Na unidade de protocolo de uma prefeitura, um servidor precisa reunir processos que tramitam de forma conexa e, em outro caso, retirar documentos de autos já formados, observando os procedimentos gerais consagrados para as atividades de protocolo na administração pública. Acerca do assunto, registre V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas:
(__) Na juntada por apensação, os processos são reunidos temporariamente em razão da existência de matérias conexas, mantendo-se a individualidade de cada processo. (__) Na juntada por anexação, prevalece como principal o processo que contiver o pedido de juntada, ainda que não seja o de autuação mais antiga. (__) Após a juntada por anexação, a retirada de documentos do processo passa a ser feita por desapensação, mediante justificativa formal. (__) O desmembramento consiste na retirada definitiva de folhas ou documentos de um processo, mediante justificativa, para formar um novo processo.
Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA, de cima para baixo: 

O setor de protocolo atua como a porta de entrada de documentos e o início do trâmite de processos administrativos na unidade de expediente. Assinale a alternativa que corresponde a um procedimento recomendado de recebimento e controle documental.

Um responsável entrega requerimento solicitando segunda via de histórico escolar. A secretaria precisa garantir rastreabilidade e controle do atendimento. Assinale a alternativa CORRETA.

Uma solicitação de correção de histórico escolar precisa passar pela secretaria, pela coordenação responsável pela conferência acadêmica e, posteriormente, retornar à secretaria para emissão do documento atualizado. Assinale a alternativa que apresenta o procedimento mais adequado.

A unidade protocolizadora de uma secretaria municipal de educação recebeu novo requerimento apresentado pelo mesmo interessado e relativo ao mesmo objeto de processo já em curso naquela unidade. A chefia determinou que as peças passassem a compor um só conjunto documental, em caráter definitivo, de modo que o expediente mais recente perdesse a identidade própria e a instrução prosseguisse em autos únicos. Com base no caso apresentado, assinale a alternativa que identifica CORRETAMENTE o procedimento determinado.

No setor de protocolo da Secretaria de Fazenda, os processos fiscais passam por procedimentos de união e de separação de peças que devem ser registrados na tramitação. Considerando os conceitos aplicáveis às atividades de protocolo, associe cada procedimento da Coluna I à respectiva descrição da Coluna II:

Coluna I

1. Juntada por anexação.

2. Juntada por apensação.

3. Desentranhamento.

4. Desmembramento.

Coluna II

(__) Retirada de folhas ou documentos de um processo, de forma definitiva e mediante justificativa, com o objetivo de formar outro processo.

(__) União temporária de processos, destinada ao estudo, à instrução e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes.

(__) Retirada de folhas ou documentos de um processo, de forma definitiva e mediante justificativa, que prossegue em tramitação sem eles.

(__) União definitiva e irreversível de documentos avulsos ou de processos a outro processo, com o qual passam a formar um só conjunto.

Assinale a alternativa que apresenta a associação CORRETA, de cima para baixo: 

Durante a tramitação de dois processos administrativos físicos, o setor de protocolo identificou que ambos tratavam de matérias relacionadas, embora possuíssem interessados distintos e objetos administrativos próprios. A unidade responsável solicitou a reunião temporária dos autos para subsidiar uma análise conjunta, preservando a identificação, a numeração e a autonomia de cada processo, com possibilidade de posterior separação.

Considerando as técnicas de juntada de processos administrativos e os procedimentos de protocolo, assinale a afirmativa CORRETA.

Durante o expediente em uma autarquia municipal, uma recepcionista recebeu um envelope lacrado, identificado como confidencial e destinado nominalmente ao diretor administrativo. O destinatário encontrava-se ausente, mas havia um servidor responsável pelo recebimento de correspondências institucionais durante sua ausência. O procedimento interno determinava o registro de entrada dos expedientes e a preservação da integridade dos documentos com indicação de confidencialidade.

Considerando as boas práticas de recebimento e distribuição documental, assinale a afirmativa CORRETA.

Uma Assistente Administrativa recebeu um requerimento protocolado por um cidadão, realizou seu registro no sistema eletrônico da Prefeitura, classificou corretamente o documento e o encaminhou ao setor competente para análise.Posteriormente, verificou-se que o setor destinatário interpretou equivocadamente parte do conteúdo do requerimento, ocasionando atraso na resposta ao interessado e necessidade de novos esclarecimentos entre as unidades envolvidas.

Com base na situação apresentada, analise as assertivas a seguir e a relação proposta entre elas.

I- A adequada gestão documental contribui para organizar a produção, o registro, a tramitação e o controle dos documentos administrativos, favorecendo a circulação das informações entre os diferentes setores da Administração.

PORQUE

II- O adequado registro, classificação e encaminhamento dos documentos garante a efetividade da comunicação organizacional entre os setores envolvidos.

A respeito dessas asserções, é CORRETO afirmar que: 

As atividades de protocolo permitem controlar documentos e registrar sua circulação no ambiente administrativo. Entre as operações a seguir, assinale aquela que não integra о conjunto dessas atividades. 

A autuação é o procedimento pelo qual o Serviço de Protocolo Administrativo formaliza a abertura de um processo. Qual das seguintes etapas não constitui parte obrigatória da rotina de autuação conforme as normas de protocolo?

No início do expediente, a recepção recebe diversas correspondências destinadas a diferentes setores da instituição. Entre elas estão documentos oficiais, correspondências comuns e materiais que exigem encaminhamento específico.

Para garantir que os documentos cheguem corretamente aos destinatários e que sua circulação possa ser acompanhada quando necessário, o recepcionista deve: 

O setor de recebimento e classificação do protocolo de uma secretaria estadual recebeu, pelo malote, um lote com correspondências de natureza variada. Entre elas havia documentos oficiais ostensivos, documentos oficiais sigilosos e cartas particulares endereçadas a servidores. Considere as seguintes etapas da rotina do setor:

I. Apor o carimbo de protocolo no canto superior direito do documento.

II. Separar a correspondência oficial da particular.

III. Abrir a correspondência oficial de caráter ostensivo.

IV. Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.

V. Tomar conhecimento da correspondência ostensiva, verificando a existência de antecedentes.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA dessas etapas.

Sobre o recebimento, registro, organização e entrega de materiais e documentos relacionados a exames laboratoriais, bem como a organização e arquivamento de cópias de exames, é CORRETO afirmar que:

Ao receber presencialmente um documento destinado a determinado setor administrativo, o recepcionista responsável pelo protocolo verificou que o expediente continha anexos e apresentava indicação de urgência feita pelo remetente. Após registrar o recebimento no sistema informatizado, surgiu dúvida quanto às providências subsequentes. A respeito dos procedimentos de protocolo e controle documental, analise as afirmativas:

I. O registro adequado do documento contribui para a rastreabilidade de sua tramitação e para o controle de sua entrada na organização.

II. A indicação de urgência feita pelo remetente autoriza, por si só, o recepcionista a alterar a classificação administrativa do documento e a ordem institucional de tramitação, independentemente das regras internas.

III. A conferência dos documentos recebidos pode abranger a verificação da presença dos anexos indicados, sem que isso signifique julgamento do mérito do conteúdo apresentado.

IV. O encaminhamento do documento ao setor competente deve preservar mecanismos que permitam acompanhar sua movimentação, especialmente quando utilizado sistema informatizado de protocolo.

Está correto o que se afirma em:

Um documento recebido pelo órgão necessita percorrer diferentes unidades até chegar ao setor responsável por sua análise. O controle adequado da tramitação tem por principal finalidade: 

Ao receber um processo administrativo físico, o servidor percebe que há anexos relevantes mencionados no ofício de encaminhamento, mas eles não acompanham o expediente. A medida mais adequada é: 

Durante o expediente, um Oficial de Administração recebeu, no mesmo período, um processo administrativo para registro, uma correspondência oficial destinada a outro setor, um requerimento protocolado por um munícipe e um documento que deveria ser arquivado após a conclusão do procedimento administrativo. Considerando as atribuições do cargo e as rotinas administrativas, assinale a alternativa que apresenta a conduta correta do servidor.