Uma das grandes preocupações dos arquivistas sempre foi a fo...
Uma das grandes preocupações dos arquivistas sempre foi a formação das massas documentais acumuladas. No entanto, essa realidade também está sendo observada nos sistemas de negócio que as instituições vêm adotando para a produção, a tramitação e o armazenamento de seus documentos. Para evitar esse cenário, é preciso que as instituições:
I- possuam um Programa de Gestão de Documentos instituído.
II- possuam, obrigatoriamente, um Repositório Arquivístico Digital Confiável.
III- possuam um arquivista à frente da administração técnica do sistema de negócio.
IV- possuam, obrigatoriamente, um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
É CORRETO o que se afirma apenas em:
Gabarito comentado
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Alternativa correta: E - I.
1. Tema central: A questão aborda boas práticas de administração de arquivos para evitar o acúmulo de documentos, especialmente com o uso de sistemas digitais. Esse tema é crucial porque a gestão documental eficaz garante agilidade, economia e preservação da informação nas organizações.
2. Resumo teórico: A gestão de documentos (GD) compreende o planejamento, controle, produção, tramitação, uso, avaliação e destinação dos documentos arquivísticos. Segundo a Lei 8.159/91 e manuais do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), ter um Programa de Gestão de Documentos é a base para controlar a massa documental, seja ela física ou digital.
3. Justificativa da alternativa correta:
A afirmação I está correta porque a instituição precisa, primeiramente, de um Programa de Gestão de Documentos instituído para estruturar regras, responsabilidades e procedimentos eficientes para todo o ciclo de vida dos documentos. Esse é o passo fundamental para evitar o acúmulo desnecessário de papéis e arquivos digitais.
4. Análise das alternativas incorretas:
II – Repositório Arquivístico Digital Confiável: Não é obrigatório para todas as instituições, mas recomendado especialmente para guarda permanente de digitais. Nem sempre a massa documental exige repositório desse tipo.
III – Arquivista à frente da administração técnica: Embora desejável, não é obrigação legal ter o arquivista comandando o sistema de negócio, mas sim garantir a gestão adequada dos documentos.
IV – Sistema de GED obrigatório: O uso do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é uma solução, mas não obrigatoriedade legal. O fundamental é haver métodos e políticas de gestão documental, com ou sem GED.
Portanto, apenas a I é fundamental e obrigatória para a boa administração de arquivos.
5. Estratégias de prova:
Desconfie de termos como "obrigatoriamente" e foque no que é essencial segundo a legislação. Nem sempre o uso de tecnologia de ponta é exigência legal, e sim a implementação de políticas e programas adequados.
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