Os arquivos que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos setores que integram a estrutura de uma instituição, funcionando como extensão daqueles são classificados como:

A etapa do ciclo vital arquivístico na qual os documentos aguardam o término do seu prazo precaucional para eliminação ou encaminhamento ao arquivo de 3ª fase e ainda possuem valor primário é denominada como fase:

Os registros são documentos usados para manter informações detalhadas e precisas de atividades, transações ou eventos. Sobre o conceito de tempo de retenção dos registros, é correto afirmar que:

Márcia trabalha como administradora no setor de vendas da empresa X. Com a chegada de 15 (quinze) caixas de cadastro de clientes, Márcia se organizou para arquivar os cadastros. Primeiro, ela separou os cadastros com base na inicial do nome de cada cliente e os colocou em ordem. Depois, ela separou os cadastros com base na quantidade de produtos que aqueles clientes já compraram. O primeiro da lista era o cliente que mais comprou nos anos de 2019 a 2022 e o último era o cliente que menos comprou no mesmo período. Por fim, Márcia organizou os cadastros considerando a data de cadastro de cada cliente. Considerando a situação narrada, assinale os métodos de arquivamento utilizados consecutivamente por Márcia.

Uma boa gestão de documentos, tanto físicos quanto digitais, é fundamental para a organização, a produtividade e a segurança da informação em qualquer instituição, permitindo uma rápida localização e acesso a dados importantes, além de garantir a conformidade legal e a preservação de registros essenciais. Sobre o que devem assegurar os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos, registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:

(__)A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado.
(__)O emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado.
(__)A confidencialidade, quando aplicável.
(__)A interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Fonte: Decreto nº10.278/2020.

Assinale a alternativa com a sequência correta:

Arquivos são o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada. Caracterizam-se pela natureza orgânica de sua acumulação (de forma organizada, dentro de uma estrutura). De acordo com a classificação dos arquivos relacionados aos aspectos das entidades mantenedoras, arquivos de empresas, indústrias ou escritórios são de característica:

É prática comum nas organizações a revisão de seus arquivos e documentos de tempo em tempo dentre as ações são utilizadas técnicas de eliminação e descarte de documentos que perderam sua validade. Assinale a alternativa correspondente a esses tipos de documentos.

Existem tipologias distintas na classificação e recepção de documentos.

A codificação de documentos numa empresa permite que diversas tarefas sejam otimizadas visando a racionalidade organizacional.

Analise os itens abaixo, quais se enquadram nas atividades de codificação de documentos necessárias para o bom andamento da gestão organizacional:

(__)Identificação de códigos GL.

(__)Definição de mapeamento logístico para documento.

(__)Rejeição de documentos.

(__)Aumento da prioridade de um documento.

A seguir assinale a alternativa que contém a ordem CORRETA de cima para baixo:

A sobrecarga de espaço físico é um problema comum no meio organizacional. Neste sentido são utilizadas técnicas de destruição de documentos que cumpriram sua função ou sua validade já foi extinta tornando-se obsoletos. Assinale a alternativa correspondente a este procedimento.

Dentre os procedimentos de catalogação de documentos, assinale a alternativa correspondente ao procedimento formal estabelecido pela empresa caracterizado por ser o trajeto que o documento percorre desde o momento da recepção na empresa até o destinatário final tendo cumprida a função.

A codificação documental é uma tarefa que requer detalhes e técnicas refinadas de organização. Assinale a alternativa correspondente ao tipo de codificação caracterizada pela utilização exclusivamente de letras sendo dispostos de maneira lógica e buscando ordenamento dos itens:

A fase da gestão de documentos que envolve a atividade de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, que decide quais os documentos serão eliminados e quais serão preservados permanentemente é a:

A gestão de documentos possui quatro níveis de aplicação. Aquele que estabelece que os órgãos devem contar, no mínimo, com programas de retenção e eliminação de documentos e estabelecer procedimentos para recolher à instituição arquivística pública os de valor permanente, é chamado de nível:

O método de arquivamento cuja documentação é dividida em classes, partindo-se do geral para a espécie e desta para a minúcia, é conhecido como:

De acordo com as características do arquivamento horizontal, sabe-se que:

Dentre as etapas da operação de arquivamento, aquela que consiste na separação e reunião de um conjunto dos documentos classificados sob um mesmo assunto é chamada de:

"A organização do arquivo escolar deve ser feita de forma clara e eficiente, permitindo a rápida localização dos documentos necessários." - Nilson José Machado.

De acordo com a norma de arquivamento, qual é a forma correta de arquivar uma ata de reunião de conselho de classe?

Realizar a gestão eficiente de documentos físicos é um dos grandes desafios das empresas e instituições, sejam elas pequenas ou não, tendo em vista que muitas vezes o fluxo de informações é grande e faz-se necessário utilizar métodos (técnicas) de arquivamento de documentos para lidar com o enorme volume gerado. O método de organização e arquivamento de documentos físicos que utiliza cores para categorizar e identificar pastas, arquivos e outros documentos denomina-se:

Sobre o ciclo de vida dos documentos, analise as afirmativas a seguir.

I. São constituídos de documentos consultados ocasionalmente e originários dos arquivos correntes.

II. Composto pelos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico.

III. Formado por documentos de valor secundário, que devem ser guardados permanentemente, ou seja, não podem ser eliminados/descartados de forma alguma em decorrência de seu valor probatório e/ou informativo para o Estado ou sociedade.

As afirmativas I, II e III estão se referindo, respectivamente, aos documentos denominados:

O E-Arq Brasil (2022) define Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos como sendo: