A charge a seguir, chama a atenção para o processo de classificação dos documentos: 

 

Os conceitos a seguir, podem ser utilizados para explicar a classificação de documentos, EXCETO:  

A charge em questão, satiriza o processo de arquivamento de documentos. No entanto, esse é um processo fundamental para empresas, sejam elas públicas ou privadas. Partindo dessa premissa, analise os termos e conceitos ligados à organização e arquivamento de documentos:
I Arquivo: Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou a privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independente da natureza dos suportes.
II Documento: Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte.
III Documento de arquivo: É um documento produzido, recebido e mantido a fim de provar e/ou informar por uma organização ou pessoa, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades.
IV Avaliação de documentos: Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos
É CORRETO o que se afirma:

São considerados métodos de arquivamento, exceto:

Cabe à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. O conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, à subfunção e, atividade responsável por sua produção ou acumulação. O programa de gestão arquivísticas de documentos terá que atender a uma série de exigências, tanto em relação ao documento arquivísticos como ao seu próprio funcionamento. Ao encontro disso, avalie as questões a seguir e julgue as exigências que o documento arquivístico deve atender:
I.Refletir corretamente o que foi comunicado, decidido ou a ação implementada.
II.Contemplar o ciclo de vida dos documentos.
III.Garantir o acesso aos documentos.
IV.Implementar estratégias de preservação dos documentos desde a sua produção e pelo tempo que for necessário.
É CORRETO o que se afirma em:

28. Classificar é organizar os documentos em um arquivo. É feito a partir da análise do conteúdo dos documentos, para posteriormente selecionar a categoria do assunto, facilitando a localização e arquivamento dele. Para essa análise, é utilizado o Código de Classificação de Documentos (CCD), que permite classificar todo e qualquer documento produzido, recebido ou acumulado pelos órgãos e/ou entidades do Poder Executivo do Estado, no exercício de suas atividades e funções. O método Duplex pode ser utilizado como eixo principal para a criação dos respectivos CCD. Esse método consiste em: 

A afirmativa “Conjunto de documentos em tramitação ou não, que pelo seu valor primário é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração” trata de que tipo de arquivo?

Assinale a alternativa que se refere ao tipo de pasta de para armazenamento de arquivos descrita abaixo:
São pastas que apresentam várias divisórias, de modo que os documentos podem ser separados de acordo com o assunto, ordem alfabética ou qualquer outro critério adotado pela instituição. São bastante utilizadas nos arquivos pessoais, mas podem ser encontradas também em arquivos institucionais. 

O arquivamento de nomes obedece a certas regras, que são chamadas de regras de alfabetação. Nesse sentido assinale a alternativa no qual o arquivamento não está CORRETO: 

O auxiliar administrativo no arranjo da documentação utiliza para a organização dos acervos arquivísticos o método geográfico. Esse método arquiva:

Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e Municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes, de acordo com a Lei nº 8.159, avalie e marque a alternativa CORRETA que corresponde aos números (1), (2) e (3):
- Consideram-se (1) aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
- Consideram-se (2) aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
- Consideram-se (3) os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Após análise, marque a opção CORRETA. 

Qual dos itens a seguir NÃO é necessário estudar para a elaboração de um plano de classificação documental das atividades fins de uma instituição?

Analise as afirmativas abaixo sobre a expedição de correspondências.

1. SEDEX é o serviço de envio não expresso de mercadorias.

2. Por meio do SEDEX 12, a entrega ocorre em até 12h do ato da postagem.

3. A inclusão de cartões de plástico é permitida na postagem de Carta.

4. Não se deve escrever a sigla CEP antes dos algarismos.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

Em relação às operações e ações no processo de gestão de documentos e arquivo, relacione as colunas 1 e 2 abaixo.

Coluna 1 Operação/ação

1. Arranjo

2. Apensação

3. Descrição

4. Suporte

5. Tramitação

Coluna 2 Definição

( ) Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo das unidades de arquivamento, representam-nas nos instrumentos de pesquisa.

( ) Sequência de operações que, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido, visa à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se de diferentes métodos.

( ) Material sobre o qual são registradas as informações.

( ) Juntada, em caráter temporário, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.

( ) Curso do documento, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

Analise a frase abaixo:

A metodologia funcional para um plano de classificação de documentos de arquivo corresponde a um instrumento que apresenta os documentos ....(1).... organizados de acordo com as ....(2).... e atividades desempenhadas pelo órgão, do mais ....(3).... para o mais ....(4)..... .

Assinale a alternativa que completa corretamente as lacunas numeradas do texto. 

Relacione as colunas 1 e 2 abaixo em relação às técnicas e procedimentos utilizados na arquivística.

Coluna 1 Técnica/procedimento

1. Catálogo

2. Coleção

3. Depósito

4. Desclassificação

5. Transferência

Coluna 2 Definição

( ) Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos.

( ) Instrumento de pesquisa elaborado segundo critérios específicos, que inclui documentos pertencentes a uma instituição, descritos de forma sumária ou pormenorizada.

( ) Conjunto de documentos, sem relação orgânica, aleatoriamente acumulados.

( ) Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermediários.

( ) Ato pelo qual arquivos ou coleções são colocados, fisicamente, sob custódia de terceiros, sem que haja transferência da posse ou propriedade.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo. 

Segundo a organização de arquivos pelo método alfabético, no arquivamento por nome de pessoas físicas, coloca-se o último sobrenome

O arquivo que mantém guardados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constantes e atuais, recebe o nome de Arquivo 

Toda correspondência recebida deve ser protocolada ou protocolizada, o que significa que ela deve ser

Segundo Gonçalves (1998), “na fase corrente, o plano de classificação deve abranger todos os tipos documentais produzidos/acumulados pela entidade, pois todos eles devem ser objeto de organização, estando, portanto, sujeitos à classificação e à ordenação”. Sendo assim, o plano de classificação é também extremamente útil à elaboração dos planos de destinação e das tabelas de temporalidade, essenciais no processo de  

Para Schellenberg (2002), os métodos de classificação de documentos públicos podem ser divididos em três tipos: