Em uma unidade administrativa de protocolo, o servidor responsável recebe um documento externo dirigido ao órgão e dá início ao procedimento de tratamento e encaminhamento previsto na rotina. Considerando as etapas técnicas envolvidas no protocolo de documentos no âmbito da administração pública, é correto afirmar que o procedimento de autuação:

Um servidor público terá de encaminhar um documento de uma Câmara Municipal, local onde ele trabalha, para uma Prefeitura.

Em Arquivologia, essa tramitação é denominada 

Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos e seus respectivos procedimentos decorrentes. Com base nessas informações, analise as assertivas e assinale a alternativa que aponta a(s) correta(s).

I. Documentos digitais, avulsos ou processos, devem ser recebidos por meio de transmissão entre sistemas integrados.
II. Os procedimentos de distribuição para os documentos digitais são os mesmos adotados para os documentos não digitais.
III. É permitida, desde que solicitada formalmente, a tramitação de documento, avulso ou processo, sem o respectivo registro no instrumento de encaminhamento e de controle da tramitação.

No âmbito escolar, a organização de arquivos, o controle de protocolos e a guarda de documentos são atividades essenciais para assegurar a regularidade administrativa, a preservação da memória institucional e o atendimento adequado às demandas de estudantes, responsáveis, servidores e órgãos de controle. Sobre arquivo, protocolo e documentação escolar, assinale a alternativa correta.

Em relação ao protocolo de documentos, assinale CORRETAMENTE:

O protocolo de um hospital recebe três documentos avulsos sobre o mesmo assunto e o mesmo interessado, sem processo anterior sobre a matéria. Considerando que o setor precisa constituir um único expediente para que tramitem em conjunto, o ato de protocolo que origina o processo nessa situação é: 

No protocolo da Secretaria de Meio Ambiente, chegam vários documentos avulsos de uma mesma aquisição, como o requerimento, a proposta e os comprovantes, ainda sem vínculo formal entre si. O setor precisa convertê-los em uma única unidade de arquivamento, que passará a tramitar com número próprio. Nesse contexto, a atividade de protocolo que realiza essa conversão é denominada como:

No protocolo de uma Secretaria de Saúde, o almoxarife conduz um processo de aquisição de insumos. Um segundo processo, do mesmo fornecedor e do mesmo objeto, precisa ser unido ao primeiro para dar seguimento à apuração já em curso. A unidade protocolizadora determina que os autos passarão a tramitar em conjunto, que as folhas do segundo serão renumeradas na sequência do primeiro e que, concluída a operação, os dois formarão uma única unidade de arquivamento, sem previsão de separação posterior e sem que se possa retirar qualquer documento, salvo desentranhamento ou desmembramento justificado. 

O enunciado refere-se CORRETAMENTE ao procedimento de: 

O setor de protocolo de uma câmara municipal passou por auditoria que identificou as seguintes práticas: documentos recebidos eram encaminhados diretamente aos setores destinatários sem registro de entrada; expedientes externos eram enviados sem comprovante de expedição; documentos com prazo de guarda encerrado eram eliminados sem listagem de eliminação nem publicação em diário oficial; e processos administrativos em tramitação eram consultados por servidores de setores não envolvidos, sem qualquer controle de acesso.

Julgue as afirmativas a seguir como V, para verdadeiro ou F, para Falso:

(__)O registro de entrada de documentos no protocolo é procedimento obrigatório que garante a rastreabilidade dos expedientes, a comprovação do recebimento e o controle da tramitação, sendo irregular o encaminhamento direto sem o devido registro e formalização no sistema de protocolo.

 

(__)A expedição de documentos sem comprovante de envio é procedimento admissível para comunicações de baixa relevância administrativa, desde que o conteúdo do documento esteja arquivado nos sistemas do órgão e possa ser reproduzido em caso de contestação pelo destinatário.

(__)A eliminação de documentos públicos exige, além do cumprimento do prazo previsto na tabela de temporalidade, a elaboração de listagem de eliminação e, quando aplicável, a publicação de edital no veículo oficial de imprensa, assegurando transparência e controle sobre o descarte do acervo público.

(__)O controle de acesso a processos administrativos em tramitação é medida de segurança documental que protege a integridade dos expedientes e restringe a consulta aos servidores diretamente envolvidos ou autorizados, sendo irregular o acesso irrestrito por servidores de setores alheios à tramitação.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:

No cotidiano de um consórcio de saúde, a rotina de recepção, triagem e controle de documentos exige do servidor o conhecimento prático sobre o fluxo de comunicações e os níveis de sigilo e urgência de cada documento. Considerando as normas de arquivologia e protocolo aplicadas ao CISCOPAR, analise as partes abaixo:
(1ª parte): Correspondências marcadas como Confidencial enviadas ao Diretor do CISCOPAR devem ser abertas pelo Assistente Administrativo para que ele faça um resumo do assunto no sistema de protocolo geral.
(2ª parte): Na triagem do protocolo de entrada, documentos judiciais (como mandados de fornecimento de cirurgias ou medicamentos de alto custo) devem ser tratados como prioridade.
Pode-se afirmar que: 

No Crefito-5, o assistente administrativo responsável pelo setor de protocolo foi incumbido de realizar a expedição de documentos institucionais. Durante a rotina de trabalho, ele observou que:
I. Um ofício destinado a outro Conselho profissional foi encaminhado externamente sem conferência do número de protocolo e sem registro da saída no sistema. II. Um processo administrativo foi entregue diretamente a um servidor de outro setor do Crefito-5, com registro formal e identificação de envio. III. Uma correspondência externa registrada foi encaminhada ao destinatário com controle da saída e identificação do meio de envio utilizado. IV. Um documento institucional foi remetido a órgão externo antes da classificação e do registro, sendo posteriormente cadastrado no sistema para fins de controle.
Considerando os procedimentos da etapa de expedição na gestão de protocolos, assinale a alternativa correta.

Um servidor recém-empossado foi designado para atuar no setor administrativo de determinada autarquia, sendo responsável por receber, protocolar, digitalizar, cadastrar e arquivar documentos, bem como instruir processos e operar sistemas informatizados para registro e tramitação documental. Durante o exercício de suas atribuições, ele deverá observar corretamente os procedimentos relacionados ao recebimento e tratamento de documentos. Com base nas atribuições do cargo e nas rotinas de protocolo, analise as afirmativas a seguir.
I. Compete ao servidor conferir se o documento recebido contém todos os anexos e volumes indicados, verificando possíveis irregularidades antes de proceder ao registro. II. Documentos como jornais, revistas e convites devem ser obrigatoriamente registrados e digitalizados no sistema, independentemente de sua natureza. III. Caso o documento seja objeto de autuação ou integre processo já existente, o servidor deverá proceder à digitalização, inserção no sistema e preenchimento dos dados necessários ao registro. IV. Havendo irregularidade no documento recebido, o servidor poderá devolver o documento ao remetente ou comunicar a irregularidade para que seja corrigida.
Está correto o que se afirma em 

Em uma autarquia pública federal, a servidora Ana passou a atuar no setor de protocolo e arquivo. Durante o treinamento inicial, sua supervisora destacou que o acondicionamento e o manuseio adequados dos documentos são fundamentais para a preservação do acervo institucional e para a garantia da integridade da informação. Após a capacitação, Ana passou a adotar as seguintes práticas; analise-as.
I. Manter os documentos expostos à iluminação natural e artificial durante o expediente, a fim de facilitar a visualização e a consulta pelos servidores. II. Empregar clipes metálicos diretamente sobre os documentos correntes, por proporcionarem fixação mais firme durante a tramitação. III. Não utilizar barbantes ou elásticos que possam cortar ou danificar os documentos ou as embalagens, substituindo-os por cadarço de algodão. IV. Manusear os documentos sempre sobre a mesa e evitar apoiar as mãos ou os cotovelos diretamente sobre as folhas durante a consulta.
À luz das boas práticas de acondicionamento e manuseio de documentos, está correto o que se afirma em 

Em determinado órgão público, um cidadão compareceu à unidade de protocolo para entregar documentação destinada à instrução de um processo administrativo. Ao receber os documentos, o servidor responsável conferiu os dados básicos, registrou a entrada do expediente no sistema de controle documental e forneceu comprovante de recebimento ao interessado. Durante treinamento posterior, discutiu-se a finalidade das atividades de recepção e protocolo no âmbito da gestão documental.
Considerando os conceitos aplicáveis a essas atividades, assinale a alternativa correta:

No setor administrativo de um CAU/UF, os documentos recebidos, como requerimentos de registro profissional e processos administrativos, passam por etapas de registro, classificação e encaminhamento, seguindo práticas de gestão documental. Com base nos princípios da arquivologia, assinale a afirmativa correta.

O Agente recebe e distribui documentos no balcão de atendimento. Sobre as noções básicas de gestão desses documentos, analise as assertivas abaixo e julgue-as em Verdadeiras (V) ou Falsas (F): 

( ) O protocolo é o setor que recebe, registra e controla a tramitação dos documentos na Prefeitura. 
( ) A triagem é a etapa em que o Agente separa as correspondências urgentes das rotineiras.
( ) A distribuição é o envio do documento para fora do órgão, ou seja, para o cidadão em sua casa.

Qual alternativa preenche, CORRETAMENTE, de cima para baixo, os parênteses acima?

O setor de Protocolo de um consórcio público recebeu uma correspondência oficial lacrada, remetida pelo Ministério Público e nominalmente endereçada ao Diretor-Geral da entidade. Ao realizar a triagem visual externa da embalagem, o Assistente Administrativo responsável identificou que o documento possuía cunho particular e pessoal, tratando de assunto alheio às competências institucionais do consórcio. Diante das rotinas padronizadas de recebimento e cadastro de documentos, o servidor deve adotar o seguinte procedimento:

A teoria arquivística preconiza que a gestão de documentos se divide em fases distintas e complementares ao longo do seu ciclo vital, de modo que as atividades normatizadas de recebimento e classificação, associadas às tarefas contínuas de registro e movimentação, constituem funções coordenadas por um setor específico e inseridas em um tipo de arquivo determinado, que são: