De acordo com a Teoria das Três Idades,

O arquivamento pelo método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente – pessoa física ou jurídica –, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro.

Por exemplo, temos a seguinte lista de registros ordenada pelo método numérico simples:

1. Pedro Almeida

2. Maria Cardoso

3. Ana Bento

4. Banco Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social

Caso fosse adotado o método de arquivamento alfabético para a mesma lista, como essa ficaria ordenada?

O protocolo da Instituição A recebeu e separou dois documentos dos demais; verificou se faltavam folhas ou anexos, realizou cópias e numerou-as e datou-as, bem como os documentos originais.

Depois desse processo, o setor encaminhou os originais para o destinatário Instituição B, órgão externo à Instituição A.

Esta rotina é denominada:

Os documentos de arquivo passam por três fases distintas de arquivamento para cumprirem seu ciclo de vida, que são estabelecidas de acordo com a vigência administrativa, a frequência de consulta e os valores primários e secundários dos documentos.

A fase ........... é constituída pelo conjunto de documentos, que possuem valor de pesquisa, probatório e informativo. Nesta fase não há restrição de acesso e os documentos não podem ser doados e nunca perdem o valor ou a validade.

Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna do texto.

Paes (2012) define que os documentos, quanto ao gênero, podem ser classificados em determinadas categorias. Sendo assim, os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos, tais como discos, fitas audiomagnéticas, são denominados documentos:

Tendo por base o “Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística” (2005), analise as seguintes assertivas, relativas aos métodos de ordenação de documentos, assinalando V, se verdadeiras, ou F, se falsas.

( ) O método alfanumérico é o método de ordenação que tem por eixo a combinação de letras e números.

( ) O método decimal é o método de ordenação que tem por eixo o número e a data dos documentos.

( ) O método variadex é o método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Existem vários métodos de arquivamento, cada um com suas vantagens e desvantagens, adequados para diferentes tipos de documentos e necessidades de organização. Aqui estão alguns dos métodos mais comuns de arquivamento:

I.Método alfabético.

II.Método numérico.

III.Método geográfico.

Dentre as opções citadas está correto o que se afirma em:

A _____________ desempenha um papel fundamental no setor de protocolo, realizando a tarefa de encaminhar os documentos recebidos para os destinatários específicos ou setores específicos dentro de uma organização ou órgão público. Este processo é essencial para garantir que as informações contidas nos documentos cheguem às pessoas ou departamentos relevantes de maneira organizada e eficiente.

Após leitura, marque a alternativa que completa corretamente a lacuna da asserção apresentada.

Analise as asserções a seguir:

I.Devido a enorme circulação de documentos nos setores públicos, são orientados a utilizar uma identificação, que beneficia a classificação dos documentos nos arquivos públicos, sendo essas identificações: corrente, intermediário ou permanente.

ASSIM SENDO,

II.A classificação correta dos documentos nos arquivos públicos, proporcionará a transparência, o acesso à informação, a preservação histórica, o cumprimento das obrigações legais garantindo a eficiência dos processos governamentais. Esses arquivos são recursos valiosos que devem ser organizados e mantidos de forma a garantir sua continuidade.

Marque a alternativa correta, após análise das asserções.

Em relação a arquivos correntes, assinalar a alternativa CORRETA:

Documentos que aguardam algum prazo ou que ainda podem ser solicitados são guardados nos arquivos:

No gerenciamento documental e nas práticas administrativas, um instrumento de organização é o protocolo, que tem como objetivo principal

Os documentos que compõe os arquivos passam por fases e a sistematização desse ciclo compreende a teoria das três idades dos arquivos e é definida de acordo com a frequência de consulta e o tipo de utilização que se faz deles. Os documentos correntes são aqueles que

Leila trabalha no departamento pessoal de uma empresa e está organizando os arquivos de candidatos selecionados para ocupar as vagas de atendente de telemarketing. Considere as fichas abaixo:




Sendo a organização alfabética, pelo nome do candidato, as fichas ficarão dispostas na seguinte ordem 

De acordo com as noções básicas sobre Arquivologia, assinale a alternativa correta, sobre o conceito de “arquivos correntes”.

Todo documento, sobretudo os públicos precisam de cuidado no manuseio e na forma de arquivamento para que se mantenham com a máxima manutenção do seu formato. Sobre documentos públicos, assinale a alternativa correspondente ao elemento que determina o tempo em fases de um documento com fase ativa, semiativa, inativa ou pela idade como 1 idade, 2 idade, 3" idade de um documento que precisam ser determinados e ligados aos sistemas de arquivamento.

Sobre protocolo e avaliação de documentos, analise as afirmativas a seguir.

I. O protocolo consiste em registrar, controlar e acompanhar a tramitação dos documentos, desde sua entrada até sua saída na instituição.
II. A avaliação de documentos visa determinar o valor e o prazo de permanência de cada documento em cada fase do seu ciclo de vida.
III. O protocolo é uma atividade exclusiva das instituições públicas, não sendo aplicável em organizações privadas.
IV. A avaliação de documentos é realizada para fins de preservação histórica, mas não tem impacto nas decisões administrativas da instituição.
V. A organização dos documentos no protocolo é realizada exclusivamente por ordem alfabética dos nomes dos remetentes.

Está correto o que se afirma apenas em 

"Procura resumir para o consulente as principais características dos documentos em questão, destacando as potencialidades da pesquisa, a forma de organização e a representatividade do conjunto em função de descartes prévios ou de posteriores acréscimos de documentos".
Fonte: LOPEZ, André Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo: elaboração de instrumentos de pesquisa. São Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2002.
A partir do conceito apresentado, assinale a alternativa que corresponde ao termo correto em documentação arquivística.

O método de arquivamento direto, em que o elemento principal a ser considerado é o local ou a sua procedência, é conhecido como:

O método de arquivamento em que os documentos são numerados em ordem cronológica de emissão é denominado como método: