Questões de Secretariado - Organização e Metodos para Concurso - Página 5

Q3792756

Ano: 2025 Banca: IGEDUC Órgão: Prefeitura de Craíbas - AL Prova: IGEDUC - 2025 - Prefeitura de Craíbas - AL - Recepcionista - Secretaria Municipal de Educação |

Q3792756 Secretariado

Ao receber documento oficial, o procedimento correto consiste em:

A

Guardar em gaveta até que o solicitante busque esclarecimentos.

B

Encaminhar verbalmente, sem registro documental.

C

Registrar entrada com data e identificação e encaminhar imediatamente ao setor responsável.

D

Informar que não há procedimento formal e que será entregue quando houver oportunidade.

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Q3791194

Ano: 2025 Banca: IGEDUC Órgão: Prefeitura de São José do Seridó - RN Prova: IGEDUC - 2025 - Prefeitura de São José do Seridó - RN - Agente Administrativo |

Q3791194 Secretariado

O gerenciamento da rotina é uma prática essencial na administração pública, especialmente para cargos operacionais como o de agente administrativo. Essa função exige organização, disciplina e capacidade de lidar com tarefas repetitivas e simultâneas, como atendimento ao público, arquivamento de documentos e controle de prazos. Em um cenário onde essas atividades estão sendo realizadas de forma desordenada, gerando retrabalho e atrasos, o agente precisa adotar medidas que promovam eficiência e previsibilidade.
Com base nas boas práticas de gerenciamento da rotina, assinale a ação CORRETA que representa uma etapa eficaz para melhorar a organização do trabalho.

A

Priorizar tarefas com maior visibilidade externa, mesmo que não sejam urgentes.

B

Estabelecer um plano diário com horários definidos para cada atividade, considerando prioridades e prazos.

C

Delegar todas as tarefas rotineiras para outros setores, focando apenas em demandas emergenciais.

D

Executar as tarefas conforme forem surgindo, sem ordem definida, para manter a flexibilidade.

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Q3790995

Ano: 2025 Banca: IGEDUC Órgão: Câmara de Craíbas - AL Prova: IGEDUC - 2025 - Câmara de Craíbas - AL - Recepcionista |

Q3790995 Secretariado

Em uma sede corporativa com normas de segurança, a recepção opera um livro de visitantes e um sistema digital de controle. Considere as seguintes práticas de controle de acesso e preencha as lacunas utilizando "V", para as verdadeiras, e "F", para as falsas:

(__) Ao chegar, todo visitante deve ser identificado (nome, documento), registrado com horário de entrada e motivo da visita.

(__) É aceitável liberar acesso irrestrito às áreas administrativas quando há urgência declarada pelo visitante.

(__) O registro deve incluir horário de saída e indicação do servidor ou setor que autorizou a entrada, assegurando rastreabilidade.

Assinale a alternativa que contém a sequência CORRETA, de cima para baixo:

A

V, F, V.

B

V, F, F.

C

V, V, F.

D

F, F, V.

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Q3790991

Ano: 2025 Banca: IGEDUC Órgão: Câmara de Craíbas - AL Prova: IGEDUC - 2025 - Câmara de Craíbas - AL - Recepcionista |

Q3790991 Secretariado

Ao preparar o relatório mensal de atendimentos para a direção, a recepcionista gera as tabelas no Excel e precisa inserir gráficos e comentários no documento em Word que será protocolado. Considerando rastreabilidade dos dados e a necessidade de transparência técnica, assinale o procedimento CORRETO:

A

Inserir um gráfico de forma genérica no documento, sem referência clara à base de dados utilizada, aos critérios de extração ou à origem das informações, com o objetivo exclusivo de acelerar a elaboração do relatório.

B

Produzir apenas versão impressa sem manter cópia eletrônica ou registro de metodologia.

C

Copiar e colar diferentes planilhas no documento sem realizar consolidação prévia, validação dos dados ou verificação de consistência entre as informações apresentadas.

D

Gerar o gráfico no Excel a partir de dados padronizados e validados, inserir o gráfico no documento Word vinculando ou referenciando a fonte de dados, incluir nota metodológica sobre critérios de consolidação e salvar versões com data e controle de alterações.

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Q3790989

Ano: 2025 Banca: IGEDUC Órgão: Câmara de Craíbas - AL Prova: IGEDUC - 2025 - Câmara de Craíbas - AL - Recepcionista |

Q3790989 Secretariado

Uma solicitação formal chega por e-mail a um setor administrativo e, por procedimento, deve tramitar também em meio físico. A recepção imprime o e-mail para encaminhar ao setor responsável. Assinale o procedimento CORRETO que garante conformidade documental e rastreabilidade na tramitação mista (físico + eletrônico):

A

Protocolar a versão impressa, anexar ao sistema eletrônico a cópia digitalizada vinculada ao protocolo e registrar o responsável/setor destinatário.

B

Confiar apenas na versão eletrônica e destruir a impressa sem registro.

C

Deixar a cópia impressa em cima da mesa do setor sem protocolo, informando verbalmente por telefone.

D

Encaminhar a versão impressa informalmente e justificar a ausência de protocolo por excesso de demanda.

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Q3790878

Ano: 2025 Banca: IGEDUC Órgão: Prefeitura de Craíbas - AL Prova: IGEDUC - 2025 - Prefeitura de Craíbas - AL - Auxiliar de Serviços Gerais |

Q3790878 Secretariado

Uma equipe responsável por pequenas manutenções passou a utilizar listas de atividades para registrar solicitações recebidas e acompanhar o andamento dos serviços. Após algumas semanas, percebeu-se que certas tarefas não eram atualizadas, gerando divergências entre as demandas efetivamente concluídas e aquelas ainda pendentes. A chefia solicitou maior rigor no preenchimento e conferência das listas, destacando sua importância para o controle interno. Classifique as assertivas a seguir como VERDADEIRAS (V) ou FALSAS (F):
(__) As listas de atividades auxiliam na organização do trabalho e permitem visualizar pendências com clareza durante o expediente.
(__) O preenchimento da lista deve ocorrer somente ao final do dia, para evitar interrupções durante a execução das tarefas.
(__) A atualização frequente das listas contribui para precisão das informações e melhor distribuição das demandas internas.
(__) A utilização de listas dispensa qualquer forma de conferência, já que o controle ocorre automaticamente.
Assinale a alternativa CORRETA que corresponda à sequência disposta "de cima para baixo".

A

F, F, V, V.

B

F, V, V, F.

C

V, F, V, F.

D

V, V, F, F.

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Q3772696

Ano: 2025 Banca: IBAM Órgão: Prefeitura de Arapiraca - AL Prova: IBAM - 2025 - Prefeitura de Arapiraca - AL - Secretário Escolar |

Q3772696 Secretariado

Consolida boas práticas para garantir autenticidade, integridade e rastreabilidade de livros de atas, portarias e memorandos no âmbito escolar, considerando também a conversão digital válida:

A

termo de abertura e/ou encerramento, numeração sequencial, protocolo e assinatura da autoridade, com guarda e digitalização, seguindo requisitos arquivísticos.

B

rubrica apenas da abertura e do encerramento, com termo opcional, e digitalizar em PDF simples com carimbo da escola, sem necessidade de metadados ou registro de protocolo.

C

dispensa da numeração de páginas quando houver encadernação definitiva, autenticando por declaração da direção e substituindo os livros em papel pela versão digital.

D

exigência exclusivamente da assinatura digital qualificada nos arquivos eletrônicos, deixando de lavrar termos de abertura e encerramento no suporte físico.

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Q3768472

Ano: 2025 Banca: UECE-CEV Órgão: Prefeitura de Tauá - CE Prova: UECE-CEV - 2025 - Prefeitura de Tauá - CE - Secretário Escolar |

Q3768472 Secretariado

A matrícula, que é exigida para o acesso de todos os alunos em qualquer nível ou modalidade de ensino, é o processo pelo qual se efetiva o vínculo do aluno com a instituição e será realizada pelos pais ou responsável que têm a obrigação de matricular seus filhos ou pupilos na rede regular de ensino. No que diz respeito a processos de matrículas nas unidades de ensino, assinale a afirmação verdadeira.

A

Se ocorrerem dúvidas quanto à exatidão, autenticidade ou legitimidade de documentos escolares apresentados na matrícula, o(a) gestor(a) escolar deverá explicitá-las, encaminhando os documentos aos órgãos diretores de ensino da área de circunscrição da escola.

B

Verificada, em qualquer tempo, irregularidade que implique anulação de atos escolares, compete ao secretário escolar efetuar tal procedimento, em relação ao estabelecimento de ensino onde foi efetuada a matrícula.

C

O trabalho relacionado com a matrícula pode ser dividido em duas etapas, organização e processamento, em que processamento diz respeito ao momento de efetuar a matrícula, enquanto organização se refere ao momento de conferir os nomes dos alunos matriculados.

D

No ato da matrícula dos discentes, sobretudo provenientes de transferência, o(a) secretário(a) escolar deverá proceder a uma minuciosa verificação da documentação apresentada, observando as normas legais vigentes e os meios técnicos disponíveis.

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Q3768471

Ano: 2025 Banca: UECE-CEV Órgão: Prefeitura de Tauá - CE Prova: UECE-CEV - 2025 - Prefeitura de Tauá - CE - Secretário Escolar |

Q3768471 Secretariado

Um arquivo bem-organizado deve permitir, quando necessário, que outro profissional que trabalhe na secretaria o consulte facilmente. Há várias alternativas de organização e, muitas vezes, a combinação de dois critérios é a solução mais útil. Considerando o arquivamento em Classificação Alfabética, analise os seguintes itens:

I. Títulos honoríficos, artigos iniciais, dentre outros, devem ser considerados para efeito de arquivamento e devem vir depois do nome, entre parênteses.
II. Sobrenomes com as palavras “São”, “Santo” e “Santa” são indispensáveis.
III. Nomes de idiomas pouco conhecidos entre nós são arquivados como se encontram.
IV. Reuniões, congressos, conferências e semelhantes, quando precedidas por ordem numérica, são arquivadas como se apresentam: a ordem numérica aparece no final, entre parênteses.

É correto o que consta em

A

I, II e III apenas.

B

II, III e IV apenas.

C

I, III e IV apenas.

D

I, II, III e IV.

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Q3767172

Ano: 2025 Banca: Instituto Access Órgão: Prefeitura de Navegantes - SC Prova: Instituto Access - 2025 - Prefeitura de Navegantes - SC - Secretário Escolar |

Q3767172 Secretariado

A secretaria escolar desempenha um papel estratégico na administração da unidade de ensino, pois concentra informações essenciais sobre alunos, servidores, processos administrativos e documentos oficiais. A correta gestão desse acervo é fundamental para garantir segurança, rastreabilidade e atendimento qualificado à comunidade.
Considerando as boas práticas de gestão documental aplicadas ao ambiente escolar, assinale a alternativa que apresenta um procedimento adequado:

A

Deixar documentos frequentemente consultados sobre a mesa de trabalho para agilizar o atendimento, mesmo que isso comprometa a confidencialidade das informações.

B

Guardar documentos em caixas sem identificação, priorizando apenas a quantidade de itens por volume, já que a identificação não interfere na recuperação da informação.

C

Utilizar sistemas de protocolo ou registros de entrada e saída para acompanhar o trâmite de documentos, garantindo controle e transparência sobre cada movimentação.

D

Realizar empréstimos informais de prontuários de alunos a qualquer servidor que solicite, desde que o documento seja devolvido ao final do expediente.

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Q3767168

Ano: 2025 Banca: Instituto Access Órgão: Prefeitura de Navegantes - SC Prova: Instituto Access - 2025 - Prefeitura de Navegantes - SC - Secretário Escolar |

Q3767168 Secretariado

Durante o início do ano letivo, uma escola pública apresentou inconsistências no controle de matrículas, rematrículas e transferências de alunos. Alguns registros estavam incompletos, outros não haviam sido atualizados no sistema eletrônico, e houve falhas na comunicação entre a secretaria e a equipe pedagógica. A direção solicitou ao secretário escolar uma reorganização dos procedimentos administrativos para evitar prejuízos aos estudantes e à regularidade dos documentos escolares.
De acordo com as rotinas administrativas da secretaria escolar e as atribuições do secretário escolar, assinale a alternativa correta:

A

Cabe ao secretário escolar garantir a organização e atualização dos registros acadêmicos, assegurando a autenticidade e a regularidade das informações de matrícula, rematrícula e transferência, conforme as normas legais e institucionais.

B

As transferências de alunos devem ser processadas diretamente pelos professores, visto que a secretaria escolar atua apenas como setor de apoio burocrático.

C

O secretário escolar pode dispensar a atualização imediata dos dados de matrícula e rematrícula, desde que os documentos sejam arquivados fisicamente, pois o controle eletrônico é de caráter apenas informativo.

D

A responsabilidade pelo controle de matrículas e transferências é exclusiva da direção escolar, cabendo ao secretário apenas arquivar os documentos recebidos, sem interferir na gestão dos registros.

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Q3765338

Ano: 2025 Banca: Instituto Access Órgão: Prefeitura de Navegantes - SC Prova: Instituto Access - 2025 - Prefeitura de Navegantes - SC - Administrador Escolar |

Q3765338 Secretariado

A estrutura organizacional das escolas varia conforme o sistema de ensino, mas certas funções são universais. No que tange à Secretaria Escolar e sua relação com a direção. Assim, analise as afirmativas a seguir.

I.A Secretaria Escolar é o setor responsável pela escrituração escolar e arquivo, devendo o Secretário responder solidariamente com o Diretor pela regularidade e autenticidade dos documentos escolares expedidos.

II.É função da Secretaria Escolar realizar a adaptação curricular pedagógica para alunos com deficiência, uma vez que detém os prontuários médicos dos estudantes.

III.A organização dos prontuários dos alunos deve seguir ordem lógica que facilite a recuperação da informação, garantindo o sigilo das informações conforme normas vigentes.

Assinale a alternativa que apresenta somente as proposições CORRETAS:

A

I e III.

B

I, II e III.

C

II e III.

D

I e II.

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Q3765056

Ano: 2025 Banca: FEPESE Órgão: Prefeitura de Cunha Porã - SC Prova: FEPESE - 2025 - Prefeitura de Cunha Porã - SC - Auxiliar Administrativo |

Q3765056 Secretariado

Analise as afirmativas abaixo no contexto das tarefas de um auxiliar administrativo:

1. Deve-se verificar periodicamente os níveis de tinta ou toner da impressora para prevenir falhas de impressão.

2. A fragmentadora de papel deve ser utilizada no modo “corte em tiras”, para o descarte de documentos confidenciais, pois é o que confere o nível mais elevado de segurança.

3. O scanner é utilizado para converter documentos físicos em arquivos digitais, permitindo o envio por e-mail.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

A

É correta apenas a afirmativa 3

B

São corretas apenas as afirmativas 1 e 2.

C

São corretas apenas as afirmativas 1 e 3.

D

São corretas apenas as afirmativas 2 e 3.

E

São corretas as afirmativas 1, 2 e 3.

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Q3765047

Ano: 2025 Banca: FEPESE Órgão: Prefeitura de Cunha Porã - SC Prova: FEPESE - 2025 - Prefeitura de Cunha Porã - SC - Auxiliar Administrativo |

Q3765047 Secretariado

Assinale a alternativa correta sobre rotinas administrativas.

A

O registro de documentos é dispensável quando há controle verbal eficiente entre os setores da organização.

B

O auxiliar administrativo deve organizar, classificar e arquivar documentos de acordo com normas internas, garantindo acesso rápido e segurança da informação.

C

A comunicação formal em órgãos públicos se restringe apenas ao uso de memorandos internos, não sendo necessária em ofícios ou requerimentos.

D

A padronização de procedimentos administrativos visa exclusivamente reduzir custos, não influenciando a eficiência dos processos.

E

O acompanhamento de tarefas administrativas é responsabilidade exclusiva da chefia, não cabendo ao auxiliar administrativo registrar ou controlar atividades.

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Q3765046

Ano: 2025 Banca: FEPESE Órgão: Prefeitura de Cunha Porã - SC Prova: FEPESE - 2025 - Prefeitura de Cunha Porã - SC - Auxiliar Administrativo |

Q3765046 Secretariado

No setor de protocolo de um órgão público, o ato de registrar um documento é fundamentalmente definido como:

A

A operação técnico-administrativa de coletar metadados e atribuir um identificador único para controle do documento.

B

A análise da legalidade e da pertinência do conteúdo do documento recebido.

C

A conferência da integridade física do documento, verificando anexos e endereçamento.

D

O julgamento do mérito e a definição do setor responsável pela tramitação do documento.

E

A autenticação do conteúdo para garantir sua validade perante outras instâncias.

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Q3762263

Ano: 2025 Banca: AMAUC Órgão: Companhia Hidromineral de Piratuba - SC Prova: AMAUC - 2025 - Companhia Hidromineral de Piratuba - SC - Recepcionista Atendente - Edital nº 1 |

Q3762263 Secretariado

Em relação às atribuições do recepcionista no controle de agenda e protocolos administrativos, analise as afirmativas a seguir:
I.Registrar com clareza os compromissos, reuniões e atendimentos, evitando conflitos de horários.
II.Controlar a entrada e saída de documentos, garantindo registro, tramitação e arquivamento adequados.
III.Alterar compromissos e prazos conforme sua conveniência, sem necessidade de autorização superior.

É correto o que se afirma em

A

II e III, apenas.

B

I, apenas.

C

III, apenas.

D

I, II e III.

E

I e II, apenas.

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Q3762254

Ano: 2025 Banca: AMAUC Órgão: Companhia Hidromineral de Piratuba - SC Prova: AMAUC - 2025 - Companhia Hidromineral de Piratuba - SC - Recepcionista Atendente - Edital nº 1 |

Q3762254 Secretariado

A organização do local de trabalho é essencial para garantir a fluidez das atividades administrativas e o bom atendimento ao público. Nesse sentido, assinale a alternativa que expressa corretamente o conceito e a importância da organização do ambiente de trabalho:

A

Dispor os materiais e equipamentos de modo que favoreçam a agilidade, a segurança e a estética do ambiente, garantindo funcionalidade e eficiência.

B

Manter o local sempre limpo e silencioso, sem considerar o fluxo de pessoas ou a necessidade de acesso rápido aos documentos.

C

Utilizar qualquer espaço disponível para armazenar documentos, desde que não atrapalhe o trânsito de pessoas.

D

Organizar o ambiente apenas quando houver auditoria ou visita da chefia, como forma de demonstrar boa aparência profissional.

E

Centralizar todos os documentos na mesa do recepcionista para facilitar o controle individual do trabalho.

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Q3762045

Ano: 2025 Banca: Ápice Consultoria Órgão: Prefeitura de Boqueirão - PB Prova: Ápice Consultoria - 2025 - Prefeitura de Boqueirão - PB - Recepcionista |

Q3762045 Secretariado

De acordo com Idalberto Chiavenato, a Administração pode ser compreendida como um processo dinâmico, composto por funções essenciais que permitem organizar e coordenar os recursos para alcançar os objetivos de uma organização. Essas funções se aplicam tanto ao setor privado quanto ao setor público, respeitando suas particularidades. Com base nessa abordagem, assinale a alternativa que apresenta corretamente essas funções administrativas:

A

Planejar, organizar, comandar e avaliar.

B

Estabelecer, coordenar, liderar e supervisionar.

C

Programar, estruturar, incentivar e fiscalizar.

D

Planejar, organizar, dirigir e controlar.

E

Analisar, ordenar, orientar e divulgar.

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Q3756270

Ano: 2025 Banca: VUNESP Órgão: Prefeitura de Sorocaba - SP Prova: VUNESP - 2025 - Prefeitura de Sorocaba - SP - Secretário de Escola |

Q3756270 Secretariado

Um secretário de escola, responsável pelo arquivamento alfabético da documentação dos alunos, colocou-a na seguinte ordem:

Albuquerque, Marta Medeiros de
Costa, Jaime (Junior)
Della Manna, Roberta
Nunes, João Rodrigues
Pereira de Matos, Isabela
Zamboni, Coralina da Silva

Porém, outra funcionária da secretaria notou um erro no modo como os documentos foram dispostos. Ela afirmou, corretamente, que

A

Isabela Pereira de Matos deveria vir antes de Nunes, pois a ordem correta do nome para arquivamento deveria começar com “Matos”.

B

Marta Medeiros de Albuquerque deveria vir depois de “Costa”, pois o conectivo “de” precisa compor o último sobrenome.

C

Jaime Costa Junior deveria vir após Della Manna, pois “Junior” é o último sobrenome e, portanto, inicia o registro do documento.

D

Roberta Della Manna está na posição correta, mas precisaria ser registrada diferentemente, como “Manna, Roberta Della”.

E

João Rodrigues Nunes deveria vir depois de “Pereira”, pois “Rodrigues Nunes” é um sobrenome composto.

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Q3751144

Ano: 2025 Banca: FEPESE Órgão: CIS - AMOSC - SC Prova: FEPESE - 2025 - CIS - AMOSC - SC - Recepcionista |

Q3751144 Secretariado

Ao encaminhar correspondência interna sigilosa, a recepcionista deve utilizar envelope lacrado identificado apenas com setor destino para:

A

demonstrar economia de material gráfico personalizado.

B

facilitar leitura prévia por outros departamentos.

C

preservar a confidencialidade do conteúdo durante o trajeto.

D

permitir arquivamento em pastas de uso coletivo.

E

garantir divulgação ampla de informações internas.

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