O chamado "controle de multicópias" refere-se às medidas implementadas para evitar a criação excessiva e descontrolada de cópias de documentos. Esse controle é importante para evitar redundância, facilitar a localização dos documentos e otimizar o uso de recursos. Algumas estratégias eficientes para o controle de multicópias incluem: políticas de cópias, uso de cópias digitais, controle de impressão e compartilhamento de documentos.

Julgue o excerto apresentado e assinale a alternativa correta:

Considere as afirmativas relacionadas à produção e utilização de documentos apresentadas a seguir e registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:

(__)Durante a produção de documentos, é essencial adotar boas práticas de redação e revisão, garantindo qualidade e consistência das informações registradas.

(__)A produção de documentos é um processo que envolve várias etapas, desde o seu descarte até a sua geração de valor.

(__)A utilização de documentos envolve a decisão sobre o que fazer com eles ao final de sua vida útil, sendo que a escolha de preservação permanente ou eliminação definitiva é feita a partir de dados objetivos.

Assinale a alternativa com a sequência correta:

Esta fase diz respeito à capacidade de localizar e disponibilizar documentos de forma eficiente. É essencial fazer uma indexação adequada dos documentos, aplicar técnicas de busca, como palavras-chave, filtros e lógicas operacionais, e desenvolver interfaces de pesquisa amigável. Além disso, é importante garantir o acesso controlado, com a definição de políticas de privacidade, restrições de acesso e proteção da informação sensível.

O excerto apresentado faz referência à chamada:

A gestão adequada de documentos é essencial para garantir a eficiência e a transparência nas atividades organizacionais. Sobre esse assunto, julgue as sentenças a seguir e registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:

(__)A implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) pode facilitar o acesso, permitindo pesquisas, visualização e compartilhamento de documentos de forma controlada.

(__)No contexto administrativo, os documentos podem ser categorizados em três tipos: correntes, associativos e futuros.

(__)A tramitação dos documentos refere-se ao seu fluxo dentro da organização, o que inclui o encaminhamento, recebimento, análise, aprovação e distribuição para as partes interessadas.

Assinale a alternativa com a sequência correta:

O gerenciamento adequado de documentos e arquivos é essencial para garantir a transparência, a responsabilidade e a preservação da memória institucional. No contexto atual, em que a informação é cada vez mais digitalizada, é necessário contar com sistemas e redes de informação arquivística que controlem o gerenciamento eficiente e seguro dos documentos eletrônicos. Para tanto, é importante adotar padrões e normas que orientem sua criação e operação, a exemplo do __________ , uma ferramenta de informação que tem a finalidade de capturar, administrar e disponibilizar o acesso a documentos arquivísticos ao longo do tempo.

Assinale a alternativa que corretamente completa a lacuna no excerto:

Analise as asserções a seguir e a relação proposta entre elas:

I.As atividades de protocolo são determinantes para a concreta implementação de uma política de gestão de documentos em instituições e organizações públicas.

PORQUE

II.Todas suas atividades culminam com a garantia de recuperação e posterior acesso à informação.

Disponível em: < occoooPProostapdffpa.br:8443/bitstream/prefix/3385/1/TCC_GestaoProtocoloProposta.pdf >

Assinale a opção correta:

A exposição de documentos de arquivo é realizada pela função arquivística de

Em relação às atividades do protocolo, assinale a alternativa correta.

Assinale a alternativa que indica as três fases para implementação do Programa de Gestão de Documentos.

Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas:

“O _____________ _______________________ e a ___________________ são ferramentas essenciais do programa de gestão de documentos.”

O processo de gestão de documentos passa as suas três fases básicas. São elas:

Tecnicamente, o sistema de arquivamento é o conjunto de princípios coordenados entre si com a finalidade de definir a forma de consulta ao arquivo, que pode ser direta ou indireta. Neste caso, a consulta indireta é aquela que:

Assinale a alternativa correta:

O conjunto de operações que visa o controle e repasse dos documentos que tramitam no órgão, de modo a assegurar sua imediata localização, recuperação e acesso à informação é denominado de:

O ciclo vital dos documentos compreende as sucessivas fases por que passam os documentos de arquivo dentro de uma organização, desde sua produção até sua destinação final guarda permanente ou eliminação. O ciclo vital dos documentos está fundamentado na teoria das:

O método de arquivamento no qual a classificação é feita por assuntos e que exige a interpretação dos documentos conforme o conhecimento das atividades empresariais é chamado de método

Sobre a avaliação de documentos, assinale a alternativa INCORRETA:

O Arquivo Público Municipal requer uma boa gestão documental e para tal, é necessário um Programa de Gestão Documental. Sobre o tema, atribua V para item verdadeiro e F para item falso:

(__)É imperativo que o município conte com um programa de gestão documental adequado, pois, sem uma política eficiente de arquivos e gestão de documentos e informações é muito pouco provável que haja uma política eficiente de acesso às informações públicas.

(__)A existência de um programa de gestão documental integrado, ou seja, que integralize as fases corrente, intermediária e permanente, tem como consequência a perda, extravio ou destruição indiscriminada do patrimônio documental público, podendo acarretar danos irreparáveis à administração pública, ao direito fundamental dos cidadãos ao acesso a dados, documentos e informações públicas, à produção do conhecimento, à história e memória do município e do país.

(__)Com a promulgação da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que assegurou amplo acesso às informações públicas de maneira mais detalhada, com indiscutíveis repercussões no âmbito dos municípios, a gestão documental assume uma importância ainda maior.

(__)Não se consegue oferecer ao cidadão uma informação que não se sabe onde está, pois, esta não foi efetivamente tratada, processada, controlada e preservada, ou pior, a informação que não se tem, pois esta foi eliminada sem critério.

Respondidos os itens, a sequência CORRETA é:

Compreendidas as funções dos arquivos públicos e reconhecida a necessidade de se organizarem os documentos e informações como suporte para as decisões da administração municipal e para atender às demandas dos cidadãos, é indispensável a criação do arquivo público municipal, de um sistema municipal de arquivos e a implantação de um programa de gestão documental do município. Sobre o tema, analise os itens abaixo:

I- O arquivo público municipal, como vimos, é a instituição responsável pela gestão, preservação e acesso aos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelo poder público municipal. Não poderá o arquivo público custodiar documentos de nenhuma outra fonte senão os próprios da Prefeitura.

II- Para definição da estrutura organizacional do arquivo público municipal deve se considerar o porte do município, ou seja, se é constituído por um número reduzido de unidades administrativas/órgãos e conhecer o volume do acervo, o estado de conservação e organização dos conjuntos documentais e os recursos humanos, financeiros, materiais e tecnológicos disponíveis, elementos decisivos na escolha da estrutura do arquivo a ser criado. Além disso, deverá ser criado um Sistema Municipal de Arquivos.

III- O arquivo público municipal constitui-se em um instrumento de vital importância para o planejamento, gestão e controle do Estado. É uma instituição de natureza multifacetada, a qual, além de desempenhar um papel de agente de transformação no seu âmbito de competência, exerce, ainda, a função social de oferecer acesso à informação pública, recolher, tratar e preservar o patrimônio documental e cultural do município.

IV- É fundamental que se compreenda o duplo papel que os arquivos desempenham, quais sejam, servir, primeiramente à administração e garantir a preservação dos acervos para futuros usos culturais.

V- Neste sentido, é determinante que o arquivo público tenha o adequado posicionamento hierárquico na estrutura governamental, ou seja, deve estar posicionado no centro do processo decisório, integrando o nível mais estratégico da administração pública municipal, o mais próximo possível do chefe do Executivo, como, por exemplo, vinculado ao Gabinete do prefeito, à Casa Civil ou à secretaria responsável pelo planejamento e pelas ações estratégicas de governo.

Analisados os itens, é CORRETO afirmar que:

Plano de Classificação de Documentos é o instrumento arquivístico utilizado para classificar os documentos produzidos e recebidos pelo município, no exercício de suas funções e atividades administrativas e legislativas. Entende-se por classificação de documentos:

Ainda sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo, leia o enunciado e responda:

Intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade, ou qualquer interessado, pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados. Este campo deverá ser preenchido por profissional da área jurídica que estiver envolvido com os trabalhos de avaliação.

O enunciado descreve: