Questões de Concurso
Sobre organização de arquivos / métodos de arquivamento em arquivologia
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A respeito da arquivologia e da gestão de documentos em um órgão público, julgue o item a seguir.
O método de arquivamento geográfico é considerado um sistema indireto, pois exige a utilização de índices auxiliares para localizar os documentos.
Considerando os princípios arquivísticos e as boas práticas de gestão de documentos aplicadas aos registros escolares, assinale a alternativa que apresenta a medida correta para a reestruturação da gestão documental:
Considerando esse contexto, assinale a alternativa correta:
Diante desse cenário, foram propostas diferentes formas de classificação documental para aprimorar a gestão do arquivo.
Considerando os princípios de classificação, organização e gestão de documentos, analise as afirmativas a seguir:
I.A classificação por assunto permite agrupar documentos de acordo com o conteúdo tratado, facilitando a recuperação da informação.
II.A classificação cronológica, embora simples, pode ser insuficiente para atender às necessidades de acesso quando utilizada isoladamente.
III.A classificação alfabética, ao organizar documentos com base em elementos nominativos previamente definidos, mostra-se especialmente eficaz em contextos nos quais a recuperação da informação depende da identificação direta de nomes, títulos ou termos de referência.
IV.A classificação de documentos deve ser definida preferencialmente com base na ordem de recebimento, garantindo maior controle administrativo.
Está correto o que se afirma em:
Em uma organização pública, a gestão de documentos envolve a definição de métodos adequados de arquivamento, considerando os critérios que facilitem a localização, o acesso e a preservação das informações. Os arquivos podem ser organizados de diferentes formas, de acordo com a natureza dos documentos e as necessidades institucionais, sendo fundamental a adoção de métodos que garantam a eficiência e a segurança no tratamento documental. Com base nessa informação, julgue o item seguinte.
No método geográfico, a organização dos documentos envolve subdivisões por localidade, não se limitando à simples identificação do país ou da região principal.
Em uma organização pública, a gestão de documentos envolve a definição de métodos adequados de arquivamento, considerando os critérios que facilitem a localização, o acesso e a preservação das informações. Os arquivos podem ser organizados de diferentes formas, de acordo com a natureza dos documentos e as necessidades institucionais, sendo fundamental a adoção de métodos que garantam a eficiência e a segurança no tratamento documental. Com base nessa informação, julgue o item seguinte.
O método cronológico, embora organize os documentos pela data, será adotado mesmo quando a recuperação da informação ocorra predominantemente por assunto, desde que este esteja associado aos instrumentos complementares de busca.
Em uma organização pública, a gestão de documentos envolve a definição de métodos adequados de arquivamento, considerando os critérios que facilitem a localização, o acesso e a preservação das informações. Os arquivos podem ser organizados de diferentes formas, de acordo com a natureza dos documentos e as necessidades institucionais, sendo fundamental a adoção de métodos que garantam a eficiência e a segurança no tratamento documental. Com base nessa informação, julgue o item seguinte.
O método numérico utiliza códigos ou números para organizar documentos, o que exigirá instrumentos auxiliares para permitir a localização das informações.
Em uma organização pública, a gestão de documentos envolve a definição de métodos adequados de arquivamento, considerando os critérios que facilitem a localização, o acesso e a preservação das informações. Os arquivos podem ser organizados de diferentes formas, de acordo com a natureza dos documentos e as necessidades institucionais, sendo fundamental a adoção de métodos que garantam a eficiência e a segurança no tratamento documental. Com base nessa informação, julgue o item seguinte.
O método alfabético, embora permita acesso direto aos documentos, pode demandar padronização na forma de entrada dos nomes para evitar inconsistências na organização do arquivo.
Em uma organização pública, a gestão de documentos envolve a definição de métodos adequados de arquivamento, considerando os critérios que facilitem a localização, o acesso e a preservação das informações. Os arquivos podem ser organizados de diferentes formas, de acordo com a natureza dos documentos e as necessidades institucionais, sendo fundamental a adoção de métodos que garantam a eficiência e a segurança no tratamento documental. Com base nessa informação, julgue o item seguinte.
O método de arquivamento por assunto demanda a definição prévia de critérios de classificação, de modo a evitar ambiguidades na organização e na recuperação dos documentos.
Em determinado período, diante do aumento das demandas internas e da necessidade de atendimento simultâneo de diferentes solicitações, o servidor adotou procedimentos voltados à otimização do fluxo de trabalho e à maior agilidade na execução das tarefas administrativas. Algumas dessas práticas envolveram adaptações na forma de controle documental, organização de informações de uso frequente, gerenciamento de compromissos institucionais e condução das comunicações internas do setor.
Posteriormente, durante análise das rotinas administrativas realizadas pela unidade, verificou-se a necessidade de avaliação da conformidade desses procedimentos com os princípios de formalização, rastreabilidade documental, padronização da comunicação administrativa e controle institucional das informações.
Considerando as rotinas administrativas e a postura funcional esperada no exercício das atribuições do escriturário, assinale a alternativa correta:
1ª Coluna:
(1) Metodo Alfabético.
(2) Método Numérico Simples
(3) Método Geográfico.
(4) Método Ideográfico.
2ª Coluna:
( ) Organização de pastas pelo assunto ou tema principal do documento, demandando o uso de esquemas de classificação previamente estruturados.
( ) Ordenação direta dos prontuários com base no nome completo dos discentes, observando as regras universais de alfabetação.
( ) Atribuição de um codigo sequencial único para cada nova pasta aberta, frequentemente vinculado a um índice alÍabético auxiliar de controle.
( ) Agrupamento dos registros documentais de acordo com a procedência ou a localidade de origem das unidades escolares externas.
Qual alternativa preenche, CORRETAMENTE, de cima para baixo, os parênteses acima?
Considerando as noções básicas de arquivamento de documentos, assinale a alternativa correta.
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