Qual é o objetivo principal da organização dos documentos em...
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Ano: 2023
Banca:
IDESG
Órgão:
Prefeitura de Vila Valério - ES
Prova:
IDESG - 2023 - Prefeitura de Vila Valério - ES - Auxiliar Administrativo |
Q2171352
Arquivologia
Qual é o objetivo principal da organização dos documentos em um arquivo?
A alternativa correta é a (B): "Facilitar a localização dos documentos".
Embora todas as opções apresentadas sejam potenciais benefícios da organização adequada dos documentos em um arquivo, o objetivo principal é facilitar a localização e recuperação dos documentos quando necessário. A organização adequada permite a localização rápida e precisa dos documentos, economizando tempo e esforço.
A opção (A), "Ocupar menos espaço físico", pode ser uma consequência da organização eficiente, mas não é o objetivo principal. Da mesma forma, a opção (C), "Evitar a perda de documentos", e a opção (D), "Proteger os documentos contra roubo", são benefícios da boa organização e gestão de documentos, mas não são o objetivo principal.
A questão busca a alternativa que indique o principal objetivo de se organizar a documentação arquivística.
a) Errada. A utilização do espaço físico de fato é reduzida quando o conjunto documental está organizado, pois a organização promove a guarda dos documentos que de fato devem ser guardados, pelo tempo necessário. Entretanto, não se organiza o conjunto documental visando ocupar menos espaço, e sim para que eles possam ser organizados e encontrados quando forem objetos de uso para o desenvolvimento das atividades institucionais.
b) Certa. Os documentos são criados para que atividades institucionais possam ser desenvolvidas. Organizar o conjunto documental promove o cenário para que os documentos possam ser encontrados e utilizados. O objetivo principal da organização, portanto, é facultar o acesso e a localização dos documentos.
c) Errada. A organização faz com que os documentos fiquem reunidos e, como consequência, a perda é evitada. Entretanto, evitar a perda de documentos e informações não é o objetivo principal quando se organiza documentos, é só uma consequência.
d) Errada. Documentos organizados ou desorganizados podem ser roubados. Então a organização não promove a proteção contra roubo.
Gabarito do Professor: B
b) Certa. Os documentos são criados para que atividades institucionais possam ser desenvolvidas. Organizar o conjunto documental promove o cenário para que os documentos possam ser encontrados e utilizados. O objetivo principal da organização, portanto, é facultar o acesso e a localização dos documentos.
c) Errada. A organização faz com que os documentos fiquem reunidos e, como consequência, a perda é evitada. Entretanto, evitar a perda de documentos e informações não é o objetivo principal quando se organiza documentos, é só uma consequência.
d) Errada. Documentos organizados ou desorganizados podem ser roubados. Então a organização não promove a proteção contra roubo.
Gabarito do Professor: B
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