Questões de Concurso
Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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No que diz respeito ao protocolo, ao registro, à classificação e à expedição de documentos, julgue o item a seguir.
O protocolo e o registro sistemático de documentos, embora facilitem o controle inicial de entrada e de saída de correspondências, tornam os fluxos administrativos mais burocráticos e lentos, reduzindo a agilidade na tramitação de processos e dificultando a rastreabilidade de informações devido ao excesso de registros e de carimbos exigidos.
Considerando a classificação dos tipos de arquivo, analise as afirmativas a seguir:
I.O arquivo corrente é composto por documentos em uso frequente, consultados regularmente pelas unidades administrativas no desempenho de suas atividades.
II.O arquivo intermediário reúne documentos que já não são consultados com frequência, mas que ainda precisam ser preservados temporariamente por razões administrativas, legais ou fiscais.
III.O arquivo permanente é destinado à guarda definitiva de documentos que possuem valor histórico, probatório ou informativo para a instituição ou para a sociedade.
Está correto o que se afirma em:
I.O registro de documentos no setor de protocolo permite identificar informações como data de recebimento, origem, destinatário e número de controle, possibilitando o acompanhamento da tramitação do documento dentro da instituição.
PORTANTO,
II.A classificação dos documentos consiste na guarda definitiva dos documentos em arquivos permanentes, com o objetivo de preservar registros históricos da instituição.
A respeito dessas asserções, assinale a alternativa correta.
No que diz respeito à gestão documental, ao arquivamento e à segurança da informação, julgue o item a seguir.
Os métodos de arquivamento físico mais utilizados incluem o alfabético, o numérico, o geográfico e o temático, devendo a escolha considerar apenas a frequência de consulta e o volume de documentos, uma vez que a natureza dos conteúdos e o grau de sigilo não interferem na definição do método mais adequado, sendo desnecessária a combinação de métodos em um mesmo sistema de arquivos.
No que diz respeito à gestão documental, ao arquivamento e à segurança da informação, julgue o item a seguir.
As tabelas de temporalidade documental estabelecem prazos de guarda e destinação final de documentos (a eliminação ou a guarda permanente) com base na análise de valor primário (administrativo, legal, fiscal) e secundário (histórico, probatório, informativo), racionalizando a gestão e reduzindo os custos de armazenagem.
No que diz respeito à estrutura, ao funcionamento e à gestão de processos administrativos em conselhos profissionais, julgue o item seguinte.
No protocolo de documentos, o registro corresponde à análise do conteúdo do documento para determinar o seu assunto e o seu destino adequado, enquanto a classificação consiste apenas na atribuição de número sequencial e de anotação de dados essenciais para o controle de tramitação.
Quanto aos fundamentos de arquivologia, aos tipos de arquivos e aos métodos de arquivamento nas organizações públicas, julgue o item a seguir.
Ao organizar prontuários funcionais no arquivo corrente, a unidade administrativa deverá utilizar o método numérico simples, exigindo um índice auxiliar remissivo para localizar documentos, configurando‑se, assim, um método indireto.
Quanto aos fundamentos de arquivologia, aos tipos de arquivos e aos métodos de arquivamento nas organizações públicas, julgue o item a seguir.
Na organização pública, os documentos classificados como de valor secundário, que já cumpriram as suas finalidades administrativas, devem ser transferidos do arquivo corrente para o intermediário, aguardando, neste, a sua eliminação definitiva.
No que diz respeito aos tipos de documentos administrativos e às etapas de protocolo nas organizações públicas, julgue o item a seguir.
O registro de documentos recebidos, etapa a qual gera número sequencial, é facultativo para os documentos de natureza ostensiva, visando agilizar a distribuição interna nas organizações públicas.
No que diz respeito aos tipos de documentos administrativos e às etapas de protocolo nas organizações públicas, julgue o item a seguir.
A classificação documental no protocolo deve basear‑se primordialmente na urgência de tramitação do documento, definindo a sua prioridade antes de verificar o assunto.
Considerando os fundamentos arquivísticos e as rotinas administrativas aplicáveis à tramitação de documentos em órgãos públicos, analise as afirmações a seguir:
I. A tramitação documental compreende etapas como protocolo, registro, distribuição, movimentação, controle e arquivamento dos documentos.
II. O controle da tramitação dos documentos tem por finalidade permitir a localização imediata do expediente, evitando extravios e atrasos no atendimento das demandas administrativas.
III. A observância de normas e rotinas padronizadas de tramitação contribui para a continuidade administrativa, independentemente da alternância de gestores e servidores.
IV. Em órgãos públicos, a tramitação de documentos prescinde de registro formal quando realizada em meio eletrônico, pois os sistemas informatizados substituem os procedimentos arquivísticos tradicionais.
V. A tramitação documental está dissociada da gestão de documentos, restringindo-se apenas ao deslocamento físico dos expedientes entre os setores.
Assinale a alternativa correta:
Analise as afirmações a seguir sobre documentos de arquivo:
I. Os documentos de arquivo são produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas no exercício de suas atividades, possuindo valor administrativo, jurídico ou histórico.
II. A organicidade é uma característica essencial dos documentos de arquivo, pois eles se relacionam entre si em razão das funções e atividades da instituição produtora.
III. Os documentos de arquivo são apenas digitais, segundo temas de interesse, sem vínculo necessário com a atividade que lhes deu origem.
IV. A autenticidade e a confiabilidade dos documentos de arquivo decorrem da manutenção de sua integridade e de sua correta gestão ao longo do ciclo de vida documental.
Assinale a alternativa correta:
Os arquivos, no âmbito das organizações públicas, constituem um elemento estratégico diretamente vinculado ao funcionamento do Estado, à administração pública e à garantia de direitos dos cidadãos. A respeito de princípios e conceitos arquivísticos, da legislação arquivística e da gestão de documentos, julgue o item que se segue.
A fase de produção de documentos do programa de gestão de documentos é constituída pelas atividades relativas à avaliação de documentos de arquivo.
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