Considere as seguintes definições.

I. Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém.

II. Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os permanentes.

III. Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação.

De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, essas definições correspondem respectivamente a:

O setor de uma organização que é encarregado pelo recebimento, registro, distribuição, e movimentação de documentos em curso é conhecido como:

Há várias alternativas de organização de um arquivo, a classificação alfabética é a mais usada e admite vários procedimentos, EXCETO:

“Na maior parte dos organismos acumuladores/produtores de arquivos, é pouco frequente que a organização dos documentos esteja a cargo de um profissional que conheça e aplique ao seu trabalho os princípios técnicos arquivísticos. Assim, é muito raro encontrar, nestes organismos, documentos classificados de acordo com a estrutura ou com as funções que os geraram. Mais comumente, a organização dos documentos de arquivo costuma ser resumida à sua ordenação – após serem separados por tipo ou espécie, são ordenados cronologicamente, alfabeticamente ou numericamente. No entanto, tal organização não é suficiente para informar sobre os vínculos da documentação com o seu organismo produtor.”

(Gonçalves, 1998.)

Através de qual ferramenta a natureza desses vínculos fica verdadeiramente clara?

Ao abordar os instrumentos de gestão de documentos, Bernardes (2008, p. 10) afirma que:
“Estes dois instrumentos garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão [...]”.
São instrumentos da gestão de documentos:

Leia o texto a seguir.
“Há três fases no planejamento de um programa de manutenção de acervos [...]. Essas três fases envolvem acumulação de conhecimentos e planejamento durante os estágios iniciais e um planejamento mais específico que é empreendido durante o desenvolvimento dos dados projetos.” OGDEN, Sherelyn. Planejamento. 2. ed. Rio de Janeiro: Projeto Conservação Preventiva em Biblioteca e Arquivos: Arquivo Nacional, 2001, p. 21-30.
Considerando o texto acima, assinale a alternativa que contém as três fases do planejamento de um programa de manutenção de acervos.

Arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimentos de planos, para fins de controle, tomadas de decisões administrativas, entre outros.
Assinale a alternativa que apresenta os setores distintos referentes às atividades dos arquivos correntes.

Os responsáveis pelo depósito de arquivamento intermediário, também denominados arquivos intermediários, devem desenvolver as seguintes atividades básicas, EXCETO:

O conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação, denomina-se:

Leia o texto a seguir.
“Atividades de protocolo – Conjunto de operações que visa o controle dos documentos que tramitam no órgão, de modo a assegurar sua imediata localização, recuperação e acesso à informação.”
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (BRASIL). Criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais: transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2014. Disponível em: <http://www.conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/ Cartilha_criacao_arquivos_municipais.pdf>.
Compreendem atividades de protocolo, EXCETO:

Leia o texto a seguir. “James Rhoads (1989) divide a gestão de documentos em três fases, quais sejam, produção, utilização e destinação.”
CRUZ, Emília Barroso. Manual de gestão de documentos. ed. rev. e atual. Belo Horizonte: Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais, Arquivo Público Mineiro, 2013. (Cadernos Técnicos do Arquivo Público Mineiro; n.3), p. 20. Disponível em:<http://www.siaapm.cultura.mg.gov.br/modules/ gestao_documentos/> .
Considerando as três fases da gestão de documentos, analise as afirmativas a seguir.
I. Um dos objetivos da 1ª fase, produção de documentos, é prevenir a criação de documentos não essenciais e, assim, reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados. II. A 2ª fase, utilização dos documentos, envolve o controle, o uso e o armazenamento de documentos necessários ao desenvolvimento das atividades de uma organização. III. A 3ª fase, destinação dos documentos, envolve decisões sobre quais documentos devem ser preservados permanentemente e por quanto tempo os documentos destinados à eliminação devem ser retidos por razões administrativas ou legais.
Após análise, conclui-se que estão corretas as afirmativas:

Analise a afirmativa a seguir.

Entende-se não apenas a reunião da documentação em um único local, como também a concentração de todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional.

A afirmativa diz respeito a:

Numere a COLUNA II de acordo com a COLUNA I, relacionando o conceito com sua respectiva definição, conforme descrito pelo CONARQ.

COLUNA I

1. Gestão de documentos

2. Sistema de arquivamento

3. Tabela de temporalidade

4. Protocolo

COLUNA II

( ) Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

( ) Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

( ) Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a organização e a preservação de documentos ou arquivos, bem como o acesso às informações neles contidas.

( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou seu recolhimento.

Assinale a sequência CORRETA.

Sobre arquivamento, assinale a alternativa INCORRETA

“Se um plano de classificação arquivística resultar em um número muito grande de classes, tenderá a ser utilizado com certa dificuldade. Por outro lado, se resultar em um número reduzido de classes para uma documentação muito variada e volumosa, é possível que se torne insatisfatório. O mesmo poderá acontecer no caso de classes muito especificamente ligadas a determinados documentos, de tal modo que não permitam a inclusão de outros que venham a ser produzidos. A elaboração do plano não pode estar desconectada da preocupação com sua aplicação. Assim, convém buscar, para as classes a serem criadas, um nível de generalidade ideal, que proporcione ao menos três qualidades ao plano de classificação. Estas três qualidades, reunidas, deverão permitir que o plano de classificação seja aplicado sem grandes dificuldades, bem como possibilitar a necessária adaptação a situações não previstas nos levantamentos efetuados para sua elaboração (como o surgimento de novas atividades, ou a incorporação de novos documentos a classes anteriormente definidas).” Dentre as qualidades apresentadas a seguir, assinale qual delas NÃO se aplica ao contexto do enunciado.

Na elaboração de planos de classificação de documentos do arquivo de uma entidade (pessoa jurídica), ao estabelecer as classes do plano de classificação, quais tipos de critérios devem ser normalmente seguidos?

Um dos pilares essenciais da democracia, o acesso à informação foi assegurado na Constituição brasileira como um direito fundamental de todo e qualquer cidadão. Mas de que adianta garantir o direito de acesso à informação sem assegurar as condições para que o cidadão possa acessá-la? De acordo com as recomendações do SAESP, para garantir a localização e a recuperação das informações, é indispensável fazer

Quanto ao ciclo vital dos documentos administrativos, assinale a alternativa correta.

Segundo Marilena Leite Paes (2005), no livro “Arquivo: teoria e prática”, a disposição dos documentos pode ser feita de acordo com a classificação e a codificação atribuídas, e os documentos podem ser dispostos em pilhas, escaninhos ou classificadores. Assinale a alternativa que indica o nome desse tipo de organização.

São ações que competem ao setor de protocolo no recebimento de correspondências:
I. verificar se o destinatário ou a unidade (setor) pertencem à organização, em caso negativo, devolver a correspondência ao remetente, apondo carimbo, e identificando o motivo da devolução. II. registrar, utilizando carimbo próprio, a data, hora e assinatura do recebedor. III. separar a correspondência institucional da particular.
Estão corretas: