Questões de Arquivologia - Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário para Concurso - Página 52

Q3903757

Ano: 2025 Banca: ABCP Órgão: Prefeitura de Monte Castelo - SC Prova: ABCP - 2025 - Prefeitura de Monte Castelo - SC - Agentes de Recepção e Telefonia |

Q3903757 Arquivologia

A organização de arquivos na Administração é essencial para garantir eficiência e transparência. Entre os métodos de arquivamento, aquele que organiza os documentos conforme o assunto tratado, agrupando-os por temas ou áreas de interesse, denomina-se:

A

Arquivamento alfabético.

B

Arquivamento cronológico.

C

Arquivamento geográfico.

D

Arquivamento por assunto.

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Q3903751

Ano: 2025 Banca: ABCP Órgão: Prefeitura de Monte Castelo - SC Prova: ABCP - 2025 - Prefeitura de Monte Castelo - SC - Agentes de Recepção e Telefonia |

Q3903751 Arquivologia

Em relação à organização de arquivos, a Administração deve adotar métodos que permitam fácil localização e conservação de documentos. Dentre as alternativas, representa arquivamento:

A

Ordem cronológica ou alfabética, utilizando pastas numeradas ou identificadas.

B

Colocação aleatória de documentos em armários de uso comum.

C

Armazenamento em caixas sem identificação, dificultando a recuperação da informação.

D

Exclusivamente em meio digital, sem qualquer classificação lógica.

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Q3903635

Ano: 2025 Banca: FUNATEC Órgão: Prefeitura de Jenipapo dos Vieiras - MA Prova: FUNATEC - 2025 - Prefeitura de Jenipapo dos Vieiras - MA - Agente Administrativo |

Q3903635 Arquivologia

O protocolo é uma atividade administrativa fundamental. Assinale a alternativa que melhor define sua função:

A

Recolher documentos sigilosos e armazená-los permanentemente.

B

Excluir documentos obsoletos das repartições públicas.

C

Controlar o recebimento, tramitação e expedição de documentos oficiais.

D

Gerenciar o estoque de materiais de limpeza.

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Q3903629

Ano: 2025 Banca: FUNATEC Órgão: Prefeitura de Jenipapo dos Vieiras - MA Prova: FUNATEC - 2025 - Prefeitura de Jenipapo dos Vieiras - MA - Agente Administrativo |

Q3903629 Arquivologia

Sobre as fases do processo administrativo de arquivamento, assinale a alternativa correta:

A

O arquivo morto corresponde à documentação em uso corrente.

B

O arquivo corrente contém documentos de guarda permanente.

C

O arquivo intermediário guarda documentos que já não são consultados com frequência, mas ainda têm valor administrativo.

D

Os arquivos correntes são compostos exclusivamente por mídias digitais.

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Q3900673

Ano: 2025 Banca: IDCAP Órgão: Prefeitura de Tremembé - SP Prova: IDCAP - 2025 - Prefeitura de Tremembé - SP - Secretária de Escola |

Q3900673 Arquivologia

O protocolo é um conjunto de procedimentos administrativos utilizados para registrar, controlar e acompanhar a tramitação de documentos em órgãos públicos ou instituições privadas. Avalie as afirmativas as seguir sobre as funções do protocolo e marque V, para verdadeiro e F, para falso:
(__)O protocolo registra a entrada e a saída de documentos, conferindo segurança jurídica e garantindo que os atos administrativos possam ser comprovados.
(__)O protocolo controla prazos e o andamento de processos administrativos, evitando atrasos, extravios e falhas na tramitação dos documentos.
(__)O protocolo garante rastreabilidade e organiza as informações, permitindo saber onde os documentos estão, quem os recebeu e facilitando consultas futuras e a gestão administrativa.

Marque a alternativa com a sequência correta, de cima para baixo:

A

V, F, F.

B

V, V, V.

C

F, V, V.

D

F, V, F.

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Q3888958

Ano: 2025 Banca: Instituto Consulplan Órgão: Prefeitura de Manaus - AM Prova: Instituto Consulplan - 2025 - Prefeitura de Manaus - AM - Assistente em Administração |

Q3888958 Arquivologia

Uma escola municipal vem enfrentando dificuldades na localização de documentos antigos, como históricos escolares e atas de reuniões. Em auditoria interna, constatou-se que os arquivos físicos estavam desorganizados, com pastas sem identificação e documentos misturados. Diante disso, a direção decidiu implantar um novo sistema de gestão documental, com base em práticas arquivísticas e normas aplicáveis à Administração Pública. Considerando os princípios e técnicas de organização de arquivos, analise as afirmativas a seguir.

I. A classificação dos documentos deve seguir um plano de classificação documental, que agrupe os documentos por função e atividade da escola.
II. A tabela de temporalidade é um instrumento essencial para definir os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, atendendo aos princípios da racionalização administrativa.
III. A ordenação cronológica dos documentos deverá ser aplicada em qualquer caso, independentemente do tipo de arquivo ou natureza do documento.
IV. A implantação de um sistema híbrido (físico e digital) contribui para a eficiência na gestão documental e preserva a memória institucional.

Está correto o que se afirma apenas em

A

I e II.

B

I e III.

C

I, II e IV.

D

II, III e IV.

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Q3867898

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: CISVALE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - CISVALE - Auxiliar Administrativo |

Q3867898 Arquivologia

Uma prática eficiente para o controle de ofícios e correspondências em um setor administrativo é:

A

memorizar o conteúdo das mensagens.

B

guardar os documentos em uma caixa sem classificação.

C

manter protocolo de entrada e saída com registro adequado.

D

descartar as mensagens eletrônicas diariamente.

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Q3867897

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: CISVALE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - CISVALE - Auxiliar Administrativo |

Q3867897 Arquivologia

O ciclo vital dos documentos divide-se em três fases: corrente, intermediária e permanente. A fase intermediária é caracterizada por:

A

uso frequente do documento.

B

necessidade legal e administrativa reduzida, mas ainda existente.

C

eliminação imediata do documento.

D

guarda permanente para fins históricos.

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Q3858630

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Coordenador de Fiscalização Contratual |

Q3858630 Arquivologia

A Coordenadoria de Fiscalização Contratual de um município recebeu um ofício solicitando providências sobre um contrato em execução. Cinthia, servidora responsável pelo protocolo, registrou o documento no sistema, atribuiu número único, classificou e o encaminhou à unidade competente. Considerando as normas e boas práticas de gestão documental, assinale a alternativa correta.

A

Cinthia pode optar por registrar o documento no protocolo, pois a obrigação é apenas de arquivá-lo diretamente na unidade responsável pelo contrato.

B

Cinthia não pode anexar cópias ou versões digitais, porque o protocolo deve manter apenas documentos originais.

C

Cinthia deverá atribuir número único ao documento, porque a tramitação deve garantir rastreabilidade, com registro da movimentação e controle de prazos.

D

Cinthia não deve se preocupar em classificar o documento, pois dispensável para organização e recuperação da informação, já que o assunto pode ser identificado apenas pelo texto do ofício.

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Q3858512

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Coordenador de Coleta de Preços e Compras |

Q3858512 Arquivologia

A produção e a padronização de documentos estão interligadas, pois uma produção de documentos sem a observação das normas e padrões pertinentes pode levar à falta de disponibilização de informações relevantes, ou mesmo essenciais, ao funcionamento da administração pública. Sobre o tema, assinale a alternativa correta.

A

A padronização deve considerar todo o ciclo de vida de documentos, exceto o seu descarte ou guarda permanente.

B

A destinação consiste na elaboração de documentos conforme a sua essencialidade para a administração; prevê o estabelecimento de critérios para a padronização de formulários.

C

A padronização é importante para assegurar a impessoalidade na elaboração de documentos oficiais, porque é a partir dela que se garante que todos os expedientes produzidos em um órgão serão uniformes, independentemente do autor.

D

A demanda que se objetiva solucionar com a produção de um documento não deve ser levada em conta para se escolher o tipo de documento nem a qual padrão está sujeito.

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Q3858511

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Coordenador de Coleta de Preços e Compras |

Q3858511 Arquivologia

As atividades de protocolo consistem num conjunto de operações que visam ao controle dos documentos produzidos, daqueles ainda em tramitação e dos recebidos pelo órgão ou entidade, de modo a

A

ordenar os documentos, segundo um plano destinado a facilitar o seu uso corrente.

B

manter processos contínuos de avaliação, com aplicação dos prazos de guarda e destinação final dos documentos.

C

facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso.

D

assegurar a imediata distribuição, localização, expedição e recuperação, garantindo o acesso às informações.

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Q3858510

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Coordenador de Coleta de Preços e Compras |

Q3858510 Arquivologia

Gestão de documentos implica em acompanhar todo o ciclo vital dos documentos produzidos por um órgão ou entidade no desempenho de suas funções e atividades, determinando aqueles que devem ser conservados em caráter permanente e os que devem ser eliminados a curto, médio e longo prazo, resultando em eficiência e economia de tempo e espaço, na racional utilização de recursos humanos, materiais e financeiros e na redução da massa documental produzida. A gestão de documentos tem como objetivo

A

assegurar, de maneira eficiente, a produção, utilização e destinação final dos documentos.

B

garantir que a informação esteja armazenada, protegida e de restrito acesso sempre.

C

contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda transitória, por seu valor probatório, científico e histórico.

D

assegurar a eliminação dos documentos, desde que digitalizados, ainda que tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa.

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Q3858318

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Coordenador de Almoxarifado e Patrimônio |

Q3858318 Arquivologia

Em uma empresa de médio porte, os documentos administrativos e fiscais estão sendo acumulados de forma desorganizada, dificultando a localização rápida de informações importantes. O setor de gestão percebeu que essa desordem aumenta o risco de extravio de documentos, retrabalho e atrasos na tomada de decisões. Para melhorar a organização e a eficiência do acesso às informações, assinale a alternativa que apresenta a prática que seria a mais adequada.

A

Implantar um sistema de arquivamento com categorização por tipo de documento, data e prioridade, garantindo fácil localização e preservação.

B

Guardar todos os documentos em uma única pasta, sem separação por tipo ou data, para facilitar o armazenamento.

C

Digitalizar apenas os documentos mais recentes, mantendo os antigos espalhados em caixas no depósito.

D

Descartar todos os documentos antigos sem critério, evitando acumulação no escritório.

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Q3858317

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Coordenador de Almoxarifado e Patrimônio |

Q3858317 Arquivologia

O setor de recursos humanos de uma empresa de médio porte possui uma grande quantidade de documentos, como contratos, folhas de ponto, formulários de admissão e relatórios de avaliação de desempenho. Atualmente, esses documentos estão armazenados de forma aleatória em pastas e gavetas, o que dificulta o acesso rápido às informações e aumenta o risco de extravio. Assinale a alternativa que apresenta a medida mais adequada para organizar os documentos do setor de forma eficiente.

A

Armazenar todos os documentos em uma única pasta digital ou física, para centralizar as informações.

B

Manter os documentos apenas com os funcionários responsáveis, sem registro centralizado, para agilizar o acesso.

C

Descartar documentos antigos regularmente, sem avaliação da necessidade de preservação ou legislação vigente.

D

Classificar os documentos por categoria (contratos, folhas de ponto, relatórios), data e importância, mantendo um sistema de arquivamento físico e/ou digital atualizado.

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Q3858067

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Assistente de Documentação |

Q3858067 Arquivologia

Os documentos são administrados com eficiência e eficácia quando:

I. uma vez necessários, podem ser localizados com rapidez e sem transtorno;
II. são conservados independentemente de custos de espaço e de manutenção, enquanto sejam indispensáveis às atividades correntes;
III. nenhum documento é preservado por tempo maior que o necessário ao cumprimento de sua finalidade, a menos que tenha valor para pesquisa e outros fins.

Sobre as afirmativas acima, assinale a alternativa correta.

A

Somente os itens I e II estão corretos.

B

Somente os itens I e III estão corretos.

C

Somente os itens II e III estão corretos.

D

Todos os itens estão corretos.

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Q3858064

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Assistente de Documentação |

Q3858064 Arquivologia

Schellenberg enfatiza que o conceito de valor está diretamente ligado aos conceitos de valor primário e secundário, não devendo ser confundido com outras noções de valores, tais como administrativo, legal, fiscal, científico, cultural, histórico, dentre outros. Sabendo-se disso, sobre o valor secundário, assinale a alternativa correta.

A

Nasce do cumprimento dos objetivos para os quais o documento foi criado.

B

Serve como único guia no difícil processo de avaliação dos documentos.

C

Pode ser determinado em dois aspectos: de prova e informação.

D

Resultaria justamente de um “dever moral” do arquivista em manter a integridade, a naturalidade e a autenticidade dos arquivos.

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Q3858062

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Assistente de Documentação |

Q3858062 Arquivologia

Sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos, assinale a alternativa correta.

A

Por ser um instrumento dinâmico de gestão, a Tabela de Temporalidade deve ser atualizada periodicamente.

B

É um instrumento de gestão, resultante da avaliação documental, aprovado por comissão externa devidamente formada para tal fim.

C

A oficialização e efetiva aplicação da Tabela de Temporalidade permitirá ao órgão ou entidade descartar os documentos que possuam valor probatório e informativo relevantes quando der o prazo correto, desde que devidamente digitalizados.

D

A Tabela de Temporalidade de Documentos precede e determina o desenvolvimento do Plano de Classificação de uma instituição.

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Q3858059

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Assistente de Documentação |

Q3858059 Arquivologia

Sobre o conceito de protocolo, assinale a alternativa correta.

A

O serviço de protocolo desvincula os usuários das unidades de informação de uma instituição.

B

As atividades de protocolo prescindem de implementação de uma política de gestão de documentos.

C

As atividades de protocolo são consideradas parte da fase corrente.

D

No contexto arquivístico, a unidade de protocolo somente está hierarquicamente subordinada à unidade de arquivo, caso assim esteja descrito no modelo organizacional aplicado na instituição.

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Q3858056

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Assistente de Documentação |

Q3858056 Arquivologia

O CONARQ (2004) define arquivamento como uma "sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos" nas fases corrente, intermediária e permanente. Essa acepção está relacionada ao acesso físico do documento, seu arranjo e disposição nas estantes, fichários, gavetas etc. Nesse contexto, a guarda ordenada a que se refere a citação obedece a um método de arquivamento, que compreende uma série de "operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade" (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Esse método de arquivamento poderá ser básico ou padronizado, sendo um exemplo de método de arquivamento básico o método

A

mnemônico.

B

geográfico.

C

variadex.

D

soundex.

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Q3858053

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Assistente de Documentação |

Q3858053 Arquivologia

Segundo Rhoads (1989 apud SANTOS, 2021) ), são quatro fases que contemplam o ciclo de vida dos documentos, quais sejam: produção de documentos, utilização e conservação de documentos, disponibilização do documento e gestão de documentos de valor permanente. São ações da etapa de gestão de documentos de valor permanente

A

a criação e a melhoria dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados.

B

a avaliação e a eliminação de documentos e a transferência de documentos de valor permanente aos arquivos.

C

o fomento de sistemas de gestão da informação e a aplicação de tecnologia moderna a esses processos.

D

o planejamento de políticas de acesso aos arquivos e os procedimentos dos serviços de referência.

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Questões de Concurso Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

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