A padronização de documentos facilita a compreensão e a com...
I. O uso de padrões consistentes de nomeação de arquivos melhora a rastreabilidade e reduz o risco de duplicações.
II. A padronização contribui para manter a integridade, autenticidade e legibilidade dos documentos ao longo do tempo.
III. É recomendável utilizar nomes de arquivos genéricos, como “documento1”, para ganhar tempo durante o salvamento e ocupar menos memória.
IV. A utilização de diferentes padrões de codificação dentro da mesma empresa melhora a criatividade e evita a monotonia.
Estão corretas as afirmativas:
Comentários
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A alternativa correta é a D (I e II estão corretas).
A padronização documental é um pilar da gestão da informação. Abaixo, analiso por que as afirmativas I e II são verdadeiras e por que as demais falham nos princípios da arquivística e da administração:
Análise das Afirmativas
* I. Correta: Estabelecer uma lógica de nomeação (Ex: AAAAMMDD_PROJETO_VERSAO) permite que qualquer colaborador localize o arquivo rapidamente, evita que duas pessoas trabalhem em versões diferentes do mesmo documento e facilita a auditoria.
* II. Correta: Padrões de formato (como o PDF/A para preservação) e metadados consistentes garantem que o documento possa ser lido no futuro e que sua origem e conteúdo sejam verificáveis (autenticidade).
* III. Incorreta: Nomes genéricos como "documento1" destroem a rastreabilidade. Em pouco tempo, o acúmulo de arquivos com nomes vagos torna impossível a recuperação da informação, gerando perda de tempo e retrabalho.
* IV. Incorreta: A multiplicidade de padrões de codificação gera incompatibilidade. A criatividade deve ser aplicada ao conteúdo, mas a forma e o sistema de organização precisam ser uniformes para que a comunicação interna flua sem erros técnicos.
A Importância da Padronização no Fluxo Documental
A padronização atua diretamente na economia de meios e na segurança jurídica da instituição. Quando uma empresa adota um padrão, ela reduz o "ruído" na comunicação.
Resumo para Memorização
* Padronização = Organização, Facilidade de Acesso e Preservação.
* Falta de Padrão = Caos Informacional, Risco de Perda de Dados e Ineficiência.
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