No arquivo, é estabelecida uma classificação específica para cada instituição, ditada por suas particularidades.

A informação é a unidade de registro, qualquer que seja o suporte ou o formato.

Na biblioteca, preserva‑se a documentação referente a uma atividade como um conjunto, e não como unidades isoladas.

O arquivo tem finalidade essencialmente cultural e, geralmente, é constituído de coleções temáticas.

O protocolo possui uma finalidade funcional e administrativa, apresentando caráter orgânico, isto é, produzido por um organismo ou um órgão no decorrer de suas atividades.

Atribuições do Protocolo.

Gestão de Documentos.

Enviar Processos para outra Unidade.

Incluir Documentos.

Quando os documentos estão devidamente organizados e protocolados, a rotina é agilizada e ninguém perde tempo procurando os arquivos.

Um protocolo bem estruturado com carimbos, assinaturas e registros válidos legalmente, pode servir como prova jurídica em caso de necessidade.

Ao saber que os documentos estão devidamente arquivados e a uma simples consulta de distância, você permite que o seu cérebro se concentre naquilo que realmente importa. Uma preocupação a menos em meio aos problemas do dia a dia. Mas não é só isso, manter o processo organizado tende a criar uma política de responsabilidade internamente.

Por meio do Sistema de Protocolo, o órgão poderá tramitar os pedidos de solicitação de informações realizados através dos canais de Ouvidoria e eSIC – Sistema Eletrônico de Acesso à Informação. Solicitações recebidas por estes canais, tem por obrigatoriedade um tempo de atendimento para resposta, conforme publicado na Lei de Acesso à Informação e Transparência.

Melhora na organização.

Garantia jurídica.

Procrastina o tempo.

Atender à legislação.

II.

I e IV.

I e III.

II, III e IV.

Ideográfico.

Semântico.

Geográfico.

Cíclico.

Alfanumérico.

filmografia.

acervo de gravuras.

arquivo fotográfico.

documento audiovisual.

documento iconográfico.

traz características inovadoras de forma que o sucesso de implantação independa da incorporação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos.

possui um conjunto de procedimentos e operações técnicas focado na descrição arquivística de documentos digitais.

se trata de sistema desenvolvido prioritariamente para otimizar o acesso e a recuperação de documentos arquivísticos.

apresenta ações aplicáveis a documentos convencionais, ao registrar suas referências, incorporando imagens digitalizadas e a documentos digitais.

processa eletronicamente material em ambientes híbridos, isto é, documentos digitais e não digitais separadamente em sistemas diferentes.

Elaborar termo de eliminação, eliminar as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossiê e operacionalizar a transferência, seguindo orientações do setor responsável pelo arquivamento.

Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para a fase, proceder à alteração de suporte, se for o caso, e proceder ao registro dos documentos eliminados.

Operacionalizar o recolhimento, segundo orientações da instituição arquivística responsável pela guarda permanente, organizar os documentos produzidos e recebidos pelo órgão e separar os documentos produzidos.

Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela de temporalidade, elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para a próxima fase e proceder à classificação.

Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento, proceder o registro dos documentos produzidos e recebidos, realizar a descrição arquivística.

no código de classificação, as funções e atividades são entendidas como assunto e estão organizadas em ordem alfabética.

os códigos numéricos refletem a superordenação dos subgrupos ao grupo, do grupo à subclasse e desta, à classe.

o modelo adotado é o de código de classificação decimal com código numérico divido em cem classes com sucessivas divisões.

a classe principal 000 corresponde ao grande subgrupo de atividades desenvolvidas pelo órgão.

os assuntos recebem códigos numéricos os quais refletem a hierarquia funcional do órgão.

os sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen podem ser separados na alfabetação.

os títulos pessoais devem ser considerados na alfabetação dos nomes completos.

os nomes espanhóis são registrados pelo último sobrenome que corresponde ao sobrenome da família do pai.

os artigos, as preposições e as conjunções como “a, o, de, da, do, e” devem ser considerados na alfabetação dos nomes e sobrenomes.

as iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na alfabetação de sobrenomes iguais.

Conferir o registro do documento, registrar o envio, providenciar cópia do documento, emitir relação de remessa e acondicionar o documento.

Conferir o remetente do destinatário, atestar o recebimento do documento em trânsito, formalizar o encerramento do volume, emitir nova folha líder e conferir o despacho.

Expedir o documento, devolver a relação de remessa, conferir a instrução, conferir a numeração de folhas e registrar o encaminhamento.

Emitir relação de remessa, conferir o documento, atestar o recebimento do documento, conferir a solicitação de autuação e pesquisar antecedentes.

Registrar o processo, ordenar os documentos, colar os documentos, inutilizar os espaços em branco e encaminhar o processo.

distribuição.

tramitação.

notação.

desentranhamento.

transferência.

pesquisa documental.

utilização dos documentos.

classificação de documentos.

acesso à informação.

descrição arquivística.

Separar a correspondência oficial da que é particular; separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso; encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários.

Tomar conhecimento da correspondência pela leitura, verificando a existência de antecedentes; encaminhar os documentos aos respectivos destinos; arquivar uma cópia por assunto no respectivo dossiê.

Verificar a classificação atribuída no ato do recebimento; anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto; arquivar todos os documentos de acordo com o método adotado.

Receber os documentos e examiná-los a fim de não serem guardados aqueles cujas ações ainda não tenham sido concluídas; preencher em duas vias o formulário de recibo; receber de vários setores os documentos a serem distribuídos.

Receber a correspondência por malotes, balcão ou correio; colocar carimbo com numerador ou datador; classificar as cópias de correspondência expedida, anotando o código adotado em todas as cópias.

Ficha de protocolo.

Formulário de procedência.

Formulário de recebimento.

Modelo de fluxo.

Ficha de assunto.