Qual instrumento técnico utilizado em arquivos trata da avaliação documental, apoiado pelo plano de classificação, e tem como objetivo definir prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico ou histórico? 

Assinale a alternativa correta. O processo de organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho, são elas:

a) Levantamento de dados.
b) Análise dos dados coletados.
c) Planejamento.
d) Implantação.
e) Acompanhamento.

Assinale a alternativa CORRETA. A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. Sendo assim, os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes. Daí eles serem classificados em dois grupos. São eles: 

Assinale a alternativa CORRETA. O arquivo “corrente” nas organizações é aquele que:

No que se refere aos métodos de arquivamento, analise as sentenças:

I - Pode-se definir arquivamento como o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.

II - O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura.

III - Pode-se dividir os métodos de arquivamento em dois grandes sistemas: diretos e indiretos.

IV - Método de arquivamento direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se encontra arquivado. São exemplos: método alfabético e geográfico.

V - Método de arquivamento indireto é aquele em que para se localizar um documento, necessita-se antes consultar um índice ou um código. É o caso, por exemplo da utilização de fichários.

VI - No método alfabético tem-se a ordenação de documentos a partir de nomes existentes nos documentos.

VII - No método numérico, que se divide em numérico simples (ordenação de acordo com um número relativo ao documento), cronológico (ordenação de acordo com a data do documento) ou dígito-terminal (ordenação principal de acordo com os dois últimos dígitos de um número de documento).

VIII - O método geográfico tem-se a ordenação de acordo com o local de produção do documento.

IX - O método ideográfico tem-se a ordenação de acordo com o assunto do documento.

Após a análise das sentenças, pode-se afirmar:

Arquivos públicos são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por órgãos governamentais, em nível federal, estadual, ou municipal, em decorrência de suas atividades administrativas, judiciárias ou legislativas. No que se refere aos arquivos públicos, pode-se afirmar como INCORRETO:

O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado pela teoria das três idades, tendo por objetivo classificar os estágios ou as fases pelas quais passam os documentos nas instituições. Sobre o ciclo de vida dos documentos, pode-se afirmar como INCORRETO:

Vários são os métodos utilizados para o arquivamento de documentos. No que se refere aos métodos numéricos, pode-se afirmar como INCORRETO: 

O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado pela teoria das três idades, seu objetivo é classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição. No que se refere aos arquivos corrente, intermediária e permanente, analise as sentenças: 

I - Os arquivos correntes são assim considerados porque geralmente estão em tramitação, mas é importante enfatizar que em muitos casos, mesmo sem movimentação, os documentos podem ser assim considerados.

II - Dentre as atividades realizadas no âmbito da fase corrente, podem ser destacadas as de protocolo, arquivamento, consulta, expedição e empréstimo de documentos. 

III - Quanto aos arquivos intermediários, pode-se afirmar que eles poderão ser consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à administração.

IV - Apesar de estarem longe dos setores organizacionais produtores, os documentos que formam os arquivos intermediários ainda pertencem a quem os produziu.

V - Os arquivos intermediário são também conhecidos como semiativos e, juntamente com os arquivos correntes, são também possuidores de valor primário.

VI - Os arquivos permanentes são aqueles que deverão ser arquivados definitivamente e que, portanto, não podem ser eliminados jamais.

VII - São classificados como permanentes, por exemplo, os documentos que revelam a origem, a constituição e a evolução da instituição, normas, regulamentos e outros que se caracterizam como históricos para a instituição.

VIII - Ao contrário das idades corrente e intermediária, os arquivos permanentes são abertos ao público, isto é, não há restrições quanto à possibilidade de pesquisa por terceiros.

Após a análise das sentenças, considerando V (Verdadeiro) e F (falso), a alternativa que representa respectivamente as sentenças é:

O arquivamento de documentos relaciona-se diretamente à gestão de documentos que vão desde o controle da produção documental até a sua destinação final. Os arquivos passam por três estágios diferentes dentro do arquivamento, marque a alternativa que os descreve corretamente.

A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho.
Fonte: Paes, Marilena Leite − Arquivo Teoria e Prática − 3. Ed. − Rio de Janeiro − Ed. FGV, 2004.
Avalie as opções a seguir e registre V, para verdadeiras, e F, para falsas no que diz respeito às etapas de organização de arquivos:
(__)Cadastro de fornecedores.
(__)Levantamento de dados.
(__)Análise dos dados coletados.
(__)Planejamento.
Assinale a alternativa com a sequência correta:

No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes, muitas vezes, são responsáveis por receber e separar a correspondência oficial da particular; distribuir a correspondência particular; interpretar e classificar a correspondência, com base no código de assuntos adotado, se for o caso. Marque a alternativa que indica o setor ao qual essas atividades são inerentes.

Os estágios de evolução dos arquivos são considerados como metodologia a ser adotada para atender as necessidades da instituição. Jean-Jacques (1973) definiu três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente. Considerando essas fases, marque a alternativa correta.

Analise as afirmativas abaixo considerando o protocolo em rotinas administrativas.

1. O serviço encarregado do recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos é chamado de Gerenciamento Documental.
2. A Unidade Protocolizadora, entre outras atribuições, tem a incumbência de autuar processos.
3. O curso do documento, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa, é chamado de transferência.
4. A autuação refere-se à atividade de formação de processo.
5. As folhas dos processos, quando físicos, serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

Analise o texto abaixo sobre o protocolo e as rotinas administrativas.

.........................................é a união de um.........................................a outro, com o qual tenha relação de dependência. Pode se dar por.........................................ou.........................................

Assinale a alternativa que completa corretamente as lacunas do texto. 

Segundo as regras de alfabetação, indique a ordem correta para o arquivamento dos seguintes itens:

I. Ana Maria Santos
II. Antônio Santos
III. A. Santos
IV. Arquivo Nacional
V. Segundo Congresso de Arquivologia

A alternativa que contém a ordem correta é:

Na prática, devem ser consideradas ações de classificação:

I. Organização dos documentos de um arquivo ou coleção de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.
II. Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.
III. Representação por termos, palavras-chave ou descritores propiciando a recuperação da informação.
IV. Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislação específica.

O correto está apenas em:

Em relação ao protocolo é correto afirmar: 

Um conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos configura-se como um sistema de:  

Para que um repositório digital possa ser considerado confiável deve ser capaz de: