Medeiros e Hernandes (2003) destacam que no mundo moderno dos negócios, intensificado pela globalização da economia, o secretário transformou-se em um assistente do negócio, assumindo responsabilidades sem supervisão e ampliando seu poder de decisão.

Como a área do comércio exterior está diretamente ligada às habilidades de negociação, comunicação e uso apropriado do idioma estrangeiro, é de extrema importância que o profissional tenha essas três habilidades bem treinadas. Marque a opção que indica comportamentos de um secretario que teria um ótimo desempenho em sua atuação nas relações internacionais:

Assinale a alternativa que possui a correta definição de “memorando”.

Como agente de resultado, a secretária acompanha os serviços delegados a ela, aqueles voltados à sua equipe e, principalmente, os serviços direcionados ao gestor e aos membros de sua equipe. Porém, os seus conhecimentos sobre as técnicas secretariais têm que ser amplos para que o seu trabalho seja profícuo. Associe a COLUNA I com a COLUNA II, relacionando as técnicas secretariais a seus respectivos conceitos.

COLUNA I

1. Follow-up

2. Agenda

3. Pauta de reunião

4. Ata

5. Convite

6. Convocação

COLUNA II

( ) É uma ferramenta eficiente e de fundamental importância para otimizar o tempo.

( ) Antes do início da reunião, costuma-se apresentar aos participantes todos os tópicos a serem abordados.

( ) Resumo escrito em que se relata o que se passou e o que foi decidido em uma sessão, reunião, convenção ou assembleia.

( ) Técnica de acompanhamento que complementa a agenda.

( ) É enviado a profissionais de nível hierárquico igual ou superior ao do executivo (gestor).

( ) É destinado ao profissional que responde hierarquicamente ao executivo (gestor) e a participação desse profissional é um cumprimento de ordem.

Assinale a sequência CORRETA.

Assinale a alternativa que não apresenta um princípio importante para o aprimoramento do papel de ouvinte.

Enquanto método de escrita rápida, a taquigrafia organiza-se em sistemas, visando atender a todas as necessidades linguísticas da escrita. Entre os sistemas mais comuns de taquigrafia, podem ser ressaltados:

I. Sistemas geométricos (ou simbólicos): usam breves sinais tirados da geometria (como partes do círculo, traços retos, verticais, horizontais, oblíquos, etc.), que representam um determinado som.

II. Sistemas cursivos (ou itálicos, ou gráficos): considerados como evolução dos geométricos, são derivados da elipse ou da simplificação da escrita comum; usam sinais taquigráficos fluentes, inclinados para a direita, como acontece com as letras itálicas.

III. Sistemas mistos (ou híbridos, ou ecléticos): Usam princípios geométricos e cursivos. Entre os mistos, podem ser citados os sistemas Gregg e o Meschini.

IV. Sistemas alfanuméricos: Os sons são representados não por sinais geométricos ou cursivos, mas por letras do alfabeto (ressalta-se que, mesmo tendo esta nomenclatura, existam alguns sinais ou símbolos não-alfabéticos).

V. Sistemas mecânicos (Estenotipia, ou taquigrafia mecânica): Nestes sistemas, não são usados bloco, lápis ou caneta, mas sim uma pequena máquina com teclado, onde são digitados os sinais taquigráficos referentes aos sons. Hoje em dia, já se usa a máquina de estenotipia acoplada ao computador. Ao mesmo tempo em que o estenotipista vai digitando no pequeno teclado os sons ouvidos, vão aparecendo na metade esquerda da tela do computador os sinais taquigráficos, e na metade direita, a tradução.

VI. Sistemas alfabéticos: A taquigrafia silábica utilizava abreviações por sílabas, ou sílaba por sílaba. Caiu em desuso. O mais famoso sistema desse tipo foi conhecido com o nome Sistema de Grottaferrata.

É CORRETO o que se afirma em:

Na atualidade, fica evidente a gradativa substituição do taquígrafo por recursos tecnológicos. Porém, para registro escrito do trabalho parlamentar, por exemplo, isso é questionável, pois muitos aspectos da conversão não podem ser captados pela tecnologia, já que são relevantes para organização das transcrições. Somente a figura humana é capaz de perceber estes aspectos, a saber:

I. Tópico ou assunto: é um meio de estabelecimento e manutenção dos relacionamentos sociais, já que abre e mantém o canal de comunicação, propiciando o contato entre os participantes.

II. Ressonância: os participantes precisam estar atentos às atividades verbais e não verbais, pois não somente o que está sendo falado, mas a situação em que se fala pode afetar a conversação.

III. Papéis dos participantes: um dos papéis sociais normalmente destaca-se e determina que tipo de fala devemos usar em uma situação social particular.

IV. Modo do discurso: é determinado pelo propósito da interação e dele decorre, por exemplo, um grau maior de formalidade.

V. Apanhamento taquigráfico: corresponde ao canal de comunicação pelo qual a mensagem é transmitida oralmente.

É CORRETO o que se afirma em:

Existem diversos fluxos de informação dentro de uma empresa ou órgão público. Esses fluxos indicam como a informação se move dentro da estrutura organizacional. Acerca das comunicações formais, relacione a coluna II de acordo com a coluna I.

Coluna I	Coluna II
1. Fluxo descendente 2. Fluxo ascendente 3. Fluxo horizontal	( ) Troca de informações entre setores de uma mesma empresa que precisam coordenar um projeto ou uma atividade. ( ) A informação é emitida pela cúpula e direcionada ao nível operacional. ( ) Normalmente engloba os relatórios de desempenho, o relato de problemas e sugestões. ( ) Englobam as ordens, as definições de objetivos e as metas a serem atingidas.

Assinale a alternativa que apresenta a ordem correta, de cima para baixo.

A secretária Greici enviou, aos cuidados da Presidente do Conselho Estadual de Educação, um documento solicitando um prazo maior para a finalização do processo de credenciamento de um curso novo pela Escola Técnica São Gentil. Segundo Kaspary, esse tipo de documento é denomino de:

A secretária Joice apresentou à diretoria da Escola um documento sobre o resultado da implantação do projeto de redução de evasão escolar referente ao ano de 2015. Nesse documento, constava o perfil dos alunos que evadiram, qual série/ano havia mais desistências e demais informações pertinentes. De acordo com Kaspary, a esse tipo de documento ele denomina de:

Analise as assertivas e assinale a alternativa que aponta a(s) correta(s). É atribuição do Secretário Executivo realizar a transcrição de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro, utilizando-se, para tal, a
I. logografia. II. pasistenografia. III. estenografia. IV. paleografia. 

O atendimento ao cliente via telefone é um importante diferencial no relacionamento com os consumidores, seja em um call center, escritório ou em qualquer empresa que ofereça esse meio de comunicação. A maneira como o consumidor é tratado influencia diretamente na sua percepção quanto à instituição contatada e, portanto, quanto melhor o atendimento, melhor a imagem da empresa diante do seu público. Segundo Veiga (2007), analise as seguintes afirmações a respeito de comunicação e expressão:
I. É muito comum atender ao telefone e iniciar a conversa através de viva-voz.
II. Se durante a realização de uma ligação a conexão estiver com ruído ou interferência, será necessário solicitar ao interlocutor que desligue e tente novamente.
III. A secretária deve manter perto do aparelho telefônico uma caneta e um bloco para anotar os recados e as solicitações do cliente.
IV. Quando a secretária capturar as ligações de seu colega que não está mais no escritório, ela deve dizer apenas que ele já foi embora.
V. A iniciativa de desligar a ligação deve partir de quem fez a ligação. 
Quais estão INCORRETAS?

Sobre as condições para a eficácia da comunicação em uma organização, considere as afirmações abaixo.    I - O sucesso da comunicação independe de se adaptarem as tentativas de intercomunicação à ocasião, à situação, ao tema, às pessoas envolvidas, a um tom previamente escolhido.   II - A principal barreira à boa comunicação é a complexidade de linguagem.  III - Experiências passadas entre emissor e receptor determinam a eficácia da mensagem.  IV - A ausência de juízos de valor e de estereótipos pode possibilitar uma abordagem consistente entre emissor e receptor.    Quais estão corretas?

No que se refere à transferência e realizações de ligações telefônicas, segundo Medeiros (2009), considere as recomendações abaixo.    I - Ao transferir ligações, o secretário deve anunciar quem está ligando e com quem o interlocutor vai falar.  II - Antes de fazer uma ligação para o executivo, o secretário deve se certificar se ele vai poder atendê-la.  III - Caso, após fazer a ligação, a pessoa procurada não for encontrada, o secretário deve se informar sobre quando poderá voltar a chamar.  IV - Ao transferir uma ligação ou obter uma informação para responder ao interlocutor, deve-se utilizar expressões "espere um minutinho" ou "um instantinho".    Quais estão corretas?

Sobre formas de tratamento empregadas a autoridades, segundo Medeiros (2009), assinale a alternativa INCORRETA. 

Para que o atendimento telefônico tenha qualidade, é preciso estar atento a alguns detalhes importantes. Assinale a alternativa que apresente uma orientação verdadeira.

Assinale a alternativa que apresenta uma atualização significativa nos cadastros telefônicos do Estado de Pernambuco ocorrida a partir do dia 31 de maio de 2015.

Durante o processo de comunicação telefônica, muitas vezes é preciso soletrar algumas palavras. Para que não ocorram confusões no processo de comunicação, utiliza-se o Código Fonético Internacional, também conhecido como Código Universal de Comunicações por Telefone. De acordo com esse código, ao soletrar as letras B e P, utilizam-se:

O processo de comunicação envolve basicamente quatro elementos: emissor, mensagem, canal e receptor. Esses elementos devem fluir sem que existam “ruídos ou barreiras” que possam interferir nesse processo.

Considerando especificamente o papel do Emissor no processo de comunicação, assinale a alternativa que apresente um “ruído” que pode interferir nesse processo.

“Ata é um documento usado para relatar todos os acontecimentos, propostas, votações e decisões ocorridas numa sessão, reunião, assembleia etc.” Sobre a ata,é INCORRETO afirmar que

“As microbarreiras de comunicação são fatores que interferem no sucesso da comunicação em uma situação de comunicação específica” CERTO, 2003.
Entre as microbarreiras está(ão): I. A interferência na mensagem. II. A visão que a fonte tem do destinatário. III. A visão que o destinatário tem da fonte. IV. A percepção e as palavras com vários significados.
Está(ão) CORRETA(S) a(s) microbarreira(s):