Não existe uma forma ideal de arquivar os documentos. Cada organização deve optar pelos métodos mais adequados às suas realidades e necessidades. O sistema de arquivamento escolhido deve ser simples, flexível e permitir expansões. Julgue as questões a seguir e correlacione o método de arquivamento com seu contexto de forma CORRETA. 

1ªcoluna
1.Método alfabético. 2.Método geográfico. 3.Método numérico. 4.Método Ideográfico.
2ªcoluna

(__)Os documentos são organizados de acordo com o local de sua procedência.
(__)Traz a organização dos documentos por assunto.
(__)Utiliza da alfabetação para organizar os documentos e pastas.
(__)Neste método, os documentos são organizados seguindo uma ordem cronológica.

Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA dos itens acima, de cima para baixo: 

Bond e Oliveira (2011) definem que mais de um método de arquivamento pode ser utilizado para atender à necessidade da documentação de uma empresa, e o mais simples e utilizado é o alfabético, que deve obedecer a determinadas regras de alfabetação tanto para nomes de pessoas quanto para nomes de empresas, instituições e órgãos governamentais. Sendo assim, analise as informações que seguem, relativas a nomes de pessoas e de empresas, e assinale a alternativa correta para fins de arquivamento em pastas pelo referido método.

No âmbito administrativo público, existem técnicas de arquivamento documental, que englobam a forma utilizada para organizar a documentação armazenada, facilitando a identificação de cada documento, são essenciais para facilitar as rotinas de gestão, principalmente diante do alto volume de documentos existentes. Analise as questões abaixo e assinale a opção correta sobre este contexto, técnicas de arquivamento documental.
(__)Reunir os documentos que tratam do mesmo assunto, arquivando-os de acordo com a ordenação preestabelecida.
(__)Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem mais adequada (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês.
(__)Verificar a existência de cópias, eliminando-as. Não pode haver cópias no arquivamento documental no âmbito administrativo público.
(__)Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas, com prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas ou caixas, permaneçam soltos para facilitar o manuseio.
(__)Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando, de maneira visível, as pastas suspensas, gavetas e caixas.

Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA dos itens acima, de cima para baixo: 

“O método ____________ é usado quando a empresa escolhe classificar os documentos através de seu local de origem; é aquele utilizado quando os documentos possuem sua organização através do local.” Assinale a alternativa que completa corretamente a afirmativa anterior. 

“Sem a classificação, fica nebulosa a característica que torna os documentos de arquivo peculiares e diferenciados em relação aos demais documentos…”
(GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo / Janice Gonçalves. – São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 37 p. : il. ; 23 cm. -- (Projeto como fazer; v. 2). p. 13.)

De acordo com Gonçalves avalie as afirmações a seguir acerca da classificação, ordenação e arranjo de documentos.

I - A classificação é uma atividade lógica.
II - A ordenação garante maior facilidade na consulta dos documentos.
III - A classificação torna visíveis as funções e atividades do órgão produtor do arquivo.
IV - O plano de classificação prevê a estrutura lógica dos documentos de valor secundário.
V - O quadro de arranjo garante aos documentos primários maior eficiência na localização.

Está correto apenas o que se afirma em

Na execução das operações de arquivos, é responsabilidade do agente administrativo:
I. selecionar, registra e codificar os documentos.
II. arquivar de acordo com o método adotado.
III. administrar convênios e contratos.
IV. preparar minutas de correspondências.
É correto o que se afirma em: 

O arquivamento é de vital importância para o gerenciamento de informações. Os dados que não são arquivados são mais difíceis de localizar. No método de arquivamento cronológico, é necessário, além da ordem numérica, observar: 

Como há uma grande quantidade de documentos sendo tramitados simultaneamente em uma instituição, é necessário que haja um processo de organização e controle para essa situação. A entrega dos documentos para destinatários externos, é denominada de:

A respeito das técnicas de arquivamento, assinale a opção correta. 

Ao receber qualquer material para os setores do órgão em que se trabalha, o auxiliar administrativo deve primeiramente, entre outros procedimentos, 

Assinale a alternativa em que não esteja corretamente indicado um benefício da boa gestão de materiais.

O método alfabético é um dos mais utilizados para arquivamento em instituições públicas e privadas. Nesse método, os arquivos são dispostos em ordem alfabética, respeitadas as normas de alfabetação, por meio de guias divisórias, com as respectivas letras. Do conjunto de documentos abaixo listados, pelo método alfabético, o que seria arquivado na frente dos demais é:

CONJUNTO DE DOCUMENTOS

Pedro Álvares Cabral

João Barbosa

Paulo Santos

Paulo Barbosa

No método alfabético, o arquivamento de documentos pelos nomes próprios obedece a 13 regras de alfabetação.

Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) acerca dessas regras.

( ) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o prenome e depois o último sobrenome.

( ) Os títulos (ministro, professor, general, doutor etc.) não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.

( ) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados, os números deverão ser sempre colocados em números arábicos.

( ) Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome no arquivamento.

( ) Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma não são considerados no arquivamento.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

Para localizar e armazenar documentos de forma a recuperá-los com maior precisão e rapidez existem algumas técnicas de arquivamento. De acordo com Paes (2004), o método (ou sistema) de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.

Assinale a alternativa correta acerca dos métodos de arquivamento.

Em determinado arquivo, os documentos foram arquivados seguindo uma sequência numérica, a qual era composta de três pares de números, cuja leitura era realizada iniciando-se no último par e findando-se no primeiro. Pode-se, dizer, de acordo com a descrição, que o método de arquivamento utilizado foi o:

A organização de arquivos físicos é um cuidado que deve ser permanente em qualquer repartição, independentemente de seu porte. Ela ajuda a evitar o acúmulo de papéis, facilitando o acesso às informações e gerando segurança contra extravios e perdas, os quais podem prejudicar as rotinas de trabalho. Dentre os diversos padrões de organização de documentos, temos:

I. O ideográfico.

II. O numérico.

III. O geográfico.

IV. O alfabético.

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É correto o que se afirma apenas em:

O sistema padronizado de arquivamento que é considerado uma variação do sistema alfabético, utilizando cores associadas a um grupo de letras, é o do tipo:

O método de arquivamento desenvolvido por Dewey apresenta configuração decimal e é utilizado em bibliotecas, na administração pública e nas empresas, como ferramenta no arquivamento e gestão de documentos por meio da utilização de códigos. Por esse método, na atividade meio da empresa, a classe 000 é utilizada para assuntos de “administração geral” e, na subclasse “orçamento e finanças,” utiliza-se o seguinte código:

Nos arquivamentos e procedimentos administrativos sobre a gestão de documentos, destaca-se o sistema de classificação decimal de Dewey, que é utilizado em empresas públicas, empresas privadas e em bibliotecas. Assim, para arquivar um documento da classe de “assuntos gerais”, usa-se o código 900 e, para um evento da subclasse “solenidades, comemorações e homenagens”, usa-se o seguinte código:

As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de protocolo e as atividades de arquivamento e empréstimo de documentos são os serviços de arquivo.

Disponível em http://amelhorturmadosesi.blogspot.com/2017/08/nocoes

-de-protocolo-e-tecnicas-de.html

Com base nos seus conhecimentos, analise as afirmativas abaixo:

I.Método de arquivamento alfabético deve ser utilizado quando o elemento principal é um número, sendo considerado sistema indireto, pois, para localizar um documento faz-se necessário recorrer a um índice alfabético de assunto que fornecerá o número sob o qual o documento foi organizado.

II.Arquivo corrente é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão da frequência com que são por eles consultados.

III.Arquivo intermediário é constituído de documentos que não sendo de uso corrente, aguardam em armazenamentos, sua destinação final.

IV.A tramitação e, consequentemente, a atividade de protocolo são exclusivas da fase corrente do ciclo de vida dos documentos.

Está(ão) CORRETA(S):