Para Paes (2012), a conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de sua guarda. Segundo a autora, entre as principais operações de conservação de documentos está o(a) ___________________, que exige um conhecimento profundo dos papéis e das tintas empregados. Vários são os métodos existentes. O método ideal é aquele que aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do meio ambiente — mofo, pragas, gases, manuseio — sem que advenha prejuízo quanto a legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente o volume e o peso.

Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna do trecho acima.

Márcio é responsável pelo arquivamento de documentos da sua unidade de trabalho. Com base na tabela de temporalidade, promoveu a destruição de documentos que, após avaliação, foram considerados sem valor permanente. Assim, é correto afirmar que Márcio efetuou o que o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) denomina _______________ de documentos.

Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna do trecho acima.

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), o arquivo corrente é o conjunto de documentos

No âmbito da administração pública, a gestão e a digitalização de documentos devem observar um conjunto de dispositivos legais que regulam diferentes dimensões do tratamento da informação. Tais quais:

• a Lei n.º 12.527, de 2011, estabelece o direito de acesso à informação e a obrigação de sua organização e disponibilização;

• a Lei n.º 12.682, de 2012, e o Decreto n.º 10.278, de 2020, definem condições para que documentos digitalizados tenham validade jurídica, com base em critérios como integridade, autenticidade e rastreabilidade;

• a Lei n.º 13.709, de 2018, dispõe sobre a proteção de dados pessoais, estabelecendo limites e responsabilidades no tratamento dessas informações.

A partir desse contexto normativo, é correto afirmar que a digitalização de documentos escolares:

De acordo com as atribuições do cargo de Assistente de Educação, definidas pela Secretaria de Estado da Educação de Santa Catarina (SED/SC), e em conformidade com a Resolução CEE/SC n.º 005/2022, que dispõe sobre a organização, conferência, expedição e guarda da documentação escolar no Sistema Estadual de Ensino de Santa Catarina, analise a situação a seguir.

Em uma unidade escolar da rede pública estadual, a direção determinou que um único Assistente de Educação fosse responsável, de forma cumulativa, pelas seguintes atividades da secretaria escolar:

1.Recebimento e protocolo da documentação de matrícula;

2.Lançamento de dados nos sistemas informatizados;

3.Emissão de documentos da vida escolar do aluno, inclusive histórico escolar;

4.Conferência final e arquivamento dos documentos escolares.

Após auditoria administrativa interna, foram constatadas inconsistências nos registros escolares. Considerando as boas práticas de organização do trabalho na secretaria escolar, os procedimentos de controle administrativo e as diretrizes da SED/SC relativas à segurança e à fidedignidade dos registros, a medida mais adequada para reduzir riscos administrativos é:

Nos termos do art. 37 da Constituição Federal, que impõe à Administração Pública a observância dos princípios da legalidade, moralidade, publicidade e eficiência, e em conformidade com a Resolução CEE/SC n.º 005/2022, que estabelece normas complementares para a expedição, organização, protocolo e guarda de documentos escolares no Sistema Estadual de Educação de Santa Catarina, analise a situação a seguir:

Em determinada unidade escolar da rede pública estadual, a secretaria escolar encaminhou informações acadêmicas de um estudante a outro setor sem a adoção do devido protocolo administrativo, utilizando linguagem inadequada e deixando de proceder ao arquivamento do documento, em desacordo com as diretrizes de gestão documental e controle dos atos escolares estabelecidas pela Secretaria de Estado da Educação de Santa Catarina (SED/SC) e pelo Conselho Estadual de Educação (CEE/SC).

Considerando os princípios que regem a administração pública e as normas específicas que regulam a organização e o funcionamento da secretaria escolar no Sistema Estadual de Ensino de Santa Catarina, analise as afirmativas a seguir:

I.A ausência de protocolo e de arquivamento compromete a formalização dos atos administrativos, fragiliza a segurança jurídica e dificulta a rastreabilidade das informações no âmbito da gestão escolar.

II.A utilização de linguagem inadequada em documentos institucionais, embora configure impropriedade de natureza predominantemente comunicacional, não compromete, em regra, a regularidade administrativa nem a validade dos atos praticados, desde que não haja prejuízo à clareza, à legalidade ou à correta interpretação de seu conteúdo.

III.A conduta descrita viola o dever de responsabilidade administrativa, na medida em que impede a verificação posterior dos atos praticados, compromete a transparência dos procedimentos e afronta os princípios que regem a administração pública.

É correto o que se afirma em:

A secretaria escolar apresenta dificuldades recorrentes para localizar documentos antigos, situação atribuída à inexistência de critérios técnicos de classificação, temporalidade, destinação e guarda documental. Considerando os princípios da administração pública, as técnicas de gestão arquivística e o valor administrativo e probatório da documentação escolar, assinale a alternativa correta:

Leia o texto a seguir:

Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Como objetivo de organizar, minimizar e facilitar o acesso às informações existentes nos arquivos do Instituto Estadual de Educação (IEE), das Unidades Escolares e dos diferentes setores do órgão Central da SED, a Secretaria implantou o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

As escolas da rede estadual catarinense têm por obrigação armazenar o histórico escolar dos alunos e informações referentes à contratação/registro dos professores em seus arquivos. Estes dados são armazenados em papel, dificultando o acesso e manuseio com o passar do tempo. Por isso, o objetivo do projeto é colocar as informações escolares num formato digital, com indexação e armazenamento em uma infraestrutura de banco de dados, na qual o documento poderá ser encontrado facilmente por meio de sistemas corporativos, tais como o SISGESC.

Os dados referentes às escolas extintas ou desativadas são enviados para a Secretaria de Estado da Educação, onde eles são microfilmados e guardados, ficando disponíveis para consulta apenas no Setor de Escolas Extintas.

Conforme regulamento do Sistema, a SED, por meio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, vem desenvolvendo trabalhos referentes à Avaliação de Documentos, aplicação da Tabela de Temporalidade e digitalização de documentos da SED, que segue os passos do Manual de Avaliação de Documentos da SED.

(Disponível em: <https://www.sed.sc.gov.br/programas-e-projetos/gerenciamento-eletronico-de-documentos/>. Acesso em 17 abr. 2026. Adaptado.)

Tendo em vista o texto anterior e as práticas de gestão de documentos do Estado de Santa Catarina, analise as sentenças e registre V, para verdadeiras, e F, para falsas: 

(__)A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) em Santa Catarina é um órgão centralizado junto à Secretaria do Estado da Administração que tem como atribuição a análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados pela Administração Pública estadual.

(__)A Tabela de Temporalidade Documental é um instrumento que objetiva estabelecer os prazos de guarda e de destinação adequada de documentos, definindo as fases pelas quais os documentos passam.

(__)Leva-se em consideração, na hora da construção da Tabela de Temporalidade Documental, fatores como: utilidade administrativa, cultural, histórica, fiscal e legal.

(__)A análise da legislação específica é fundamental na determinação dos prazos de guarda dos documentos da atividade-meio. Para os documentos sem prazo regulamentado, esses serão analisados, definidos e aprovados pela CPAD de cada órgão de forma unilateral.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:

A figura a seguir foi adaptada do Plano de Classificação de Documentos da Secretaria de Estado da Educação de Santa Catarina:

(Disponível em:

https://www.sed.sc.gov.br/wp-content/uploads/2025/02/Tabela-de-

Temporalidade-GEDOC-04.02.25.pdf. Acesso em: 18 abr. 2025.)

Considerando a estrutura funcional de classificação adotada pelo Estado de Santa Catarina, associe a segunda coluna de acordo com a primeira, relacionando os níveis presentes na imagem às categorias metodológicas correspondentes:

Primeira coluna: níveis presentes na imagem

1.Nível 1

2.Nível 2

3.Nível 3

4.Nível 4

5.Nível 5

6.Nível 6

Segunda coluna: categorias metodológicas correspondentes 

(__)Documento.

(__)Atividade.

(__)Grupo.

(__)Subgrupo.

(__)Função.

(__)Subfunção.

Assinale a alternativa que apresenta a correta associação entre as colunas:

Em sistemas de gestão de documentos e informação, os metadados desempenham um papel essencial na organização, classificação, busca e recuperação eficiente de conteúdos digitais. Eles fornecem informações sobre os dados, ajudando a contextualizar, estruturar e gerenciar os recursos armazenados. Assinale a alternativa correta sobre o conceito de metadados:

Classificação é considerada uma “reunião ordenada de documentos”, tendo-se por parâmetro: 

Tendo o Arquivo Nacional como referência de instituição com disponibilização de “pleno acesso à informação”, para que se cumpra este objetivo, um acervo deve estar organizado a partir de processamento técnico que englobe ações de: recolhimento, tratamento técnico, preservação, divulgação, controle de acesso e uso.
Entendendo, nesse contexto, descrição e indexação do acervo como atividades essenciais para promover a recuperação da informação, observando-se:
I. É por meio das atividades de descrição e indexação que o usuário pode fazer uso dos instrumentos de pesquisa para o acesso aos documentos de seu patrimônio arquivístico.
II. A descrição é multinível, ou seja, a representação dos elementos e informações contidos nos documentos, levando-se em consideração a estrutura de organização de um acervo e integrando-o em diferentes níveis e em relações horizontais e verticais.
III. Entende-se a indexação como um processo que visa à recuperação da informação, dificultando, no entanto, a elaboração de índices.

Escolha, dentre as opções abaixo, a correta.

Durante a reorganização do arquivo legislativo da Câmara Municipal, Juliana identificou que diversos processos estavam armazenados sem critérios claros de classificação, dificultando a localização de documentos e comprometendo a eficiência administrativa. Alguns documentos estavam arquivados por ordem aleatória, enquanto outros não possuíam identificação adequada quanto ao conteúdo ou à data.
Diante desse cenário, a chefia determinou a adoção de práticas adequadas de gestão documental, visando garantir a preservação, a organização e o acesso eficiente às informações, especialmente em processos legislativos e atos normativos que frequentemente precisam ser consultados.
Considerando os princípios básicos da arquivologia aplicados à Administração Pública, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa CORRETA.

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, método de arquivamento é a “Sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade”.
Dentre os métodos são elencados e definidos o:

I . Método decimal: Método de ordenação que tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por diante.
II. Método dígito-terminal: Método de ordenação que tem por eixo um código numérico dividido em grupos de dígitos, lidos de forma aleatória, que indicam a disposição física dos documentos.
III. Método temático: Método de ordenação que tem por eixo os assuntos presentes, explicitamente ou não, nos documentos. Também chamado método ideográfico ou método por assunto.

Escolha, dentre as opções abaixo, a correta: 

Considerando o processo arquivístico do ponto de vista biblioteconômico, observa-se que uma abordagem orgânica deste processo mostra que o documento arquivístico contém informação produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, em sua produção que pode significar tanto a elaboração do documento pelo próprio organismo, como a recepção e guarda, o que significa dizer que esse caráter orgânico do arquivo refere uma gênese documental:

De Acordo com Vieira (2014) sobre conservação preventiva, assinale com V (verdadeiro) ou com F (falso) nas alternativas a seguir.

( ) A conservação preventiva integra a preservação e reúne medidas voltadas à redução de riscos e de danos ao acervo.
( ) A preservação é fundamental para assegurar a longevidade do acervo.
( ) A digitalização de um acervo dispensa a preservação dos originais.
( ) A preservação digital é o conjunto de processos responsáveis por garantir o acesso continuado à informação digital durante longo período de tempo.
( ) A conservação preventiva em bibliotecas modernas é dispensada, já que os materiais contemporâneos são duráveis e estão disponíveis online.
( ) A informação digital acessível, intepretável e autêntica torna-se um dos principais desafios da preservação digital.

Marque a alternativa que apresenta a sequência CORRETA: 

Um Analista Administrativo foi designado para reorganizar o arquivo de um setor público. Durante a análise, verificou que documentos correntes estavam misturados com documentos antigos, alguns sem classificação adequada, dificultando a localização das informações e comprometendo a eficiência do serviço. Diante desse cenário, ele propôs a adoção de práticas arquivísticas baseadas no ciclo de vida dos documentos, com critérios de classificação, organização e destinação.
Considerando os princípios de gestão documental e organização de arquivos, assinale a alternativa  CORRETA:

No âmbito da gestão documental da Administração Pública, a organização racional dos arquivos institucionais constitui medida essencial para assegurar eficiência administrativa, preservação da memória organizacional e adequada recuperação das informações produzidas e recebidas no exercício das atividades estatais. Considerando os princípios técnicos aplicáveis à documentação e ao arquivo, analise as asserções a seguir:
I.A classificação documental deve observar a função e a atividade que deram origem ao documento, de modo a refletir organicamente o contexto de sua produção no âmbito institucional.
PORQUE
II.A organização arquivística fundamentada exclusivamente na ordem cronológica de produção documental é suficiente para assegurar a adequada gestão dos documentos administrativos em qualquer estrutura organizacional.
Assinale a alternativa CORRETA.

Em uma rotina de protocolo, chegam documentos externos destinados a diferentes setores da Administração. Para garantir controle, rastreabilidade e encaminhamento adequado, o servidor responsável organiza o recebimento e o direcionamento da documentação. Sobre os procedimentos gerais de protocolo, analise as assertivas:

I. O recebimento, o registro e a distribuição dos documentos ao setor competente contribuem para preservar o controle da tramitação e a localização das demandas administrativas.
II. O encaminhamento verbal de documentos simples dispensa registro formal quando o destinatário interno é conhecido e a demanda não exige resposta imediata.

Das assertivas, pode-se afirmar que:

Na teoria das três idades, um conjunto documental produzido por determinado setor é consultado com frequência para execução das atividades administrativas em curso. Pela lógica arquivística, esse conjunto deve ser classificado como arquivo: