Como é chamada a operação que consiste na reunião dos docum...

B) Ordenação

Gabarito B

OPERAÇÕES DO ARQUIVAMENTO

Antes de guardar os documentos, o arquivista deverá obedecer uma série de etapas. São elas: Inspeção, Estudo, Classificação, Codificação, Ordenação e Guarda dos documentos.

Inspeção: O arquivista examina cada documento para verificar se os mesmos se destinam ao arquivamento. Mediante leitura do último despacho ou de rotinas preestabelecidas.

Estudo: Leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes bem como a necessidade de referências cruzadas.

Classificação: Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas através de um processo interpretativo.

Codificação: Apõe-se nos documentos os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado: letras, números, cores, letras e números e cores. É recomendável que se faça a lápis para futuras correções.

Ordenação: É disposição dos documentos de acordo com a codificação ou consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. Os documentos podem ser dispostos em pilhas, escaninhos ou classificadores, enquanto as fichas devem ser separadas por guias. São dois objetivos da ordenação:

·        Agilizar o arquivamento: gaveta e pasta abertas uma vez, o movimento é feito em uma só direção

·        Racionalização do Trabalho: Reunião de documentos de uma mesma pessoa ou sobre o mesmo assunto antes que o arquivista se dirija ao móvel arquivador.

Guarda dos documentos (arquivamento propriamente dito): É a colocação do documento na caixa, pasta, arquivo ou estante.