Durante auditoria interna, verificou-se que diversos processos administrativos apresentavam dificuldades de localização, ausência de classificação documental e inconsistências no controle de movimentação entre os setores da prefeitura. Considerando os princípios da gestão de documentos, do protocolo, das técnicas de arquivo e dos procedimentos administrativos, analise as afirmativas a seguir:
I. O protocolo desempenha função relacionada ao recebimento, ao registro, ao controle da movimentação e ao encaminhamento dos documentos no âmbito da organização.
II. A classificação arquivística dos documentos ocorre exclusivamente na fase destinada ao arquivamento permanente, não produzindo efeitos sobre a organização dos documentos em tramitação.
III. A gestão documental compreende um conjunto de procedimentos destinados a controlar a produção, a utilização, a tramitação, o armazenamento e a destinação dos documentos ao longo de seu ciclo de vida.
IV. A localização dos documentos arquivados depende predominantemente do conhecimento dos servidores responsáveis pelo arquivo, sendo a adoção de métodos de classificação elemento secundário da gestão documental.
Após análise, conclui-se que está correto o que se afirma em: 

Em uma prefeitura, foi implantado um fluxo padronizado para a tramitação de documentos oficiais entre as secretarias municipais. O procedimento prevê registro de entrada, encaminhamento à unidade competente, manifestação técnica, despacho da autoridade responsável e arquivamento do processo após a conclusão da demanda. Com base nas rotinas administrativas relacionadas à circulação de documentos oficiais, analise as afirmativas.
I. A tramitação de documentos oficiais busca assegurar a rastreabilidade das informações, a definição das responsabilidades e o acompanhamento das etapas percorridas pelo documento.
II. O encaminhamento de um documento oficial à unidade competente dispensa o registro administrativo quando houver despacho da autoridade superior.
III. A adoção de fluxos formais de circulação documental contribui para reduzir extravios, duplicidade de procedimentos e dificuldades no acompanhamento dos processos administrativos.
IV. O encerramento da tramitação documental elimina a necessidade de manutenção de registros sobre o percurso administrativo realizado pelo documento. 
Após análise, conclui-se que está correto o que se afirma em:

Durante o atendimento ao público, um servidor recebe um documento enviado por um cidadão à prefeitura.

Assinale a alternativa que descreve corretamente a sequência de procedimentos que deve ser adotada.

Um cidadão apresenta um requerimento acompanhado de três anexos e solicita comprovante da entrega. O procedimento correto é:

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), o protocolo é o serviço encarregado

O guia prático de criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) sinaliza a importância do Protocolo como unidade responsável de classificação, registro, autuação, controle da tramitação, expedição e arquivamento de documentos correntes. Dessa forma, analise as sentenças a seguir e registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:

(__)São atividades de protocolo: recebimento, classificação, registro, atuação e controle da tramitação, e expedição.

(__)No ato do recebimento, o protocolo deve separar os documentos recebidos em oficial ostensivo ou sigiloso e particular.

(__)A etapa de classificação trata-se do conjunto de ações mais conhecido como "abertura de processo", que consiste em colocar o documento numa capa de cartolina própria para processos, onde será afixada uma etiqueta ou carimbo de protocolo (com número e data de entrada), no qual deverá, ainda, ser anotado o código de classificação, o resumo do assunto e proceder à distribuição para as unidades destinatárias.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:

Um Agente Administrativo responsável pelo apoio operacional de um setor jurídico de órgão público federal recebeu a tarefa de processar uma solicitação de certidão de tempo de serviço apresentada por servidor para fins de aposentadoria. A solicitação chegou ao setor por meio de requerimento formal entregue pessoalmente pelo servidor interessado. O Agente deve executar a sequência correta de procedimentos para processar a demanda com regularidade.
Numere as etapas a seguir na ordem correta de execução, da primeira à última.
(__) Encaminhamento do processo ao servidor ou setor competente para verificação dos dados nos registros funcionais e elaboração da certidão com base nas informações confirmadas.
(__) Emissão da certidão com assinatura da autoridade competente, registro do documento no sistema de controle documental e entrega ao interessado com registro de ciência.
(__) Autuação do requerimento no protocolo do setor, com atribuição de número de registro, data de recebimento e identificação do assunto, e emissão de comprovante ao solicitante.
(__) Recebimento e verificação da regularidade formal do requerimento, identificação do solicitante, objeto claro da solicitação, assinatura e documentação eventualmente exigida, antes de prosseguir com o processamento.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:

O setor de protocolo de um ministério federal foi objeto de diagnóstico que identificou falhas sistemáticas na gestão dos expedientes recebidos e expedidos: documentos externos eram encaminhados diretamente aos setores destinatários sem autuação prévia; processos em tramitação não tinham seus movimentos registrados no sistema de controle; expedientes expedidos saíam sem comprovante de envio; e documentos recebidos por canal eletrônico eram tratados de forma diferente dos recebidos em suporte físico, sem critérios uniformes de registro e controle. O diagnóstico concluiu que as práticas adotadas comprometiam a rastreabilidade institucional e o controle dos atos praticados. Diante deste cenário, julgue as asserções a seguir e a relação entre elas:
  I. A autuação de documentos no protocolo, o registro sistemático dos movimentos de tramitação e a emissão de comprovante de expedição são procedimentos obrigatórios que asseguram a rastreabilidade dos expedientes, a responsabilização dos agentes envolvidos em cada etapa e a integridade do fluxo administrativo, não podendo ser suprimidos em razão do canal de recebimento, físico ou eletrônico, nem da natureza do expediente.
PORTANTO,
II. O protocolo exerce função de controle institucional que transcende o simples registro de entrada e saída de documentos, pois é por meio dele que se estabelece a cadeia de custódia dos expedientes, se fixa o marco temporal dos atos praticados, com reflexos sobre prazos, prescrições e responsabilidades e se assegura para que nenhum documento circule na instituição sem rastreabilidade, independentemente do suporte em que foi recebido ou produzido.
Assinale a alternativa CORRETA:

Nas atividades de protocolo, a autuação de documentos corresponde ao procedimento que

A gestão documental nos órgãos públicos demanda dos agentes públicos o domínio sobre diversos procedimentos administrativos, assegurando a organização, o fluxo contínuo de informações e a observância aos princípios da Administração Pública. Nesse cenário, a correta execução dessas tarefas, que perpassam diferentes instancias do órgão, é fundamental para garantir a celeridade e a transparência nas atividades internas. Considerando a terminologia arquivística aplicada a gestão de documentos, assinale a alternativa que apresenta uma definição INCORRETA para o termo protocolo. 

O responsável pelo setor de protocolo e arquivo de uma escola técnica municipal tem a atribuição de organizar os prontuários dos estudantes e os mapas geográficos utilizados nas atividades pedagógicas. Para otimizar o espaço e facilitar a localização dos documentos, os prontuários, identificados por números de matrícula, serão armazenados em pastas suspensas organizadas em arquivos de aço verticais. Já os mapas, devido às suas dimensões, serão acondicionados abertos e na posição horizontal em mobiliário apropriado. Nesse contexto, os métodos de arquivamento utilizados para os prontuários e mapas, bem como o mobiliário destinado à guarda dos mapas, correspondem, respectivamente, a:

Em uma unidade administrativa da Prefeitura de Conquista D`Oeste, um documento físico foi recebido sem identificação clara do setor destinatário. O assistente administrativo registrou a entrada, porém encaminhou diretamente ao setor que julgou responsável. Após alguns dias, verificou-se erro de tramitação. Para evitar esse erro, a conduta correta, no ato do recebimento do documento, deveria ter sido a de:

Ao receber um ofício encaminhado por outro órgão público, o colaborador realizou os procedimentos para controlar a entrada do documento, identificar a sua natureza e assegurar o seu correto encaminhamento ao setor competente, mantendo o acompanhamento de sua tramitação até a conclusão do processo.

Com base nessa situação hipotética, a atuação do colaborador está relacionada à atividade de

Em determinada Câmara Municipal, um requerimento protocolizado por um cidadão foi recebido pelo setor responsável, registrado em sistema informatizado, recebeu numeração sequencial, foi classificado quanto ao assunto e encaminhado à Procuradoria Jurídica para manifestação. Após a decisão administrativa e o encerramento de sua tramitação, o documento permaneceu temporariamente armazenado para eventual consulta administrativa, até a definição de sua destinação final.
Considerando as noções de gestão documental, protocolo e arquivo, analise as assertivas:
I. Os procedimentos de recebimento, registro, numeração, classificação e distribuição do documento constituem atividades próprias do protocolo.
II. Enquanto submetido à análise da Procuradoria Jurídica e frequentemente consultado pelos setores administrativos, o documento integra o arquivo corrente.
III. Encerrada sua tramitação e permanecendo armazenado apenas para consultas esporádicas ou por exigência legal, o documento passa a integrar o arquivo intermediário.
IV. A digitalização do documento autoriza, por si só, a eliminação automática do original em papel, independentemente de avaliação documental e das normas arquivísticas aplicáveis.
V. O protocolo e o arquivo possuem a mesma finalidade administrativa, razão pela qual os respectivos procedimentos podem ser executados indistintamente pelo mesmo setor.
Assinale a alternativa CORRETA.

Determinada cidadã protocolizou requerimento dirigido ao Presidente da Câmara Municipal solicitando acesso a informações públicas. O servidor responsável recebeu o documento, efetuou seu registro em sistema próprio, atribuiu-lhe numeração sequencial e o encaminhou ao setor competente para análise e resposta. À luz das noções de Redação Oficial e das rotinas administrativas, assinale a alternativa CORRETA.

Durante a análise de pedido de acesso a documentos legislativos antigos, verificou-se a existência de documentos físicos e digitais, alguns contendo dados pessoais e informações restritas. Analise as afirmativas:
I. O arquivo corrente reúne documentos em tramitação ou frequentemente consultados.
II. O arquivo intermediário é composto por documentos que aguardam destinação final ou consultas esporádicas.
III. O arquivo permanente reúne documentos de valor histórico, probatório ou informativo.
IV. O protocolo limita-se ao recebimento e à expedição de documentos.
V. A existência de dados pessoais impede, em qualquer hipótese, o acesso ao documento.
VI. A gestão documental legislativa compreende produção, tramitação, avaliação, preservação e destinação dos documentos.
VII. A preservação dos acervos legislativos contribui para a memória institucional e o controle social.
Está CORRETO o que se afirma em

Durante o expediente de uma repartição pública, um servidor responsável pelo protocolo e atendimento administrativo recebe ao mesmo tempo:
(1) correspondência física contendo documentos de acesso restrito destinados a outro setor;
(2) processo eletrônico encaminhado pelo sistema oficial para registro e tramitação;
(3) pedido de consulta a processo arquivado digitalmente;
(4) solicitação urgente para alteração da agenda de uma autoridade; e
(5) documentos que deverão ser distribuídos às unidades competentes.
Paralelamente, um colega solicita acesso ao processo alegando necessidade de "agilizar o serviço", embora não participe de sua tramitação, enquanto um cidadão, insatisfeito com o tempo de espera, passa a tratar o servidor de forma desrespeitosa. Para evitar atrasos, outro servidor sugere encaminhar cópia dos documentos por aplicativo de mensagens antes do registro oficial no protocolo. Considerando as rotinas administrativas e os princípios da ética no serviço público, analise os itens a seguir.
I. O protocolo administrativo constitui instrumento de controle da tramitação documental, assegurando registro, rastreabilidade, autenticidade e identificação da responsabilidade pelos atos praticados durante o fluxo das informações. 
II. O arquivamento físico e o digital possuem finalidade comum de preservar, organizar, recuperar e controlar documentos, devendo observar critérios de integridade, autenticidade, classificação e facilidade de localização.
III. O recebimento, a distribuição de correspondências, o agendamento de compromissos e o controle do fluxo de informações integram as rotinas administrativas, exigindo observância dos procedimentos formais e registros próprios para garantir continuidade, eficiência e segurança administrativa.
IV. A urgência do serviço público autoriza o compartilhamento informal de documentos por aplicativos de mensagens antes do protocolo oficial, desde que o destinatário também seja servidor público e o objetivo seja acelerar a tramitação.
V. O servidor deve agir com urbanidade, respeito, equilíbrio emocional e impessoalidade, preservando o sigilo profissional, restringindo o acesso às informações conforme a competência funcional e abstendo-se de divulgar documentos ou dados obtidos em razão do cargo.
VI. A responsabilidade funcional alcança tanto ações quanto omissões, respondendo o servidor pelo descumprimento dos procedimentos de protocolo, tramitação, arquivamento, controle documental e preservação do sigilo, ainda que não haja dano material ao patrimônio público.
Assinale a alternativa CORRETA