórico:

O protocolo de documentos é a etapa que envolve o registro de entrada, saída e trâmite dos documentos, assegurando a sua autenticidade, segurança e rastreabilidade. Segundo o Manual de Protocolo e Arquivo (CONARQ, 2011) e a Lei nº 8.159/91, é indispensável que a entrega seja comprovada por assinatura do destinatário, garantindo que o documento chegou ao setor correto e sob responsabilidade identificada.

3. Justificativa da alternativa correta (A):

Registrar a entrega e solicitar a assinatura de quem recebe assegura o controle e rastreamento do documento. Esse procedimento é uma boa prática arquivística, pois responsabiliza o destinatário e preserva a integridade do fluxo documental. Assim, se houver algum problema ou extravio, é possível identificar onde ocorreu a falha.

4. Análise das alternativas incorretas:

B: Solicitar assinatura apenas do setor remetente não garante o controle até o destino. O controle deve ser feito até o recebimento final pelo destinatário. C: Preencher o protocolo só ao fim do dia compromete a precisão das informações e abre brechas para falhas e esquecimentos. O registro deve ser tempestivo, ou seja, imediatamente realizado.
D: Deixar correspondência em cima da mesa, mesmo registrada, não garante recebimento formal. A assinatura do responsável é essencial para transferência da responsabilidade.

5. Estratégias de interpretação:

Observe palavras-chave como garante controle ou é suficiente. Itens que ignoram a assinatura do destinatário ou sugerem registros fora do momento correto estão incorretos. Sempre desconfie de práticas que facilitem falhas no registro ou transferência de responsabilidade.

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