Questões de Arquivologia - Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário para Concurso - Página 57

Q3770326

Ano: 2025 Banca: AMAUC Órgão: Prefeitura de Alto Bela Vista - SC Prova: AMAUC - 2025 - Prefeitura de Alto Bela Vista - SC - Almoxarife |

Q3770326 Arquivologia

Em um centro administrativo municipal, a almoxarife passou a integrar um novo fluxo de apoio às rotinas internas. Entre suas atribuições estão: organizar correspondências, controlar a agenda de salas de reunião, registrar a entrada de documentos, orientar visitantes, conferir materiais recebidos e encaminhar demandas para os setores competentes. Durante uma auditoria interna, observou-se que o setor apresentava atrasos nas respostas às solicitações externas, falhas no registro de protocolos e inconsistências no uso da agenda, especialmente quando havia troca de turnos.

Considerando as boas práticas das rotinas administrativas, analise as afirmativas a seguir:

I.O registro de todas as demandas recebidas, sejam presenciais, eletrônicas ou telefônicas, é fundamental para garantir rastreabilidade e evitar perda de informações, constituindo etapa central dos procedimentos administrativos.
II.A padronização dos procedimentos operacionais, como conferência de documentos, uso de formulários e registros de entrada e saída, reduz falhas humanas e assegura continuidade do serviço, especialmente quando há alternância de funcionários.
III.O controle de agendas e salas de reunião é uma atividade secundária e, por isso, não afeta diretamente a eficiência administrativa, podendo ser executada de modo informal sem prejuízos ao planejamento dos setores.

Assinale a alternativa correta:

A

Apenas as afirmativas II e III estão corretas.

B

Apenas as afirmativas I e III estão corretas.

C

Apenas a afirmativa III está correta.

D

As afirmativas I, II e III estão incorretas.

E

Apenas as afirmativas I e II estão corretas.

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Q3770096

Ano: 2025 Banca: AMAUC Órgão: Prefeitura de Alto Bela Vista - SC Prova: AMAUC - 2025 - Prefeitura de Alto Bela Vista - SC - Agente Administrativo |

Q3770096 Arquivologia

"A promoção da gestão de documentos desde o momento da produção é fundamental para o órgão/entidade, o Estado e a sociedade. Isso possibilita a otimização de recursos financeiros, materiais e humanos, o fácil acesso à informação, a produção e a manutenção de documentos confiáveis e autênticos, sua preservação pelo tempo necessário e a eliminação criteriosa daqueles destituídos de valor."
(BRASIL. Arquivo Nacional. Guia de gestão de documentos para os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal. Brasília: Arquivo Nacional, 2020, p. 10.)

Com base no trecho acima, assinale a alternativa que expressa a importância da gestão e do arquivamento de documentos na administração pública.

A

O arquivamento de documentos é uma atividade secundária, sem influência na eficiência administrativa, servindo apenas para cumprir formalidades legais.

B

O uso de tecnologias para controle de arquivos é irrelevante, o gestor sendo bom de memória pode realizar o controle de documentos de forma eficaz.

C

A gestão de documentos serve apenas para reduzir o espaço físico ocupado por papéis.

D

A gestão de documentos é essencial para garantir eficiência administrativa, acesso à informação e preservação de documentos autênticos.

E

O arquivamento de documentos tem como principal objetivo dificultar o acesso de pessoas não autorizadas.

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Q3770095

Ano: 2025 Banca: AMAUC Órgão: Prefeitura de Alto Bela Vista - SC Prova: AMAUC - 2025 - Prefeitura de Alto Bela Vista - SC - Agente Administrativo |

Q3770095 Arquivologia

Compreender o funcionamento do serviço de protocolo e arquivo na administração pública e privada, é essencial para que no dia a dia o fluxo de documentos ocorra de maneira correta e segura dentro da organização. Desta maneira, assinale a alternativa que representa a principal função do setor de protocolo.

A

Gerenciar o fluxo de todos documentos recebido via correios para que seja garantido que a correspondência irá chegar para o destinatário correto.

B

Gerenciar e controlar o fluxo de todos os documentos e correspondências recebidos, produzidos e expedidos, garantindo sua organização, segurança, tramitação eficiente e rastreabilidade.

C

Gerenciar e controlar o fluxo de todos os documentos e correspondências recebidos, produzidos e expedidos, garantindo sua organização, segurança, tramitação eficiente e arquivamento em local adequado.

D

Recebimento, conferência, armazenamento e distribuição de materiais, garantindo que seja expedido sempre o material que entrou primeiro para que seja feito o controle de validade quando solicitado.

E

Produzir e redigir correspondências oficiais internas e externas.

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Q3768585

Ano: 2025 Banca: Ápice Consultoria Órgão: Prefeitura de Brejo dos Santos - PB Prova: Ápice Consultoria - 2025 - Prefeitura de Brejo dos Santos - PB - Recepcionista |

Q3768585 Arquivologia

A recepcionista de um órgão público é responsável por auxiliar na organização e manutenção de documentos, tanto físicos quanto digitais. Nesse contexto, a gestão adequada de arquivos é essencial para garantir a eficiência administrativa, a preservação de informações e o fácil acesso aos registros quando necessário. Com base nesses princípios, assinale a alternativa correta:

A

Os arquivos permanentes devem ser eliminados após cinco anos de guarda, para evitar acúmulo de documentos e liberar espaço físico.

B

Os arquivos correntes são aqueles que ainda possuem uso frequente e devem permanecer próximos aos setores que os utilizam.

C

A organização de arquivos físicos deve seguir padrões, pois o mais importante é arquivar rapidamente os documentos.

D

Os arquivos digitais dispensam backup, pois os sistemas eletrônicos garantem segurança total dos dados.

E

O arquivamento de documentos públicos deve priorizar o acesso restrito, mesmo quando a informação é de caráter público.

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Q3768571

Ano: 2025 Banca: IDESG Órgão: Prefeitura de Alto Rio Novo - ES Prova: IDESG - 2025 - Prefeitura de Alto Rio Novo - ES - Assistente Administrativo |

Q3768571 Arquivologia

O protocolo como função administrativa organiza o fluxo documental do processo administrativo, do recebimento à expedição. Marque a alternativa que descreve uma sequência adequada de operações com controle do prazo.

A

Receber e conferir, registrar no sistema, classificar e autuar quando cabível, distribuir à unidade, controlar prazos e tramitações, juntar peças e expedir, com registro oficial.

B

Numerar previamente ao recebimento, arquivar de imediato, encaminhar por e-mail, aguardar manifestação e expedir com assinatura manuscrita da chefia.

C

Receber, enviar ao arquivo permanente, desentranhar por amostragem, numerar anexos e distribuir quando houver decisão final do setor responsável.

D

Registrar após a expedição, autuar ao término, controlar prazos por planilha pessoal e arquivar diretamente no setor demandante, omitindo consolidação central.

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Q3768502

Ano: 2025 Banca: Ápice Consultoria Órgão: Prefeitura de Brejo dos Santos - PB Prova: Ápice Consultoria - 2025 - Prefeitura de Brejo dos Santos - PB - Digitador |

Q3768502 Arquivologia

A padronização de documentos facilita a compreensão e a comunicação entre diferentes setores de uma organização. Com base nesse tema, analise as afirmativas a seguir:

I. O uso de padrões consistentes de nomeação de arquivos melhora a rastreabilidade e reduz o risco de duplicações.
II. A padronização contribui para manter a integridade, autenticidade e legibilidade dos documentos ao longo do tempo.
III. É recomendável utilizar nomes de arquivos genéricos, como “documento1”, para ganhar tempo durante o salvamento e ocupar menos memória.
IV. A utilização de diferentes padrões de codificação dentro da mesma empresa melhora a criatividade e evita a monotonia.

Estão corretas as afirmativas:

A

II, III e IV.

B

I, II e III.

C

II e III.

D

I e II.

E

III e IV.

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Q3767708

Ano: 2025 Banca: IESES Órgão: MSGás Prova: IESES - 2025 - MSGás - Técnico de Processos Organizacionais - Organizacional |

Q3767708 Arquivologia

Na MSGÁS, o gerenciamento eficiente do fluxo documental é essencial para o cumprimento das atribuições do Técnico de Processos Organizacionais, que inclui o controle da documentação para arquivo geral. O ciclo de vida dos documentos compreende fases distintas, nas quais a guarda e o acesso são diferenciados. Qual fase se caracteriza por armazenar documentos que já não são de uso corrente, mas que ainda possuem um período de guarda obrigatória ou valor probatório, exigindo um acesso menos frequente, mas ainda possível, antes de uma decisão final sobre sua destinação?

A

Fase permanente, na qual são preservados os documentos de valor histórico e cultural inestimável para a posteridade, independentemente de sua frequência de uso, constituindo o acervo definitivo da Companhia e sendo acessíveis somente para pesquisa histórica.

B

Fase de avaliação, que precede a eliminação definitiva, onde uma comissão decide sobre a pertinência da guarda ou descarte dos documentos, baseando-se em tabelas de temporalidade, sem que, no entanto, seja uma fase de guarda em si, mas sim um processo decisório.

C

Fase corrente, onde os documentos são ativamente consultados e tramitados no dia a dia da administração, possuindo alta frequência de uso e sendo essenciais para a execução das operações rotineiras, demandando acesso imediato e físico no setor produtor.

D

Fase intermediária, destinada à guarda temporária de documentos de uso esporádico ou valor secundário, que ainda não podem ser eliminados, mas já não necessitam de fácil acesso como os documentos correntes, representando uma transição para a destinação final.

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Q3767157

Ano: 2025 Banca: Instituto Access Órgão: Prefeitura de Navegantes - SC Prova: Instituto Access - 2025 - Prefeitura de Navegantes - SC - Secretário Escolar |

Q3767157 Arquivologia

Durante uma auditoria interna, foi verificado que a secretaria de uma escola estadual armazenava todos os documentos, antigos e recentes, em um mesmo espaço, sem distinção de uso ou valor administrativo. Havia históricos escolares, atas de reuniões, relatórios de frequência e memorandos misturados em caixas sem identificação. A desorganização vinha dificultando o acesso às informações e comprometendo o controle do arquivo.
Pautado nos princípios arquivísticos e as fases do ciclo de vida dos documentos, assinale a alternativa que indica o procedimento correto a ser adotado pelo secretário escolar:

A

Separar os documentos de acordo com sua frequência de uso e valor, mantendo os de uso diário no arquivo corrente, os de uso eventual no intermediário e os de valor histórico no arquivo permanente.

B

Encaminhar todos os documentos com mais de um ano de produção para o arquivo permanente, sem necessidade de avaliação prévia sobre sua relevância.

C

Eliminar periodicamente os documentos antigos, independentemente de seu valor histórico ou legal, priorizando apenas os registros do ano letivo em curso.

D

Manter todos os documentos arquivados no mesmo local, uma vez que todos possuem importância administrativa e devem ser guardados indefinidamente.

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Q3766383

Ano: 2025 Banca: FEPESE Órgão: Prefeitura de Cunha Porã - SC Prova: FEPESE - 2025 - Prefeitura de Cunha Porã - SC - Auxiliar Administrativo - Edital nº 1 |

Q3766383 Arquivologia

A organização e o arquivamento seguem critérios:

A

apenas cronológicos, baseados exclusivamente na data de produção ou recebimento dos documentos.

B

somente alfabéticos, baseados apenas nos nomes dos remetentes ou no destinatários dos documentos.

C

exclusivamente numéricos, baseados somente na sequência de protocolo ou código atribuído.

D

técnicos baseados em frequência de uso, valor administrativo, legal e histórico dos documentos.

E

apenas temáticos gerais, baseados somente no assunto principal dos documentos recebidos.

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Q3766382

Ano: 2025 Banca: FEPESE Órgão: Prefeitura de Cunha Porã - SC Prova: FEPESE - 2025 - Prefeitura de Cunha Porã - SC - Auxiliar Administrativo - Edital nº 1 |

Q3766382 Arquivologia

O registro de correspondências consiste na:

A

atribuição de número sequencial e anotação de dados essenciais do documento para controle e rastreabilidade posterior.

B

guarda definitiva do documento em arquivo permanente, dispensando numeração e controle de localização específica.

C

digitalização obrigatória do documento, eliminando necessidade de numeração e controle físico dos originais.

D

microfilmagem imediata do documento, dispensando anotação de dados e controle de movimentação posterior.

E

eliminação programada do documento, incluindo apenas anotação de descarte e data de destruição.

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Q3766381

Ano: 2025 Banca: FEPESE Órgão: Prefeitura de Cunha Porã - SC Prova: FEPESE - 2025 - Prefeitura de Cunha Porã - SC - Auxiliar Administrativo - Edital nº 1 |

Q3766381 Arquivologia

A classificação de correspondências consiste na:

A

separação física dos documentos por tamanho e formato, organizando-os exclusivamente por critérios dimensionais específicos.

B

numeração sequencial dos documentos por ordem cronológica, organizando-os apenas por data de recebimento ou produção.

C

digitalização prioritária dos documentos mais antigos, organizando-os exclusivamente por critérios tecnológicos de preservação.

D

eliminação imediata dos documentos sem valor, organizando-os apenas por critérios de descarte e eliminação.

E

análise do conteúdo dos documentos e sua organização segundo critérios predefinidos como assunto, prioridade e destinação.

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Q3766379

Ano: 2025 Banca: FEPESE Órgão: Prefeitura de Cunha Porã - SC Prova: FEPESE - 2025 - Prefeitura de Cunha Porã - SC - Auxiliar Administrativo - Edital nº 1 |

Q3766379 Arquivologia

O controle e a tramitação de documentos envolvem:

A

apenas a guarda definitiva de documentos, dispensando registro de movimentações e acompanhamento de prazos específicos.

B

somente a digitalização de documentos físicos, eliminando fluxo manual e localização física dos arquivos organizacionais.

C

exclusivamente a eliminação de documentos desnecessários, dispensando acompanhamento de fluxo e registro de movimentações.

D

apenas a microfilmagem obrigatória, eliminando controle de prazos e localização física dos documentos administrativos.

E

o acompanhamento do fluxo documental, registro de movimentações, prazos de andamento e localização dos documentos na organização.

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Q3766368

Ano: 2025 Banca: FEPESE Órgão: Prefeitura de Cunha Porã - SC Prova: FEPESE - 2025 - Prefeitura de Cunha Porã - SC - Agente Administrativo - Edital nº 1 |

Q3766368 Arquivologia

O arquivamento de documentos deve seguir:

A

apenas critérios cronológicos, organizando os documentos exclusivamente por data de produção ou recebimento.

B

somente critérios alfabéticos, priorizando a organização por nomes de pessoas ou instituições envolvidas.

C

exclusivamente critérios numéricos, baseando-se apenas na sequência de protocolos ou códigos atribuídos.

D

apenas critérios temáticos gerais, dispensando análise do valor administrativo, legal ou fiscal dos documentos

E

critérios técnicos baseados na frequência de uso, valor administrativo, legal, fiscal e histórico dos documentos.

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Q3766367

Ano: 2025 Banca: FEPESE Órgão: Prefeitura de Cunha Porã - SC Prova: FEPESE - 2025 - Prefeitura de Cunha Porã - SC - Agente Administrativo - Edital nº 1 |

Q3766367 Arquivologia

Considerando a classificação de documentos de arquivo, ela consiste na:

A

separação física dos documentos por tamanho, seguida de sua numeração sequencial conforme ordem de chegada.

B

análise e identificação do conteúdo dos documentos, seguida de sua organização de acordo com o plano de classificação institucional.

C

digitalização prioritária dos documentos, seguida de sua organização exclusivamente por data de produção.

D

microfilmagem obrigatória dos documentos, seguida de sua organização apenas por origem setorial específica.

E

eliminação imediata dos documentos desnecessários, seguida de arquivamento sem critérios técnicos específicos.

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Q3766366

Ano: 2025 Banca: FEPESE Órgão: Prefeitura de Cunha Porã - SC Prova: FEPESE - 2025 - Prefeitura de Cunha Porã - SC - Agente Administrativo - Edital nº 1 |

Q3766366 Arquivologia

A gestão documental compreende:

A

apenas o armazenamento físico de documentos, dispensando procedimentos de avaliação e classificação técnica.

B

exclusivamente a digitalização de documentos, eliminando as etapas de tramitação e arquivamento físico.

C

somente a organização alfabética de documentos, dispensando procedimentos técnicos de avaliação temporal.

D

o conjunto de procedimentos e operações técnicas de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos.

E

apenas o controle de entrada de documentos, eliminando as fases de uso e avaliação posteriores.

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Q3766296

Ano: 2025 Banca: IESES Órgão: MSGás Prova: IESES - 2025 - MSGás - Técnico de Processos Organizacionais - Contabillidade |

Q3766296 Arquivologia

No setor de protocolo de uma organização, é fundamental garantir o correto tratamento dos documentos que circulam interna e externamente. Nesse contexto, o processo de protocolo é composto por etapas essenciais. Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta e completa das etapas do protocolo de documentos:

A

Recepção, Classificação, Registro e Distribuição.

B

Elaboração, Recepção, Despacho e Arquivamento.

C

Classificação, Eliminação, Encaminhamento e Protocolo.

D

Registro, Aprovação, Encaminhamento e Arquivamento.

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Q3765852

Ano: 2025 Banca: IBADE Órgão: Prefeitura de Castelo - ES Prova: IBADE - 2025 - Prefeitura de Castelo - ES - Arquivista |

Q3765852 Arquivologia

Caso prático: um pesquisador solicita acesso a dossiê de 1998 com informações de terceiros, parcialmente digitalizado e com lacunas de tramitação. A unidade tem prazos em TTD, sistema de protocolo eletrônico e política de acesso vigente.

Assinale a alternativa que organiza resposta compatível com gestão, preservação e acesso.

A

Consolidar o dossiê com peças disponíveis, aplicar avaliação de acesso por LAI, indicar tarjas em campos sensíveis, completar metadados e registrar decisão motivada.

B

Migrar todos os arquivos para formato de imagem, entregar mídia física ao pesquisador e encerrar o pedido em relatório descritivo.

C

Solicitar termo de responsabilidade sem análise de conteúdo, liberar visualização em terminal local e registrar ciência do usuário.

D

Priorizar entrega de sumário executivo, adiar análise de acesso para revisão colegiada e reclassificar o dossiê como permanente por interesse público.

E

Indexar o dossiê por palavras-chave livres, liberar cópia integral do digital e arquivar o físico em reserva técnica.

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Q3765851

Ano: 2025 Banca: IBADE Órgão: Prefeitura de Castelo - ES Prova: IBADE - 2025 - Prefeitura de Castelo - ES - Arquivista |

Q3765851 Arquivologia

Soluções de Gestão Eletrônica de Documentos (GED/ECM) devem cobrir captura, classificação, versionamento e auditoria.

Assinale a alternativa que melhor traduz requisitos de implantação com governança e conformidade.

A

Habilitar repositório por pastas abertas, permitir versionamento livre, centralizar logs por e-mail e decidir retenção por ordem de chegada.

B

Importar códigos de classificação de outra organização, habilitar visualização sem registro de evento e fixar versionamento por sobreposição.

C

Mapear processos, definir taxonomia e metadados mínimos, configurar trilha de auditoria, parametrizar retenção conforme TTD e integrar com repositório arquivístico.

D

Implantar módulo de captura isolado, classificar por palavras-chave, manter perfis genéricos e delegar auditoria a usuários avançados.

E

Adotar arquitetura única para todas as áreas, desabilitar validação de metadados e restringir relatórios a métricas agregadas.

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Q3765845

Ano: 2025 Banca: IBADE Órgão: Prefeitura de Castelo - ES Prova: IBADE - 2025 - Prefeitura de Castelo - ES - Arquivista |

Q3765845 Arquivologia

No processo administrativo eletrônico de um órgão municipal, protocolo e tramitação precisam garantir rastreabilidade, prazos e integridade em pico sazonal de processos.

Marque a alternativa que organiza o fluxo com métricas verificáveis.

A

Criar caixas de e-mail departamentais, registrar despacho em planilha, arquivar anexos em diretório comum e auditar por amostragem anual.

B

Digitalizar despachos recebidos, encaminhar por mensagens instantâneas, classificar por assunto amplo e coletar indicadores semestrais.

C

Atribuir número sequencial manual, anotar movimentações em livro, anexar cópias em cada unidade e emitir relatório ao final do ciclo.

D

Distribuir tarefas por ordem de chegada, consolidar arquivos em pastas partilhadas e registrar pareceres em memorandos avulsos.

E

Estruturar cadastro único de processos, metadados de trâmite, carimbo de tempo, fila por prioridade e painéis de prazo por unidade.

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Q3765844

Ano: 2025 Banca: IBADE Órgão: Prefeitura de Castelo - ES Prova: IBADE - 2025 - Prefeitura de Castelo - ES - Arquivista |

Q3765844 Arquivologia

A Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD) depende de requisitos legais, valores documentais e risco institucional. Marque a alternativa que descreve um processo consistente de elaboração, aprovação e aplicação com rastreabilidade.

A

Redigir prazos por analogia entre órgãos, publicar versão preliminar, adotar em caráter provisório e revisar quando houver demanda pontual.

B

Importar modelos genéricos do setor, consolidar prazos médios de guarda e aplicar de maneira uniforme a todos os tipos documentais.

C

Centralizar decisões na área jurídica, compatibilizar cronogramas operacionais e consolidar destinações por temas de interesse institucional.

D

Levantar funções e atividades, mapear séries com requisitos, definir prazos e destinações, submeter a instâncias competentes e acompanhar execução.

E

Definir prazos a partir de rotinas de consulta, registrar decisões colegiadas e delegar a custódia a unidades administrativas descentralizadas.

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Questões de Concurso Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

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