As Câmaras Municipais frequentemente recebem projetos de lei que visam alterar denominações ou denominar logradouros públicos, projetos estes normalmente acompanhados dos respectivos mapas. Embora a pratica administrativa comum seja o dobramento e o acondicionamento dessas peças cartográficas junto aos respectivos processos, a técnica arquivística prescreve formas especificas de armazenamento para preservar a integridade física e a legibilidade desses suportes. Considerando as técnicas de arquivamento para documentos de formatos especiais, assinale a alternativa que indica o tipo de arquivamento adequado para mapas. 

O responsável pelo setor de protocolo e arquivo de uma escola técnica municipal tem a atribuição de organizar os prontuários dos estudantes e os mapas geográficos utilizados nas atividades pedagógicas. Para otimizar o espaço e facilitar a localização dos documentos, os prontuários, identificados por números de matrícula, serão armazenados em pastas suspensas organizadas em arquivos de aço verticais. Já os mapas, devido às suas dimensões, serão acondicionados abertos e na posição horizontal em mobiliário apropriado. Nesse contexto, os métodos de arquivamento utilizados para os prontuários e mapas, bem como o mobiliário destinado à guarda dos mapas, correspondem, respectivamente, a:

Julgue os itens a seguir, referentes às técnicas de arquivamento e aos métodos de organização de documentos.

I.No método alfabético, os documentos são ordenados letra por letra, seguindo a sequência do alfabeto, sendo considerado um método direto, pois a busca é feita diretamente no arquivo, sem necessidade de índice auxiliar.

II.O método numérico simples exige a criação de um índice alfabético remissivo à parte, já que os documentos são arquivados exclusivamente pela ordem numérica atribuída no momento de seu cadastro, sendo, portanto, um método indireto.

III.No método geográfico, quando organizado pelo critério "Estado/Cidade", a ordenação alfabética da unidade federativa antecede a ordenação alfabética do município, sendo classificado como método direto de arquivamento.

IV.O método dígito-terminal, muito utilizado em arquivos de prontuários médicos e processos de grande volume, consiste em ler o número de trás para frente, em grupos de dois ou três dígitos, reduzindo erros de arquivamento e distribuindo melhor os documentos entre as gavetas ou estantes.

Após a análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:

Na organização de expedientes administrativos relacionados a contratos públicos, decidiu-se ordenar os documentos segundo a sequência temporal de sua produção e recebimento. Nessa situação, assinale a alternativa correta. 

Uma repartição pública decide reorganizar seu arquivo, unificando documentos físicos e digitais referentes aos mesmos processos administrativos.
Assinale a alternativa que indica corretamente a prática mais recomendada para essa unificação.

Um auxiliar administrativo precisa digitalizar um lote de documentos físicos para compor um processo eletrônico, utilizando um scanner conectado ao computador do setor
Assinale a alternativa que apresenta corretamente o procedimento mais adequado para garantir a qualidade dos arquivos gerados.

Durante a organização do arquivo corrente de um órgão público, verificou-se que vários documentos referentes a processos distintos haviam sido arquivados em pastas incompatíveis com sua classificação, dificultando a localização das informações sempre que algum setor solicitava consulta. Considerando os princípios da gestão documental, assinale a alternativa incorreta.

Um órgão público iniciou projeto de modernização de seu sistema de arquivos e determinou a revisão dos procedimentos relacionados ao controle, tramitação, arquivamento e destinação dos documentos produzidos pelas diversas unidades administrativas. Durante a capacitação dos servidores, foi enfatizada a importância da gestão documental e dos métodos de arquivamento. Considerando a organização e administração de arquivos, as fases da gestão de documentos e os métodos de arquivamento, assinale a alternativa CORRETA.

 Emuma instituição pública, o assistente administrativo desempenha papel fundamental na organização das atividades internas, no controle de documentos e no atendimento ao público. A correta gestão documental contribui para a eficiência administrativa, para a preservação das informações institucionais e para a transparência dos serviços prestados à população.

Considerando as práticas relacionadas à organização de documentos no ambiente administrativo, assinale a alternativa correta.

O arquivamento de documentos na Administração Pública é uma atividade essencial, visto que as informações que tramitam no âmbito público são extremamente importantes para assegurar os direitos dos cidadãos, bem como o nascimento das suas obrigações. O departamento de tributação da Prefeitura Municipal, pretende arquivar de forma digital os dados dos Contribuintes separando, primeiramente, pelo tipo do imposto (ISS, IPTU, ITBI) e, após, pelo número de inscrição cadastral do Contribuinte. Considere que os Contribuintes possuem um número de inscrição para cada imposto. Com base nas informações apresentadas, as formas mais adequadas para o arquivamento dos dados digitais mencionados será através da utilização/combinação dos métodos de arquivamento:

Um TAE do IFCE precisa organizar os arquivos digitais de relatórios acadêmicos e técnicos do curso. Ele percebe que os documentos estão espalhados em várias pastas, com nomes diferentes e formatos diversos (PDF, DOCX, XLSX), o que dificulta encontrá-los e usá-los. Considerando o uso de ferramentas digitais no trabalho educacional, qual seria a melhor forma de organizar e gerenciar esses arquivos? 

A escolha do método de arquivamento deve considerar principalmente:

O método de arquivamento indicado para documentos consultados pelo nome da pessoa física ou jurídica é o método:

Inteirar-se sobre os métodos de arquivamento de documentos é uma das responsabilidades do profissional de secretariado no tocante à gestão de documentos e arquivos em uma organização. Diante do exposto, analise as seguintes assertivas em relação aos métodos de arquivamento:
I. As principais vantagens do método alfabético são ser direto, rápido, fácil e barato.
II. Uma das ordenações geográficas no método geográfico é a de correspondência com outros países, em que a organização consiste na alfabetação do nome do estado primeiro, seguido da capital e do correspondente.
III. No método dígito-terminal, os documentos são numerados sequencialmente, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, formando pares que devem ser lidos da direita para esquerda.
IV. O método numérico cronológico, por ser direto, não obriga a duplicidade da pesquisa.
V. O método por assunto pode ser ordenado por ordem dicionária ou por ordem enciclopédica.
Quais estão INCORRETAS?

As rotinas administrativas variam conforme o porte e o segmento da organização. Nesse sentido, as atividades de digitalização e arquivamento de contratos e processos e o controle de documentos fiscais e licenças são práticas de

Buscando agilizar a localização das fichas individuais dos Vereadores, a secretaria de uma Câmara Municipal implementou uma nova sistemática de organização em seu acervo. O Assistente Administrativo responsável decidiu adotar um sistema padronizado em que as pastas são distribuídas em função da segunda letra do primeiro nome do Vereador, recebendo cores específicas em suas projeções (ouro, rosa, verde, azul e palha) para reduzir falhas visuais. A luz da doutrina arquivística clássica, o uso dessas chaves cromáticas para organizar os documentos caracteriza a adoção do método de arquivamento denominado:

A gestão de documentos é de suma importância para a Junta do Serviço Militar e deve ser tratada com muito profissionalismo. Acerca da organização de fichários, assinale a alternativa CORRETA: 

Determinada autarquia municipal implantou um novo método de arquivamento em seu arquivo corrente. Nesse sistema, cada documento recebe um número próprio, sendo a ordenação realizada prioritariamente pelos dois últimos dígitos desse número. Para localizar o documento, o servidor deve consultar previamente um índice que relaciona o interessado ao número atribuído, para somente depois acessar o local de guarda. Considerando as técnicas de arquivamento, o método adotado pela autarquia é classificado como: