Questões de Concurso
Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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I – precisão das informações, facilitando processos administrativos;
II – acesso e a localização das informações, o que agiliza o atendimento de solicitações internas e externas;
III – decisões menos assertivas baseadas em dados para avaliar o progresso da prefeitura em relação a seus objetivos.
É(São) correto(s):
I – etiquete as pastas com informações claras, como, por exemplo: nome completo do aluno, o número de matrícula, a série e o ano letivo;
II – organize as pastas de forma lógica, seguindo critérios, a exemplo: ordem alfabética, série ou ano;
III – mantenha um sistema de controle para registrar a movimentação das pastas, como empréstimos temporários para fins administrativos;
IV – garanta que o local de armazenamento seja limpo, seco, seguro e de fácil acesso a todos e qualquer funcionário da escola.
Estão corretos:
I – ciclo de vida documental;
II – frequência de uso;
III – prazo de guarda;
IV – destinação final.
Estão corretos:
Assinale a alternativa que preencha corretamente a lacuna acima.
( ) O método alfabético consiste na organização do arquivo em ordem de documentos por data.
( ) O método espacial consiste na organização dos documentos por meio do local.
( ) O método numérico é aplicado quando os documentos são ordenados por números.
( ) Arquivo central é o conjunto de documentos em curso ou consultados frequentemente.
( ) Método de arquivamento alfabético é aquele utilizado quando o elemento principal a ser considerado é o nome, podendo ser chamado de sistema direto.
( ) Arquivo é o conjunto dos documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.
I. A busca de um documento pelo sistema indireto é realizada consultando um índice ou um código primeiramente, para então se localizar o documento.
II. A função principal do arquivo corrente é assegurar a preservação de documentos que não são mais utilizados, mas que aguardam uma decisão por eliminação ou arquivamento definitivo.
III. O método de arquivamento numérico possui as subdivisões de simples, cronológico, dígitoterminal e alfanuméricos.
Ao considerarmos as afirmativas como verdadeiras ou falsas, a sequência correta obtida é
No âmbito da gestão documental, diferentes práticas são adotadas para manter a organização e a acessibilidade dos arquivos. Avalie as seguintes afirmações e marque (V) verdadeiro para as afirmações verdadeiras e (F) falso para as afirmações falsas:
(__)A classificação dos documentos deve ser aleatória para aumentar a segurança das informações.
(__)Documentos confidenciais devem ser armazenados em locais de fácil acesso para agilizar consultas.
(__)O arquivamento sistemático facilita a recuperação e a gestão da informação. Assinale a alternativa com a sequência, de cima para baixo, CORRETA:
Na gestão de informações, é crucial estabelecer protocolos claros para o recebimento e a transmissão de dados. Avalie as seguintes afirmações:
I. Todas as informações recebidas devem ser imediatamente compartilhadas com toda a equipe.
II. Informações confidenciais devem ser manuseadas com cuidado e distribuídas apenas para pessoas autorizadas.
III. O registro de informações recebidas é desnecessário, pois confia-se na memória dos colaboradores.
Está(ão) correta(s) apenas:
( ) Controle de qualidade - nesta etapa, observa-se se as cópias digitais estão legíveis, em boa definição e com o tamanho adequado.
( ) Digitalização de documentos - nesta etapa, os documentos são colocados em um scanner (ou dispositivo equivalente) de qualidade para que sejam criadas cópias digitais fidedignas às originais, mas com tamanho de arquivo menor e maior resolução da imagem.
( ) Preparação dos documentos - nesta etapa, os documentos físicos são separados e agrupados por temas ou categorias para facilitar a organização e busca. Aqui também clipes, grampos e outros elementos que possam danificar o scanner e prejudicar a digitalização devem ser retirados, bem como deve-se buscar minorar marcas ou dobras no documento se possível.
( ) Planejamento - nesta etapa, é fundamental observar que documentos serão tratados, que tratamento será esse, que equipamento será utilizado e como os documentos serão colocados nesse equipamento, como ele funciona, onde os documentos serão arquivados, como o documento digitalizado será transferido do equipamento em que o escaneamento será realizado para o espaço em que será arquivado, bem como a forma como se dará o acesso a esse documento após a digitalização, por fim, é preciso saber que destino será dado ao documento físico que passará pelo processo de digitalização.
( ) Disponibilização - nesta etapa, os documentos que foram digitalizados e armazenados são disponibilizados aos usuários autorizados a partir de meios seguros.
( ) Indexação - nesta etapa, os documentos digitalizados são gravados no local em que serão armazenados, organizando-os de forma clara e segura para que possam ser localizados facilmente pelos usuários autorizados.
Assinale a alternativa que corretamente ordena as etapas citadas:
As notas fiscais emitidas no ano corrente, após processo licitatório de aquisição de materiais, são exemplos de arquivos de
Por meio do serviço de protocolo de uma organização pública, os documentos ingressam em
Fonte: ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos : curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal. 2. ed., rev. e ampl. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 2019. (grifo nosso)
Compreende uma rotina típica do serviço de protocolo a:
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