Questões de Concurso
Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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Em um contexto de gestão de arquivos, analise os seguintes fatores:
1. Garantia da preservação de documentos e arquivos importantes.
2. Otimização do processo de busca por informações.
3. Redução do acúmulo desnecessário de dados digitais ou em papel.
4. Aumento da burocracia ao se buscar e trabalhar informações em arquivos.
A alternativa que apresenta de forma completa e correta todas as funções de um programa de gestão de arquivos é:
Arquivo ativo é aquele que:
Considerando que há grande quantidade de documentos sendo tramitados simultaneamente nas instituições, é necessário um processo de organização e controle dessa movimentação.
Esse processo é chamado de:
( ) Pelo princípio da proveniência, os documentos devem ser organizados segundo o órgão ou entidade que os produziu, ainda que isso possa dificultar a classificação temática por assunto.
( ) A transferência de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário implica reconhecimento de que tais documentos perderam completamente seu valor administrativo, restando apenas eventual valor histórico.
( ) A eliminação de documentos públicos ocorre por decisão do gestor responsável pela unidade administrativa, independentemente de estarem sendo utilizados ou não.
Considerando os fundamentos da arquivologia, os métodos de organização documental e as práticas associadas à gestão eletrônica de documentos, assinale a alternativa INCORRETA.
Considerando as práticas relativas à organização de repartições públicas, ao protocolo administrativo, à movimentação documental e ao controle das comunicações internas e externas, analise as alternativas a seguir e aponte a que estiver CORRETA.
Com base nas noções de arquivologia, nos métodos de arquivamento, na gestão eletrônica e na digitalização de documentos, julgue o item a seguir.
A gestão eletrônica de documentos (GED) elimina a necessidade de classificação, de indexação e de atribuição de metadados aos arquivos digitais, pois os sistemas eletrônicos localizam documentos automaticamente por busca de conteúdo visual, tornando também desnecessária a digitalização com reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para fins de pesquisa textual em documentos digitalizados.
Com base nas noções de arquivologia, nos métodos de arquivamento, na gestão eletrônica e na digitalização de documentos, julgue o item a seguir.
O método de arquivamento alfabético organiza documentos por ordem de nomes e dispensa o uso de índices ou instrumentos auxiliares de busca, ao passo que o método numérico simples exige obrigatoriamente a consulta à tabela de temporalidade antes de cada arquivamento ou de cada recuperação de documento.
Com base nas noções de arquivologia, nos métodos de arquivamento, na gestão eletrônica e na digitalização de documentos, julgue o item a seguir.
A teoria das três idades classifica os documentos em correntes, intermediários e permanentes, sendo que os arquivos intermediários abrigam documentos de uso frequente que devem permanecer próximos aos setores de trabalho para consulta diária, enquanto os arquivos correntes destinam‑se exclusivamente à guarda de documentos históricos de valor permanente.
No que diz respeito ao protocolo, ao registro, à classificação e à expedição de documentos, julgue o item a seguir.
Em um órgão público que recebe diariamente grande volume de correspondências, a ausência de procedimentos padronizados de protocolo pode resultar em extravio de documentos, descumprimento de prazos legais e fragilização do controle administrativo.
No que diz respeito ao protocolo, ao registro, à classificação e à expedição de documentos, julgue o item a seguir.
A ausência de registro formal na expedição de documentos não compromete a gestão administrativa.
No que diz respeito ao protocolo, ao registro, à classificação e à expedição de documentos, julgue o item a seguir.
Na recepção de documentos pelo setor de protocolo, a classificação adequada segundo assunto, destino e grau de prioridade é uma etapa essencial para garantir tramitação eficiente e cumprimento de prazos processuais.
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