Questões de Concurso
Sobre protocolo em arquivologia
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I. O protocolo administrativo permite o controle da tramitação documental e o acompanhamento das etapas do processo.
II. O arquivamento adequado facilita a localização de documentos e contribui para a preservação das informações institucionais.
III. Documentos administrativos podem ser arquivados sem classificação prévia quando pertencem ao mesmo setor de origem.
IV. A organização documental deve seguir critérios previamente definidos para garantir padronização e acesso às informações.
Assinale a alternativa correta:
Considerando protocolo, controle de correspondência e rotinas de expediente, analise as assertivas abaixo e, a seguir, aponte a alternativa CORRETA.
I. A protocolização (física e/ou eletrônica) opera como mecanismo de registro e indexação, gerando metadados (data-hora, unidade de origem/destino, responsável) e permitindo rastreabilidade do trâmite, inclusive para gestão de prazos.
II. A aposição de carimbo de “recebido” em via do documento, ainda que sem lançamento em sistema/livro de protocolo e sem identificação de responsável, é suficiente para assegurar rastreabilidade e responsabilização pela custódia do expediente.
III. O controle de correspondência abrange registros de expedição e de recebimento. Em comunicações eletrônicas, a comprovação minimamente robusta pressupõe preservação de evidências institucionais (registros do sistema, metadados e/ou comprovantes equivalentes), e não apenas alegação verbal de envio.
IV. A autuação e a juntada de peças são irrelevantes quando o órgão opera com processo híbrido, pois a digitalização converte automaticamente os anexos em peças ordenadas e imutáveis, tornando dispensável qualquer controle de sequência.
Considerando que há grande quantidade de documentos sendo tramitados simultaneamente nas instituições, é necessário um processo de organização e controle dessa movimentação.
Esse processo é chamado de:
No que diz respeito ao protocolo, ao registro, à classificação e à expedição de documentos, julgue o item a seguir.
Em um órgão público que recebe diariamente grande volume de correspondências, a ausência de procedimentos padronizados de protocolo pode resultar em extravio de documentos, descumprimento de prazos legais e fragilização do controle administrativo.
No que diz respeito ao protocolo, ao registro, à classificação e à expedição de documentos, julgue o item a seguir.
A ausência de registro formal na expedição de documentos não compromete a gestão administrativa.
No que diz respeito ao protocolo, ao registro, à classificação e à expedição de documentos, julgue o item a seguir.
Na recepção de documentos pelo setor de protocolo, a classificação adequada segundo assunto, destino e grau de prioridade é uma etapa essencial para garantir tramitação eficiente e cumprimento de prazos processuais.
No que diz respeito ao protocolo, ao registro, à classificação e à expedição de documentos, julgue o item a seguir.
O protocolo e o registro sistemático de documentos, embora facilitem o controle inicial de entrada e de saída de correspondências, tornam os fluxos administrativos mais burocráticos e lentos, reduzindo a agilidade na tramitação de processos e dificultando a rastreabilidade de informações devido ao excesso de registros e de carimbos exigidos.
No que diz respeito à estrutura, ao funcionamento e à gestão de processos administrativos em conselhos profissionais, julgue o item seguinte.
No protocolo de documentos, o registro corresponde à análise do conteúdo do documento para determinar o seu assunto e o seu destino adequado, enquanto a classificação consiste apenas na atribuição de número sequencial e de anotação de dados essenciais para o controle de tramitação.
No que diz respeito aos tipos de documentos administrativos e às etapas de protocolo nas organizações públicas, julgue o item a seguir.
O registro de documentos recebidos, etapa a qual gera número sequencial, é facultativo para os documentos de natureza ostensiva, visando agilizar a distribuição interna nas organizações públicas.
No que diz respeito aos tipos de documentos administrativos e às etapas de protocolo nas organizações públicas, julgue o item a seguir.
A classificação documental no protocolo deve basear‑se primordialmente na urgência de tramitação do documento, definindo a sua prioridade antes de verificar o assunto.
Considerando os fundamentos arquivísticos e as rotinas administrativas aplicáveis à tramitação de documentos em órgãos públicos, analise as afirmações a seguir:
I. A tramitação documental compreende etapas como protocolo, registro, distribuição, movimentação, controle e arquivamento dos documentos.
II. O controle da tramitação dos documentos tem por finalidade permitir a localização imediata do expediente, evitando extravios e atrasos no atendimento das demandas administrativas.
III. A observância de normas e rotinas padronizadas de tramitação contribui para a continuidade administrativa, independentemente da alternância de gestores e servidores.
IV. Em órgãos públicos, a tramitação de documentos prescinde de registro formal quando realizada em meio eletrônico, pois os sistemas informatizados substituem os procedimentos arquivísticos tradicionais.
V. A tramitação documental está dissociada da gestão de documentos, restringindo-se apenas ao deslocamento físico dos expedientes entre os setores.
Assinale a alternativa correta:
No que concerne aos tipos de documentos administrativos e aos protocolos, julgue o item seguinte.
No processo de distribuição, o protocolo encaminha os documentos a seus respectivos destinatários internos, após as etapas de registro e a autuação, permitindo que o fluxo documental siga o rito administrativo estabelecido.
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