Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), a embalagem ou guarda de documentos visando a sua preservação e acesso denomina-se:

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 1992), Método de Arquivamento é uma sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade. Assinale a alternativa que descreva o método de arquivamento Mnemônico. 

O método de arquivamento indireto, pressupõe que seja realizada uma consulta anterior a um índice ou arquivo de fichas para localizar o número atribuído ao assunto em questão. É mais demorado, porém, mais sigiloso. Divide-se em simples e duplex. Assinale a alternativa que descreve este método de arquivamento.

Assinale a alternativa correta sobre qual o nome do método de arquivamento que é representado por palavras dispostas alfabeticamente.

Leia o texto a seguir.

“Para o desenvolvimento das rotinas e atividades estabelecidas na política de gestão de documentos, dois instrumentos são importantíssimos: o _____________________ e a _____________________. O _____________________ é um esquema que orienta a distribuição dos documentos arquivísticos, de forma lógica, coordenada e hierárquica, em classes e subclasses, grupos e subgrupos ou séries e subséries, segundo as funções e atividades a que estão relacionados. Esse instrumento é importante porque facilita a organização, o uso e a localização dos documentos. A _____________________ é um registro esquemático do ciclo de vida dos documentos da instituição. [...] ela estipula os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, bem como a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou, se for o caso, a preservação em caráter permanente.”

    Fonte: Fonte: PRATA, Nilson Vidal; SILVA, Welder Antônio; NEGREIROS, Leandro Ribeiro. Gestão arquivística de documentos como instrumento de ampliação da transparência nos legislativos municipais. In: RESENDE, Antônio José Calhau de BERNARDES JÚNIOR, José Alcione (org.). Estudos sobre Poder Legislativo municipal. 1. ed. Belo Horizonte: Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, Escola do Legislativo, Núcleo de Estudos e Pesquisa, 2017, p. 340.

Os instrumentos técnicos de gestão de documentos a que se referem os autores no texto acima são:

Para acervos com grande volume documental e diversidade de assuntos é recomendada a utilização do método de ordenação

Souza (2022) afirma que a classificação de documentos de arquivo é um tema que há muito tempo está presente na literatura e na prática arquivística, mas infelizmente não faz parte das discussões atuais na área. Com base nesse tema, analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.

( ) O sentido do termo “classificação”, no âmbito dos arquivos, é proposto pelo dicionário de terminologia arquivística como sendo o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.
( ) Na classificação de documentos públicos, na perspectiva de Schellenberg (2005), há três elementos principais: a ação a que os documentos se referem, a estrutura do órgão que os produz e ao assunto dos documentos.
( ) É obrigatório que todo instrumento de classificação de documentos de arquivo seja estruturado a partir do uso de códigos, pois sem eles não é possível realizar classificar documentos.
( ) De acordo com Schellenberg (2005), os métodos de classificação de documentos públicos podem ser divididos em três tipos: funcionais, organizacional e por assunto.
( ) De acordo com Souza (2022), a classificação funcional permite tornar o vínculo arquivístico explícito, além de possibilitar criar relações estáveis entre os documentos, contextualizá-los, guiar sua acumulação e fornecer uma estrutura lógica.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é: 

Dentre os elementos destacados a seguir, NÃO se refere à organização de arquivos:

Sobre métodos de arquivamento o sistema direto, onde a busca é realizada pelos elementos procedência ou local, que estão organizados em ordem alfabética, é definido como:

Bond e Oliveira (2011) definem que mais de um método de arquivamento pode ser utilizado para atender à necessidade da documentação de uma empresa, e o mais simples e utilizado é o alfabético, que deve obedecer a determinadas regras de alfabetação tanto para nomes de pessoas quanto para nomes de empresas, instituições e órgãos governamentais. Sendo assim, analise as informações que seguem, relativas a nomes de pessoas e de empresas, e assinale a alternativa correta para fins de arquivamento em pastas pelo referido método.

No âmbito administrativo público, existem técnicas de arquivamento documental, que englobam a forma utilizada para organizar a documentação armazenada, facilitando a identificação de cada documento, são essenciais para facilitar as rotinas de gestão, principalmente diante do alto volume de documentos existentes. Analise as questões abaixo e assinale a opção correta sobre este contexto, técnicas de arquivamento documental.
(__)Reunir os documentos que tratam do mesmo assunto, arquivando-os de acordo com a ordenação preestabelecida.
(__)Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem mais adequada (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês.
(__)Verificar a existência de cópias, eliminando-as. Não pode haver cópias no arquivamento documental no âmbito administrativo público.
(__)Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas, com prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas ou caixas, permaneçam soltos para facilitar o manuseio.
(__)Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando, de maneira visível, as pastas suspensas, gavetas e caixas.

Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA dos itens acima, de cima para baixo: 

Na execução das operações de arquivos, é responsabilidade do agente administrativo:
I. selecionar, registra e codificar os documentos.
II. arquivar de acordo com o método adotado.
III. administrar convênios e contratos.
IV. preparar minutas de correspondências.
É correto o que se afirma em: 

Como há uma grande quantidade de documentos sendo tramitados simultaneamente em uma instituição, é necessário que haja um processo de organização e controle para essa situação. A entrega dos documentos para destinatários externos, é denominada de:

A respeito das técnicas de arquivamento, assinale a opção correta. 

Ao receber qualquer material para os setores do órgão em que se trabalha, o auxiliar administrativo deve primeiramente, entre outros procedimentos, 

Assinale a alternativa em que não esteja corretamente indicado um benefício da boa gestão de materiais.

A tarefa de classificar documentos para um arquivo exige do classificador conhecimento da natureza dos documentos a serem classificados e a estrutura da entidade. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes, as quais são:

O método alfabético é um dos mais utilizados para arquivamento em instituições públicas e privadas. Nesse método, os arquivos são dispostos em ordem alfabética, respeitadas as normas de alfabetação, por meio de guias divisórias, com as respectivas letras. Do conjunto de documentos abaixo listados, pelo método alfabético, o que seria arquivado na frente dos demais é:

CONJUNTO DE DOCUMENTOS

Pedro Álvares Cabral

João Barbosa

Paulo Santos

Paulo Barbosa

No método alfabético, o arquivamento de documentos pelos nomes próprios obedece a 13 regras de alfabetação.

Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) acerca dessas regras.

( ) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o prenome e depois o último sobrenome.

( ) Os títulos (ministro, professor, general, doutor etc.) não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.

( ) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados, os números deverão ser sempre colocados em números arábicos.

( ) Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome no arquivamento.

( ) Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma não são considerados no arquivamento.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.