Assinale a alternativa que apresenta apenas documentos cartográficos.

No que se refere à frequência do uso ou consulta, existem três tipos de arquivos. São eles:

Os conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos, e que devem ser preservados, consultados ou referenciados, frequentemente, por instituições públicas ou privadas ou mesmo por pessoas físicas, recebem o nome de

Consideram-se arquivos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas. Assinale abaixo a alternativa INCORRETA em relação ao conjunto de documentos que são considerados arquivos públicos.

Os arquivos que contém documentos de uso constante são chamados de:

Os arquivos possuem características que variam de acordo com a sua classificação.

I – Arquivo público é o arquivo de instituições filantrópicas que podem ser consultados por qualquer pessoa.

II – Entende-se por arquivo setorial aquele que cumpre as funções de um arquivo corrente e tem sua origem em um determinado setor da instituição.

III – O arquivo especial guarda documentos das mais variadas formas físicas por necessitar de suporte diferente, tais como: slides, filmes e fotografias.

Assinale a alternativa CORRETA.

O principal objetivo da conservação é estender a vida útil dos materiais. Combater as causas de deterioração pode prolongar a vida útil de livros e documentos. Acerca das condutas, em relação à conservação dos materiais, assinale a alternativa incorreta.

Leia atentamente o seguinte trecho.

“Consideram-se _____ um conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.”

A virtualização de documentos antigos permite que eles sejam integrados a novos arquivos dentro de um sistema de gerenciamento eletrônico, melhorando a análise de dados pela organização. A respeito deste assunto, assinale a alternativa incorreta.

Os arquivos apresentam características bem variadas, daí serem classificados em grupos. Sobre esses grupos, analise as afirmativas abaixo e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F)

( ) De acordo com a natureza da entidade que os criou.

( ) Os estágios de sua evolução.

( ) A extensão da sua atenção.

( ) A natureza dos seus documentos.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo

Uma boa gestão de documentos também possibilita um controle maior sobre os acessos. Isso pode ser feito por meio de fichas ou controles com os dados de quem consultou cada arquivo, bem como o dia e a hora em que ocorreu esse evento. Também pode indicar o tempo em que o material ficou em posse de alguém. Em um sistema virtual isso pode ser registrado automaticamente, permitindo, inclusive, verificar se houve alterações (inclusões ou exclusões) no conteúdo dos arquivos consultados. Uma solução de gerenciamento de documentos também permite especificar os requisitos e níveis de acesso permitidos para diferentes conjuntos de documentos. Esse tipo de sistema pode ser feito com base em determinados aspectos.

Sobre este assunto, analise as afirmativas abaixo e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F).

( ) Níveis de sigilo.

( ) Relevância das informações nos arquivos.

( ) Cargos e funções que podem acessar os diferentes grupos de arquivos.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo

Um documento físico conta com limitações significativas quando o assunto é acessibilidade. Portanto, quanto mais organizada a gestão desse tipo de material, melhor é para a organização, especialmente quando esta conta com arquivos ou acervos grandes, que exigem cuidados maiores. Sobre esse contexto, assinale a alternativa incorreta.

Sobre o processo de gestão de documentos, analise as afirmativas abaixo.

I. Faz parte das técnicas de arquivamento de documentos, e serve como facilitador da localização e conservação dos mesmos.

II. A gestão de documentos surgiu nas empresas com a finalidade organizar as informações da corporação que se encontravam desorganizadas.

III. A técnica de gestão dos documentos tem como prioridade organizar a administração, manutenção e destinação dos documentos.

Assinale a alternativa correta.

A gestão de documentos é importante para atividades que envolvam documentos e consultas a informações dentro das organizações. A respeito de processos, eventos ou rotinas que demandam o acesso a arquivos, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta

I. Durante negociações com fornecedores de longa data não é indicado analisar os contratos firmados para avaliar se os valores pagos estão condizentes com os serviços/insumos recebidos, mas é importante manter em algum lugar o cadastro.

II. Ao lidar com um cliente com histórico de compras na empresa, é importante checar seus dados cadastrais, as interações anteriores com ele e quais produtos/serviços costuma adquirir. Dessa forma, o atendimento poderá ser personalizado.

III. Durante a fiscalização de órgãos do governo, é essencial ter fácil e rápido acesso a todos os documentos contábeis e gerenciais, incluindo notas fiscais, declarações, recibos de tributos pagos etc. Isso evitará problemas, como multas, suspensão de atividades, restrições e investigações.

A organização de documentos e arquivos pode ser entendida como um serviço cuja finalidade principal seja a de criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos em organizações em geral. A respeito de algumas vantagens e benefícios da organização de arquivos, analise as afirmativas abaixo, dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F) e assinale a alternativa correta.

( ) Organização física adequada.

( ) Sistema de identificação.

( ) Padronização dos métodos de arquivamento.

( ) Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos.

( ) Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos.

Assinale a alternativa correta

Cada instituição pública ou privada, prestadora de serviços específicos, tem documentos que marcam as atividades que são realizadas nesse determinado contexto. A esses documentos chamamos de gêneros textuais:

Marque a opção que NÃO apresenta um objetivo da gestão de documentos:

Qual a melhor definição de Arquivamento de Documento Oficiais?

Sobre os cuidados com arquivos especiais, assinale V para o item verdadeiro e F para o falso.

I. Arquivo de Recorte de Jornal: os recortes de jornais são arquivados, por assunto, podendo-se aplicar qualquer um dos métodos usuais, ou seja, o dicionário, o enciclopédico, ou decimal. Desaconselha-se a colagem do recorte em folhas de papel, a fim de facilitar o processo de microfilmagem, que exige uniformidade de coloração de papéis, bem como melhor aproveitamento dos fotogramas.

II. Arquivo Fotográfico: Segundo orientação de Paes (2002) para se evitar a deterioração pela umidade e acidez, as fotografias devem ser acondicionadas em papel de pH neutro e guardadas em pastas suspensas, com suportes de plástico. Devem ser identificadas pelo mesmo código de assunto ou número de registro dado ao grupo de fotos que contêm e arquivadas pelo código de assunto principal ou em ordem numérica crescente.

III. Arquivo de Catálogo Impresso: Além da correspondência e de outros documentos convencionais, as empresas possuem também impressos e catálogos produzidos ou não por elas, e que devem receber tratamento arquivístico. O arquivamento poderá ser feito por assunto, por nome das firmas ou por artigos referenciados nos catálogos.

IV. Arquivo de fita magnética, filme e disco: Os procedimentos para o arquivamento de fitas áudio e vídeo magnético, filmes e discos, guardadas as particularidades de cada suporte, são muito semelhantes aos aplicados no arquivo fotográfico. Neste caso, o método de arquivamento mais indicado é o numérico simples. Cada rolo de fita ou filme, bem como cada disco, receberá um número de registro que os identificará e localizará no acervo.

A sequência correta de cima para baixo é:

O princípio arquivístico segundo o qual os documentos acumulados por pessoa física ou jurídica não podem ser misturados a conjuntos documentais produzidos e(ou) recebidos por outras pessoas ou organização é o