Questões de Concurso
Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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Sobre ciclo vital dos documentos e avaliação arquivística, analise as afirmativas.
I. A fase corrente abrange uso administrativo intensivo e tramitação ativa com prazos regulados por rotinas institucionais.
II. A fase intermediária admite guarda com consultas esporádicas, condicionada a prazos de temporalidade e à destinação prevista.
III. A fase permanente consolida guarda definitiva, com descrição e instrumentos de pesquisa orientando acesso e difusão.
IV. A avaliação pode atribuir valores primários e secundários, articulando requisitos legais e interesse histórico-informacional.
V. A seleção exclui documentos de gestão por tempo superior ao ciclo administrativo, independentemente da Tabela de Temporalidade e Destinação.
Estão corretas as afirmativas:
Assinale a alternativa que indica corretamente o nome desse setor:
O protocolo e o arquivo escolar envolvem etapas fundamentais para a gestão documental. Entre elas, destacam-se a recepção, ....................., a classificação, a distribuição e a guarda de documentos, além da organização de arquivos ..................... e permanentes e do controle de ..................... de tramitação documental.
Assinale a alternativa que completa corretamente as lacunas do texto.
Com base nas noções de arquivamento e procedimentos administrativos, assinale a alternativa correta:
Conforme Marilena Paes (2017), a organização pode ser alfabética ou cronológica, dependendo da finalidade do arquivo.
I. A ordem cronológica organiza por data.
II. A ordem alfabética organiza por tipo documental.
III. O método adotado deve atender à rotina administrativa.
IV. A desorganização dificulta a recuperação da informação.
Assinale a sequência correta de afirmações verdadeiras (V) e falsas (F):
Acerca da gestão de documentos e arquivos, julgue o item a seguir.
Uma tabela de temporalidade organizacional pode especificar, por exemplo, que um contrato administrativo deve ser mantido no arquivo corrente por cinco anos, no intermediário por dez anos, e depois ser eliminado, enquanto um decreto é de guarda permanente.
Acerca da gestão de documentos e arquivos, julgue o item a seguir.
Para a análise e a identificação do conteúdo do documento para atribuí‑lo a uma categoria de assunto específica, a organização deve‑se valer de seu plano de endereçamento de documentos.
Acerca da gestão de documentos e arquivos, julgue o item a seguir.
O registro é a etapa inicial do protocolo, em que os documentos, provenientes de fontes internas ou externas, são recebidos, incluindo a verificação da integridade e se estão completos.
Acerca da gestão de documentos e arquivos, julgue o item a seguir.
O Sistema Eletrônico de Informações, proeminente exemplo brasileiro, utilizado por diversas organizações públicas para a gestão de documentos e processos de forma eletrônica, abrange as etapas do protocolo de maneira digital.
O método de arquivamento do tipo ideográfico visa organizar os documentos por assunto, tais como “legislação”, “recursos humanos” ou “planejamento estratégico”.
As fotografias, os mapas e as plantas de obras públicas, todos de valor histórico, probatório e informativo, são exemplos típicos de arquivos de segunda idade.
Os registros organizados servem como prova das ações e decisões dos gestores públicos, garantindo a responsabilização e, inclusive, a eficiência administrativa.
Na expedição de documentos pelo setor de protocolo, é fundamental a obtenção de uma confirmação do recebimento, seja um protocolo físico assinado, seja um aviso de recebimento eletrônico.
Caso tenha havido violação dos documentos recebidos via correios, o setor de protocolo deve registrar o fato junto à empresa entregadora e, necessariamente, comunicar à área destinatária.
Uma organização realiza reuniões de regularidade semanal cujos assuntos estão ligados a metas de curto e longo prazo. Todas as reuniões produzem atas disponíveis para consulta dos membros da organização. Trata-se de uma prática fundamental para o seu fluxo de trabalho e para o acompanhamento das tarefas a serem concluídas.
Assinale o melhor critério de ordenação do arquivo das atas de reunião, dado o uso que é feito pela organização.
É o processo técnico de organização dos documentos arquivísticos, no qual estes são reunidos conforme a estrutura e as competências da entidade que os produziu, levando em conta suas funções, subfunções e atividades desenvolvidas. Essa operação permite identificar a origem e a função dos documentos, padronizando sua nomenclatura e facilitando o acesso às informações.
Assinale a opção que menciona o conceito descrito no trecho.
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