Questões de Arquivologia - Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário para Concurso - Página 48

Q3858512

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Coordenador de Coleta de Preços e Compras |

Q3858512 Arquivologia

A produção e a padronização de documentos estão interligadas, pois uma produção de documentos sem a observação das normas e padrões pertinentes pode levar à falta de disponibilização de informações relevantes, ou mesmo essenciais, ao funcionamento da administração pública. Sobre o tema, assinale a alternativa correta.

A

A padronização deve considerar todo o ciclo de vida de documentos, exceto o seu descarte ou guarda permanente.

B

A destinação consiste na elaboração de documentos conforme a sua essencialidade para a administração; prevê o estabelecimento de critérios para a padronização de formulários.

C

A padronização é importante para assegurar a impessoalidade na elaboração de documentos oficiais, porque é a partir dela que se garante que todos os expedientes produzidos em um órgão serão uniformes, independentemente do autor.

D

A demanda que se objetiva solucionar com a produção de um documento não deve ser levada em conta para se escolher o tipo de documento nem a qual padrão está sujeito.

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Q3858511

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Coordenador de Coleta de Preços e Compras |

Q3858511 Arquivologia

As atividades de protocolo consistem num conjunto de operações que visam ao controle dos documentos produzidos, daqueles ainda em tramitação e dos recebidos pelo órgão ou entidade, de modo a

A

ordenar os documentos, segundo um plano destinado a facilitar o seu uso corrente.

B

manter processos contínuos de avaliação, com aplicação dos prazos de guarda e destinação final dos documentos.

C

facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso.

D

assegurar a imediata distribuição, localização, expedição e recuperação, garantindo o acesso às informações.

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Q3858510

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Coordenador de Coleta de Preços e Compras |

Q3858510 Arquivologia

Gestão de documentos implica em acompanhar todo o ciclo vital dos documentos produzidos por um órgão ou entidade no desempenho de suas funções e atividades, determinando aqueles que devem ser conservados em caráter permanente e os que devem ser eliminados a curto, médio e longo prazo, resultando em eficiência e economia de tempo e espaço, na racional utilização de recursos humanos, materiais e financeiros e na redução da massa documental produzida. A gestão de documentos tem como objetivo

A

assegurar, de maneira eficiente, a produção, utilização e destinação final dos documentos.

B

garantir que a informação esteja armazenada, protegida e de restrito acesso sempre.

C

contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda transitória, por seu valor probatório, científico e histórico.

D

assegurar a eliminação dos documentos, desde que digitalizados, ainda que tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa.

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Q3858318

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Coordenador de Almoxarifado e Patrimônio |

Q3858318 Arquivologia

Em uma empresa de médio porte, os documentos administrativos e fiscais estão sendo acumulados de forma desorganizada, dificultando a localização rápida de informações importantes. O setor de gestão percebeu que essa desordem aumenta o risco de extravio de documentos, retrabalho e atrasos na tomada de decisões. Para melhorar a organização e a eficiência do acesso às informações, assinale a alternativa que apresenta a prática que seria a mais adequada.

A

Implantar um sistema de arquivamento com categorização por tipo de documento, data e prioridade, garantindo fácil localização e preservação.

B

Guardar todos os documentos em uma única pasta, sem separação por tipo ou data, para facilitar o armazenamento.

C

Digitalizar apenas os documentos mais recentes, mantendo os antigos espalhados em caixas no depósito.

D

Descartar todos os documentos antigos sem critério, evitando acumulação no escritório.

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Q3858317

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Coordenador de Almoxarifado e Patrimônio |

Q3858317 Arquivologia

O setor de recursos humanos de uma empresa de médio porte possui uma grande quantidade de documentos, como contratos, folhas de ponto, formulários de admissão e relatórios de avaliação de desempenho. Atualmente, esses documentos estão armazenados de forma aleatória em pastas e gavetas, o que dificulta o acesso rápido às informações e aumenta o risco de extravio. Assinale a alternativa que apresenta a medida mais adequada para organizar os documentos do setor de forma eficiente.

A

Armazenar todos os documentos em uma única pasta digital ou física, para centralizar as informações.

B

Manter os documentos apenas com os funcionários responsáveis, sem registro centralizado, para agilizar o acesso.

C

Descartar documentos antigos regularmente, sem avaliação da necessidade de preservação ou legislação vigente.

D

Classificar os documentos por categoria (contratos, folhas de ponto, relatórios), data e importância, mantendo um sistema de arquivamento físico e/ou digital atualizado.

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Q3858067

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Assistente de Documentação |

Q3858067 Arquivologia

Os documentos são administrados com eficiência e eficácia quando:

I. uma vez necessários, podem ser localizados com rapidez e sem transtorno;
II. são conservados independentemente de custos de espaço e de manutenção, enquanto sejam indispensáveis às atividades correntes;
III. nenhum documento é preservado por tempo maior que o necessário ao cumprimento de sua finalidade, a menos que tenha valor para pesquisa e outros fins.

Sobre as afirmativas acima, assinale a alternativa correta.

A

Somente os itens I e II estão corretos.

B

Somente os itens I e III estão corretos.

C

Somente os itens II e III estão corretos.

D

Todos os itens estão corretos.

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Q3858064

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Assistente de Documentação |

Q3858064 Arquivologia

Schellenberg enfatiza que o conceito de valor está diretamente ligado aos conceitos de valor primário e secundário, não devendo ser confundido com outras noções de valores, tais como administrativo, legal, fiscal, científico, cultural, histórico, dentre outros. Sabendo-se disso, sobre o valor secundário, assinale a alternativa correta.

A

Nasce do cumprimento dos objetivos para os quais o documento foi criado.

B

Serve como único guia no difícil processo de avaliação dos documentos.

C

Pode ser determinado em dois aspectos: de prova e informação.

D

Resultaria justamente de um “dever moral” do arquivista em manter a integridade, a naturalidade e a autenticidade dos arquivos.

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Q3858062

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Assistente de Documentação |

Q3858062 Arquivologia

Sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos, assinale a alternativa correta.

A

Por ser um instrumento dinâmico de gestão, a Tabela de Temporalidade deve ser atualizada periodicamente.

B

É um instrumento de gestão, resultante da avaliação documental, aprovado por comissão externa devidamente formada para tal fim.

C

A oficialização e efetiva aplicação da Tabela de Temporalidade permitirá ao órgão ou entidade descartar os documentos que possuam valor probatório e informativo relevantes quando der o prazo correto, desde que devidamente digitalizados.

D

A Tabela de Temporalidade de Documentos precede e determina o desenvolvimento do Plano de Classificação de uma instituição.

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Q3858059

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Assistente de Documentação |

Q3858059 Arquivologia

Sobre o conceito de protocolo, assinale a alternativa correta.

A

O serviço de protocolo desvincula os usuários das unidades de informação de uma instituição.

B

As atividades de protocolo prescindem de implementação de uma política de gestão de documentos.

C

As atividades de protocolo são consideradas parte da fase corrente.

D

No contexto arquivístico, a unidade de protocolo somente está hierarquicamente subordinada à unidade de arquivo, caso assim esteja descrito no modelo organizacional aplicado na instituição.

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Q3858056

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Assistente de Documentação |

Q3858056 Arquivologia

O CONARQ (2004) define arquivamento como uma "sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos" nas fases corrente, intermediária e permanente. Essa acepção está relacionada ao acesso físico do documento, seu arranjo e disposição nas estantes, fichários, gavetas etc. Nesse contexto, a guarda ordenada a que se refere a citação obedece a um método de arquivamento, que compreende uma série de "operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade" (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Esse método de arquivamento poderá ser básico ou padronizado, sendo um exemplo de método de arquivamento básico o método

A

mnemônico.

B

geográfico.

C

variadex.

D

soundex.

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Q3858053

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Assistente de Documentação |

Q3858053 Arquivologia

Segundo Rhoads (1989 apud SANTOS, 2021) ), são quatro fases que contemplam o ciclo de vida dos documentos, quais sejam: produção de documentos, utilização e conservação de documentos, disponibilização do documento e gestão de documentos de valor permanente. São ações da etapa de gestão de documentos de valor permanente

A

a criação e a melhoria dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados.

B

a avaliação e a eliminação de documentos e a transferência de documentos de valor permanente aos arquivos.

C

o fomento de sistemas de gestão da informação e a aplicação de tecnologia moderna a esses processos.

D

o planejamento de políticas de acesso aos arquivos e os procedimentos dos serviços de referência.

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Q3858052

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Assistente de Documentação |

Q3858052 Arquivologia

Analise o texto: “Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos” (Arquivo Nacional, 2005). A definição em comento se refere

A

ao processamento técnico.

B

ao arquivo corrente.

C

ao protocolo.

D

ao registro.

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Q3858051

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Assistente de Documentação |

Q3858051 Arquivologia

Analise o texto a seguir: “A classificação arquivística é uma atividade essencial na organização de arquivos. Ao longo do tempo, ela evoluiu de uma abordagem simples, aplicada apenas a arquivos históricos, para o atual status de atividade gerencial e analítica. Envolve a construção de esquemas para agrupar documentos com base em princípios estabelecidos, mantendo as relações entre eles.” (Gomes, 2025).

Com base no texto acima, analise as afirmativas a seguir:
I. a classificação arquivística é uma etapa fundamental na gestão de documentos, pois é responsável pela interpretação de cada registro, visando garantir a sua preservação e acesso rápido;
II. o conceito de classificação na Arquivologia começa a aparecer na literatura no Século XVII com os primeiros manuais de normas escritas.

Sobre os itens acima, assinale a alternativa correta.

A

Somente o item I está correto.

B

Somente o item II está correto.

C

Todos os itens estão corretos.

D

Nenhum item está correto.

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Q3857983

Ano: 2025 Banca: Instituto Seletiva Órgão: Câmara de Independência - CE Prova: Instituto Seletiva - 2025 - Câmara de Independência - CE - Assessor Administrativo |

Q3857983 Arquivologia

O setor de protocolo desempenha papel essencial na gestão documental da Administração Pública, assegurando o controle e a tramitação adequada dos documentos que circulam entre os diversos setores. Sobre os procedimentos de protocolo, que envolvem recepção, classificação, registro, transmissão, distribuição e arquivamento, assinale a alternativa correta.

A

A recepção é a última etapa do protocolo, responsável por guardar o documento após o seu uso administrativo.

B

A classificação tem como finalidade identificar o assunto e a natureza do documento, facilitando seu controle e posterior arquivamento.

C

O registro consiste em eliminar documentos considerados irrelevantes para a administração pública.

D

A distribuição é realizada antes do registro e da classificação, visando garantir a celeridade do processo administrativo.

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Q3856077

Ano: 2026 Banca: Instituto Fênix Órgão: Prefeitura de Cerro Negro - SC Prova: Instituto Fênix - 2026 - Prefeitura de Cerro Negro - SC - Técnico Administrativo |

Q3856077 Arquivologia

A classificação dos arquivos considera a frequência de uso e a função administrativa dos documentos ao longo do tempo. Os documentos que são consultados com frequência e necessários às atividades rotineiras da instituição integram o arquivo:

A

intermediário.

B

permanente.

C

corrente.

D

histórico.

E

especial.

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Q3854500

Ano: 2025 Banca: FUNDATEC Órgão: Prefeitura de Gravataí - RS Prova: FUNDATEC - 2025 - Prefeitura de Gravataí - RS - Secretário de Escola Municipal |

Q3854500 Arquivologia

No trabalho com o arquivo corrente, o secretário escolar deve adotar procedimentos que garantam organização, fácil acesso e preservação dos documentos dos alunos. Nesse contexto, qual prática está corretamente alinhada às rotinas do arquivo corrente?

A

Manter os dossiês dos alunos agrupados apenas por ordem de matrícula histórica, sem considerar curso, ano/série ou turma.

B

Realizar o arquivamento das pastas somente ao final do semestre, concentrando toda a organização documental em um único momento.

C

Arquivar as pastas individuais de alunos exclusivamente em ordem alfabética, evitando qualquer outro sistema.

D

Encaminhar as pastas dos alunos ao arquivo permanente antes do encerramento do ano letivo a fim de agilizar os processos administrativos.

E

Identificar cada pasta individual com informações completas, como nome, curso, ano/série, número de ordem, etapa/modalidade, turma e turno do aluno.

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Q3854499

Ano: 2025 Banca: FUNDATEC Órgão: Prefeitura de Gravataí - RS Prova: FUNDATEC - 2025 - Prefeitura de Gravataí - RS - Secretário de Escola Municipal |

Q3854499 Arquivologia

A adoção de métodos de arquivamento é fundamental para garantir que a Secretaria Escolar funcione com eficiência, especialmente quando o volume de documentos cresce ao longo dos anos. Entre os diferentes sistemas possíveis, um dos métodos destacados no processo de organização é o método alfabético, considerado capaz de sustentar tanto estruturas simples quanto sistemas mais amplos e complexos. Na organização do arquivo escolar, o método alfabético é frequentemente mencionado como o mais indicado. Qual justificativa torna esse método especialmente vantajoso para a secretaria escolar?

A

Permite que o arquivamento seja organizado automaticamente por softwares internos, dispensando qualquer revisão manual dos documentos.

B

Permite estruturar o arquivo de modo que ele se adapte gradualmente a sistemas mais complexos, tornando mais ágil a localização dos documentos ao longo do tempo.

C

Elimina a necessidade de arquivos inativos, já que todos os documentos podem permanecer organizados no mesmo agrupamento alfabético.

D

Classifica os documentos por ordem de importância, permitindo que os mais relevantes sejam priorizados no processo de arquivamento anual.

E

Simplifica a seleção de documentos com prazo de descarte, tornando desnecessária a análise de critérios prévios definidos pela escola.

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Q3849727

Ano: 2026 Banca: Avança SP Órgão: Prefeitura de Potim - SP Prova: Avança SP - 2026 - Prefeitura de Potim - SP - Agente Administrativo |

Q3849727 Arquivologia

Em um órgão público, os servidores passaram a digitalizar processos antigos antes de reduzir o volume de caixas arquivadas em depósito. Assinale a alternativa correta sobre procedimento básico de atualização desses arquivos digitais:

A

Guardar o arquivo digital apenas com o nome “processo_antigo” em pasta genérica.

B

Conferir a legibilidade da imagem, registrar metadados do processo e vincular o arquivo ao número correspondente.

C

Eliminar o papel logo após a digitalização, sem conferência do conteúdo digital.

D

Salvar os arquivos em pastas pessoais, sem relação com o plano de classificação.

E

Manter os documentos digitalizados sem qualquer registro de data ou responsável.

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Q3849724

Ano: 2026 Banca: Avança SP Órgão: Prefeitura de Potim - SP Prova: Avança SP - 2026 - Prefeitura de Potim - SP - Agente Administrativo |

Q3849724 Arquivologia

Na rede interna de um órgão público, os servidores utilizam pastas compartilhadas para contratos em formato digital; indique a prática que favorece a manutenção e a localização desses arquivos:

A

Adotar padrão de nomes com data, número do processo e assunto.

B

Salvar cada contrato em múltiplas pastas sem relação entre si.

C

Renomear arquivos apenas com o primeiro nome do responsável.

D

Criar uma única pasta chamada “Contratos Gerais” para todo o órgão.

E

Atualizar versões substituindo o conteúdo sem registrar mudanças.

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Q3849723

Ano: 2026 Banca: Avança SP Órgão: Prefeitura de Potim - SP Prova: Avança SP - 2026 - Prefeitura de Potim - SP - Agente Administrativo |

Q3849723 Arquivologia

Em um setor administrativo, o arquivo de pastas suspensas está sendo reorganizado para reduzir o acúmulo de papéis. Indique o procedimento mais adequado para fixar as diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos documentos.

A

Guardar todos os dossiês antigos em caixas gerais sem identificação.

B

Misturar documentos ativos e inativos na mesma pasta.

C

Aplicar tabela de temporalidade, revisando e transferindo documentos inativos.

D

Manter as pastas cheias, evitando qualquer tipo de descarte.

E

Recolher documentos antigos para uso como rascunho interno.

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Questões de Concurso Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

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