Assinale a alternativa correta sobre a preservação dos documentos digitalizados.

Nas técnicas de arquivamento, o instrumento técnico de gestão de documentos que estabelece os prazos de guarda e a destinação dos conjuntos documentais identificados no código de classificação de documentos é o(a):

O protocolo administrativo apresenta regras para o recebimento de documentos e processos. Analise as afirmativas a seguir sobre о protocolo de recebimento e, em seguida, assinale a alternativa correta:
I. Para o recebimento de documento/processo, o usuário deve conferir fisicamente as informações do documento/processo como, por exemplo, número de páginas e destinatário.
II. Ao receber o documento/processo de origem externa, a unidade deve proceder à abertura do envelope e observar se está assinado pelo próprio remetente, por seu representante legal ou procurador, caso em que o instrumento de procuração deverá ser enviado em até 45 dias por e-mail.
III. O recebimento de documento/processo deverá ser precedido de conferência minuciosa de sua integridade apenas quando for documento físico, visto que o documento digital já dispõe de ferramentas de proteção.
IV. Ao receber o documento/processo de origem externa, a unidade deve proceder à abertura do envelope e observar se está acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso. 

Nayrobi, recém-empossada como Agente Administrativa na Câmara Municipal de General Carneiro - MT, recebeu a incumbência de reorganizar a documentação da comissão permanente de licitações. Ao analisar o acervo, identificou um processo licitatório referente à aquisição de equipamentos de informática finalizada há dois anos. Os equipamentos já foram entregues e pagos, mas o processo ainda é eventualmente consultado para fins de prestação de contas e controle interno, estando dentro do prazo de prescrição legal para eventuais ações fiscalizatórias.

Com base na Teoria das Três Idades, a servidora Nayrobi deve classificar a documentação desse processo licitatório e destinar o documento da seguinte maneira: 

Durante auditoria interna, verificou-se que diversos processos administrativos apresentavam dificuldades de localização, ausência de classificação documental e inconsistências no controle de movimentação entre os setores da prefeitura. Considerando os princípios da gestão de documentos, do protocolo, das técnicas de arquivo e dos procedimentos administrativos, analise as afirmativas a seguir:
I. O protocolo desempenha função relacionada ao recebimento, ao registro, ao controle da movimentação e ao encaminhamento dos documentos no âmbito da organização.
II. A classificação arquivística dos documentos ocorre exclusivamente na fase destinada ao arquivamento permanente, não produzindo efeitos sobre a organização dos documentos em tramitação.
III. A gestão documental compreende um conjunto de procedimentos destinados a controlar a produção, a utilização, a tramitação, o armazenamento e a destinação dos documentos ao longo de seu ciclo de vida.
IV. A localização dos documentos arquivados depende predominantemente do conhecimento dos servidores responsáveis pelo arquivo, sendo a adoção de métodos de classificação elemento secundário da gestão documental.
Após análise, conclui-se que está correto o que se afirma em: 

Em uma prefeitura, foi implantado um fluxo padronizado para a tramitação de documentos oficiais entre as secretarias municipais. O procedimento prevê registro de entrada, encaminhamento à unidade competente, manifestação técnica, despacho da autoridade responsável e arquivamento do processo após a conclusão da demanda. Com base nas rotinas administrativas relacionadas à circulação de documentos oficiais, analise as afirmativas.
I. A tramitação de documentos oficiais busca assegurar a rastreabilidade das informações, a definição das responsabilidades e o acompanhamento das etapas percorridas pelo documento.
II. O encaminhamento de um documento oficial à unidade competente dispensa o registro administrativo quando houver despacho da autoridade superior.
III. A adoção de fluxos formais de circulação documental contribui para reduzir extravios, duplicidade de procedimentos e dificuldades no acompanhamento dos processos administrativos.
IV. O encerramento da tramitação documental elimina a necessidade de manutenção de registros sobre o percurso administrativo realizado pelo documento. 
Após análise, conclui-se que está correto o que se afirma em:

Para organizar arquivos digitais no computador do trabalho, o servidor deve adotar uma estrutura lógica de pastas.

Assinale a alternativa que indica corretamente a prática mais adequada para essa organização.

Um servidor administrativo é encarregado de organizar arquivos de notas fiscais de compras e relatórios diários de atividades. Para isso, ele deve adotar um método de arquivamento básico que priorize a organização com base na data de ocorrência ou emissão.

Assinale a alternativa que indica corretamente o critério de ordenação adequado para esse caso. 

O arquivo de uma prefeitura guarda documentos em diferentes fases, conforme o tempo e a frequência de uso.

Assinale a alternativa que corresponde corretamente à fase em que os documentos são consultados com pouca frequência, mas ainda não podem ser eliminados.

Durante o atendimento ao público, um servidor recebe um documento enviado por um cidadão à prefeitura.

Assinale a alternativa que descreve corretamente a sequência de procedimentos que deve ser adotada.

Um cidadão apresenta um requerimento acompanhado de três anexos e solicita comprovante da entrega. O procedimento correto é:

No processo de reorganização do arquivo setorial de uma empresa pública, a equipe administrativa deparou-se com um grande volume de relatórios financeiros e de auditoria que já cumpriram suas finalidades administrativas imediatas, mas que possuem valor histórico e probatório para a instituição. De acordo com a Teoria das Três Idades Documentais, esses arquivos devem ser:

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), o protocolo é o serviço encarregado

O guia prático de criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) sinaliza a importância do Protocolo como unidade responsável de classificação, registro, autuação, controle da tramitação, expedição e arquivamento de documentos correntes. Dessa forma, analise as sentenças a seguir e registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:

(__)São atividades de protocolo: recebimento, classificação, registro, atuação e controle da tramitação, e expedição.

(__)No ato do recebimento, o protocolo deve separar os documentos recebidos em oficial ostensivo ou sigiloso e particular.

(__)A etapa de classificação trata-se do conjunto de ações mais conhecido como "abertura de processo", que consiste em colocar o documento numa capa de cartolina própria para processos, onde será afixada uma etiqueta ou carimbo de protocolo (com número e data de entrada), no qual deverá, ainda, ser anotado o código de classificação, o resumo do assunto e proceder à distribuição para as unidades destinatárias.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:

Leia a definição a seguir e assinale a alternativa que corresponde corretamente ao termo descrito:

Os documentos produzidos pela Câmara de Vereadores são organizados conforme um instrumento que estabelece categorias de acordo com as funções e atividades da instituição, separando-os em atividades-fim e atividades-meio, seguindo as diretrizes do Conarq.

A respeito da gestão de documentos e arquivos, prevista na Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, analise as proposições a seguir:

I. Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, originados de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

II. Consideram-se arquivos intermediários os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

III.Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas de sua tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Apenas a produção não entra na gestão documental.

É correto o que se afirma em:

Durante auditoria documental em uma autarquia federal, a equipe identificou que o setor de apoio administrativo vinha elaborando atos de correspondência e documentos internos com inconsistências recorrentes: certidões emitidas sem indicação da finalidade e sem prazo de validade; declarações assinadas por servidores sem competência delegada para tal; ofícios expedidos sem número sequencial e sem identificação do expediente; e atas de reuniões lavradas sem indicação dos presentes, sem relato das deliberações e sem assinatura dos participantes. A situação foi encaminhada à chefia para revisão dos procedimentos de elaboração documental.
Analise as assertivas a seguir:
I. A certidão é documento dotado de fé pública destinado a atestar fatos constantes de registros administrativos, devendo identificar o objeto certificado, a autoridade competente para sua emissão e os demais elementos exigidos pelas normas aplicáveis, podendo conter a finalidade e eventual prazo de validade quando previstos em legislação específica ou exigidos pela instituição destinatária.
II. A assinatura de declaração por servidor sem competência delegada para tanto não produz vício formal insanável, pois o conteúdo do documento prevalece sobre a formalidade da assinatura, sendo suficiente a ratificação posterior pela autoridade competente para conferir validade retrospectiva ao ato.
III. A ausência de número sequencial no ofício compromete o controle da tramitação e a rastreabilidade do expediente, pois a numeração é elemento estrutural do ofício que permite identificar o volume de comunicações expedidas, localizar o documento no arquivo e vincular o expediente ao processo correspondente.
IV. A ata lavrada sem indicação dos presentes, sem relato das deliberações e sem assinaturas dos participantes é documento que carece dos elementos essenciais de validade, não sendo apta a comprovar as decisões tomadas na reunião nem a responsabilizar os participantes pelos encaminhamentos definidos.
V. A competência para assinatura de documentos administrativos pode ser delegada a servidores por ato formal da autoridade competente, sendo a delegação de competência instrumento que não altera a titularidade do cargo, mas transfere ao delegado a responsabilidade pela prática dos atos expressamente indicados no ato de delegação.

Estão CORRETAS apenas as assertivas:

Um Agente Administrativo responsável pelo apoio operacional de um setor jurídico de órgão público federal recebeu a tarefa de processar uma solicitação de certidão de tempo de serviço apresentada por servidor para fins de aposentadoria. A solicitação chegou ao setor por meio de requerimento formal entregue pessoalmente pelo servidor interessado. O Agente deve executar a sequência correta de procedimentos para processar a demanda com regularidade.
Numere as etapas a seguir na ordem correta de execução, da primeira à última.
(__) Encaminhamento do processo ao servidor ou setor competente para verificação dos dados nos registros funcionais e elaboração da certidão com base nas informações confirmadas.
(__) Emissão da certidão com assinatura da autoridade competente, registro do documento no sistema de controle documental e entrega ao interessado com registro de ciência.
(__) Autuação do requerimento no protocolo do setor, com atribuição de número de registro, data de recebimento e identificação do assunto, e emissão de comprovante ao solicitante.
(__) Recebimento e verificação da regularidade formal do requerimento, identificação do solicitante, objeto claro da solicitação, assinatura e documentação eventualmente exigida, antes de prosseguir com o processamento.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:

O setor de arquivo de um município iniciou processo de avaliação documental para identificar os documentos que deveriam ser encaminhados para o arquivo permanente, os que poderiam ser eliminados após o cumprimento dos prazos de guarda e os que deveriam permanecer em fase de uso frequente. Durante os trabalhos, surgiram dúvidas sobre a aplicação dos métodos de arquivamento, especialmente quanto às características dos métodos numérico, alfabético, geográfico e por assunto, bem como sobre as situações em que cada um é mais adequado. Considerando as técnicas de arquivologia e os métodos de arquivamento, assinale a alternativa correta.

O setor de protocolo de um ministério federal foi objeto de diagnóstico que identificou falhas sistemáticas na gestão dos expedientes recebidos e expedidos: documentos externos eram encaminhados diretamente aos setores destinatários sem autuação prévia; processos em tramitação não tinham seus movimentos registrados no sistema de controle; expedientes expedidos saíam sem comprovante de envio; e documentos recebidos por canal eletrônico eram tratados de forma diferente dos recebidos em suporte físico, sem critérios uniformes de registro e controle. O diagnóstico concluiu que as práticas adotadas comprometiam a rastreabilidade institucional e o controle dos atos praticados. Diante deste cenário, julgue as asserções a seguir e a relação entre elas:
  I. A autuação de documentos no protocolo, o registro sistemático dos movimentos de tramitação e a emissão de comprovante de expedição são procedimentos obrigatórios que asseguram a rastreabilidade dos expedientes, a responsabilização dos agentes envolvidos em cada etapa e a integridade do fluxo administrativo, não podendo ser suprimidos em razão do canal de recebimento, físico ou eletrônico, nem da natureza do expediente.
PORTANTO,
II. O protocolo exerce função de controle institucional que transcende o simples registro de entrada e saída de documentos, pois é por meio dele que se estabelece a cadeia de custódia dos expedientes, se fixa o marco temporal dos atos praticados, com reflexos sobre prazos, prescrições e responsabilidades e se assegura para que nenhum documento circule na instituição sem rastreabilidade, independentemente do suporte em que foi recebido ou produzido.
Assinale a alternativa CORRETA: