O arquivo trata-se do conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa ou instituição no exercício de suas atividades, e que são preservados devido ao seu valor administrativo, jurídico, fiscal ou histórico. Assinale a alternativa correspondente a função que trata do conjunto de práticas que visam administrar de forma eficaz os documentos, desde a sua produção até sua eliminação ou preservação permanente.

Em um setor administrativo de uma prefeitura, os funcionários responsáveis pelo atendimento recebem diariamente mensagens de cidadãos por e-mail, telefone  e sistemas internos, que devem ser registradas e encaminhadas aos departamentos competentes. Para garantir a eficiência e a rastreabilidade, a equipe foi orientada a seguir protocolos de gestão de mensagens. A análise técnica concentrou-se na utilização de sistemas eletrônicos de protocolo para o registro e transmissão de mensagens, considerando normas de segurança e organização documental. Acerca do assunto, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

(__) A integração de sistemas eletrônicos de protocolo com assinaturas digitais agiliza o registro de mensagens, mas sua validação jurídica só é garantida quando o sistema opera em ambiente offline.

(__) O uso de metadados no registro de mensagens permite a recuperação rápida de informações, mas é facultativo em sistemas eletrônicos que utilizam numeração sequencial automática.

(__) A criptografia de mensagens transmitidas por sistemas eletrônicos de protocolo é obrigatória apenas para documentos sigilosos, sendo dispensada para comunicações internas rotineiras.

(__) Os sistemas eletrônicos de protocolo devem gerar comprovantes de recebimento e tramitação, contendo data, hora e identificação do responsável, para assegurar a rastreabilidade das mensagens.

Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta dos itens acima, de cima para baixo:

Durante a rotina da prefeitura, o auxiliar de serviços gerais foi incumbido de entregar envelopes com documentos a diferentes setores. Cada entrega precisava ser registrada no protocolo. Um dos setores não confirmou o recebimento. Considerando os procedimentos corretos, assinale a alternativa correta.

Uma das grandes preocupações dos arquivistas sempre foi a formação das massas documentais acumuladas. No entanto, essa realidade também está sendo observada nos sistemas de negócio que as instituições vêm adotando para a produção, a tramitação e o armazenamento de seus documentos. Para evitar esse cenário, é preciso que as instituições:

I- possuam um Programa de Gestão de Documentos instituído.

II- possuam, obrigatoriamente, um Repositório Arquivístico Digital Confiável.

III- possuam um arquivista à frente da administração técnica do sistema de negócio.

IV- possuam, obrigatoriamente, um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

É CORRETO o que se afirma apenas em:

No ambiente digital, a organização dos documentos é feita com base: 

São competências da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Universidade Estadual da Paraíba (UEPB), tendo como base a legislação federal, a legislação estadual e as resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ):

I- Realizar e orientar o processo de identificação, análise, avaliação e seleção dos documentos de arquivo produzidos, recebidos e acumulados pela UEPB que sejam destituídos de valor secundário, destinando-os para a eliminação.

II- Elaborar e atualizar o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos, decorrentes do exercício das atividades-fim da UEPB.

III- Submeter as listagens de eliminação de documentos para a aprovação do titular do Arquivo Nacional.

IV- Coordenar o processo de recolhimento de documentos ao Arquivo Público do Estado, quando for o caso.

É CORRETO o que se afirma em: 

A organização de arquivos, como em qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Observe as etapas expostas:

⋅ analisar o gênero dos documentos.

⋅ analisar as espécies de documentos mais frequentes.

⋅ analisar os modelos e formulários em uso.

⋅ analisar o volume e estado de conservação do acervo.

Fonte: Secretaria Escolar: Organização e funcionamento. Disponível em: https://inspecaoescolarrj.wordpress.com/wp-content/uploads/2011/05/i_ jornda_administrativa_mc3b3dulo-iii_2009.pdf

Essas atividades são requeridas em qual fase do arquivamento de documentos? Assinale a alternativa CORRETA.

A arquivologia é a disciplina que estuda os princípios e práticas relacionadas à organização, gestão e preservação de documentos. A gestão documental é essencial para garantir a eficiência administrativa, a preservação da memória institucional e o acesso à informação. Com base nesses conceitos, todas as alternativas estão corretas sobre a arquivologia e a gestão documental, EXCETO:

Sobre as práticas adequadas de encaminhamento e distribuição de correspondências e documentos, analise as afirmativas abaixo e indique V (Verdadeiro) ou F (Falso):

(__) O registro de entrada e saída das correspondências é essencial para garantir rastreabilidade e segurança no processo.

(__) A triagem das correspondências pode ser dispensada em casos de grande volume de documentos, desde que todos sejam distribuídos aos setores solicitados.

(__) O encaminhamento das correspondências deve ser feito de forma criteriosa, assegurando que os documentos cheguem aos destinatários corretos no menor tempo possível.

(__) Protocolos de entrega são recomendáveis para assegurar o controle e a comprovação do recebimento de documentos.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta: 

Em um órgão público, a organização e controle dos serviços de recepção são fundamentais para garantir a eficiência no trâmite documental. Com base nessas práticas, analise as afirmativas abaixo e identifique a conduta CORRETA em relação à recepção e encaminhamento de documentação:

Na Arquivologia, a correta gestão da documentação envolve a aplicação de princípios e diretrizes que garantem a organização, preservação e acesso à informação. Sobre esse tema, assinale a alternativa incorreta.

Em um arquivo, a escolha do sistema e do método de arquivamento é fundamental para garantir a organização e a facilidade de acesso aos documentos. Diferentes métodos de arquivamento podem ser utilizados conforme o tipo de documento e a necessidade da instituição. Analise as alternativas abaixo sobre os sistemas e métodos de arquivamento, e assinale a opção que está incorreta. 

No contexto da Arquivologia, a documentação é fundamental para a gestão eficiente da informação. Assinale a alternativa correta sobre as boas práticas de documentação arquivística.

A organização dos arquivos no processo de edição de vídeo é essencial para garantir um fluxo de trabalho eficiente e evitar perdas de material. Acerca do assunto, marque V, para as afirmativas verdadeiras, e F, para as falsas:

(__)O editor pode trabalhar diretamente com os arquivos do cartão de memória sem precisar organizá-los, pois os softwares modernos gerenciam automaticamente a estrutura de pastas e metadados.
(__)Os arquivos de cache gerados pelo software de edição são equivalentes aos arquivos brutos, podendo substituí-los sem comprometer a qualidade final do vídeo.
(__)A organização prévia das mídias em pastas específicas, como "Footage" e "Áudio bruto", facilita a localização e o gerenciamento dos arquivos no software de edição.
(__)O uso de nomenclaturas padronizadas para os arquivos, como "Cena01_Take03.mp4", contribui para um fluxo de trabalho mais organizado e minimiza erros na edição.

Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta dos itens acima, de cima para baixo: 

A manutenção do arquivo de correspondência digital é essencial para garantir a preservação, integridade e acessibilidade das informações armazenadas. Sobre as melhores práticas para a manutenção de arquivos digitais, avalie as afirmações abaixo:

I.A organização e categorização dos arquivos digitais são desnecessárias, pois ferramentas de busca sempre localizam qualquer documento rapidamente.
II.A realização de backups periódicos, a definição de uma estrutura padronizada de armazenamento e a adoção de medidas de segurança, como criptografia e controle de acesso, são fundamentais para a preservação dos arquivos digitais.
III.A manutenção de arquivos digitais é menos importante que a de arquivos impressos, pois documentos digitais não estão sujeitos a degradação com o tempo.

Diante das afirmações apresentadas, marque a alternativa correta: 

A Teoria das três Idades: É a teoria que estabelece as fases da documentação arquivada e de como esta deve ser tratada. Quais são os nomes dessas fases?

Arquivologia: Quais são as fases fundamentais ou básicas da Gestão de Documentos?

Em uma repartição pública, o gestor percebeu dificuldades na localização de documentos importantes para a tomada de decisões administrativas. Para solucionar esse problema, ele decidiu implementar um sistema de controle de documentação, seguindo boas práticas de gestão. Qual das alternativas abaixo descreve corretamente uma dessas boas práticas?