Leia o texto a seguir.

“Encerrado o período de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados imediatamente, enquanto outros devem ser conservados por um período mais longo por razões legais ou administrativas. Esses documentos devem ser transferidos para um depósito de arquivamento intermediário [...].”

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (BRASIL). Criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais: transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2014, p. 73.

Considerando as atividades, os procedimentos, as vantagens e as condições da construção e dos equipamentos dos depósitos de arquivamento intermediário, também denominados arquivos intermediários, analise as afirmativas abaixo.

I. Os responsáveis pelo depósito de arquivamento intermediário devem atender às consultas dos órgãos depositantes.

II. Os documentos devem ser transferidos do arquivo corrente para arquivamento intermediário com as datas de eliminação e de recolhimento para guarda permanente definidas.

III. Uma das vantagens dos arquivos intermediários é economia de espaço, pessoal, equipamento e tempo.

IV. A construção e os equipamentos dos depósitos de arquivamento intermediário podem ser simples. No entanto, devem permitir a conservação adequada do acervo documental.

Está(ão) CORRETA(S):

Numere a COLUNA II de acordo com a COLUNA I, associando CORRETAMENTE os procedimentos, rotinas e/ou operações que são realizados na gestão de documentos correntes às atividades de protocolo e de arquivamento.
COLUNA I 1. Atividades de protocolo 2. Atividades de arquivamento
COLUNA II ( ) ordenação ( ) classificação ( ) empréstimo ou consulta ( ) inspeção ( ) registro ( ) expedição
Marque a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.

Leia o texto a seguir. 

“Gestão de documentos implica em acompanhar todo o ciclo vital dos documentos produzidos por um órgão ou entidade no desempenho de suas funções e atividades, determinando aqueles que devem ser conservados em caráter permanente e os que devem ser eliminados a curto, médio e longo prazo, resultando em eficiência e economia de tempo e espaço, na racional utilização de recursos humanos, materiais e financeiros e na redução da massa documental produzida. [...] As fases da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação final.”

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011, p. 21.

Considerando as fases da gestão de documentos, assinale com (V) as afirmativas verdadeiras e com (F) as afirmativas falsas.

( ) A fase produção compreende os métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas de classificação.

( ) Na fase produção, deve-se evitar produzir documentos que não sejam essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado.

( ) A fase utilização diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento de sua função administrativa, assim como de sua guarda, após cessar o trâmite.

( ) A fase de destinação compreende a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo.

( ) A fase destinação envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos.

Marque a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.

A gestão documental é um conjunto de normas, procedimentos e métodos de trabalho que permite a tramitação, produção, avaliação, uso e arquivamento de documentos oficiais. Suas principais funções são: fornecer evidências, condução transparente das atividades e controle de informações. A gestão de documentos se divide em três fases básicas. Sobre essas fases, assinale a alternativa correta.

O Dicionário de Terminologia Arquivística adota a seguinte definição para arquivo: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”. O conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividadesmeio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados recebe a denominação de:

Os documentos podem ser de guarda permanente, temporária ou eventual. Desta forma, é CORRETO afirmar que são documentos de guarda permanente:

Assinale a alternativa que NÃO corresponde uma rotina na gestão de documentos que compõe o arquivo corrente:

Gestão de documento refere-se à atividade arquivística. A respeito da Gestão de documentos, analise as assertivas abaixo e, em seguida, assinale a alternativa CORRETA.
I. Gestão de documentos é o conjunto de medidas e procedimentos que garante o controle dos documentos, abrangendo, dentre outras atividades, a atividade de conservação e arquivamento.
II. A gestão de documentos não abrange a atividade de produção do documento.
III. A gestão de documentos abrange a atividade de arquivamento de documentos, sendo que, para organizar um arquivo, é preciso conhecer e considerar alguns dados referentes à documentação como a espécie do documento, que pode ser relatório, projetos etc.

Assinale a alternativa CORRETA sobre a classificação dos documentos por ordem alfabética:

A idade do documento é contada a partir de sua criação, a respeito disso é CORRETO afirmar:

A respeito da classificação dos documentos, é possível afirmar que:

Ainda a respeito de arquivos, assinale a alternativa CORRETA.

Os diversos métodos de arquivamento, que através dos anos foram desenvolvendo-se em todas as partes do mundo, podem ser utilizados tanto nas empresas como nos órgãos governamentais. No momento de decisão quanto ao método a ser utilizado, deve-se considerar o tamanho, a estrutura organizacional e os objetivos da empresa ou do órgão público, as pessoas envolvidas, os serviços prestados e os tipos de documentos a serem arquivados. No que tange aos métodos de arquivamento, é CORRETO afirmar EXCETO:

A arquivologia é a ciência que estuda teorias e métodos de organização e tratamento de documentos, e sua conversão em potencial de informação. Assim, são funções do arquivamento:

I - Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na instituição e/ou organização.

II - Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da instituição e/ou organização.

III - Arquivar os documentos, visando a recuperação da informação.

IV - Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda.

V - Eliminar os documentos imprescindíveis à organização.

Após analisar as assertivas sobre as funções do arquivamento, pode-se afirmar como CORRETO:

Em relação à documentação, marque a opção INCORRETA.

Analise as afirmativas a seguir em relação aos conhecimentos relativos a arquivos:

I. Existem três tipos de arquivos públicos: correntes, temporários e permanentes.
II. O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso.
III. O arquivo ativo guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou de referência.
IV. A microfilmagem proporciona ganhos em espaço, peso e tamanho dos arquivos.
V. No arquivamento por nome da pessoa, deve constar em primeiro lugar o nome e após o sobrenome.

Assinale a alternativa CORRETA.

Sobre a sequência de operações que consiste no estabelecimento de prazo de vida dos documentos, de acordo com seu valor probatório e informativo, assinale a alternativa correta.

No período em que aguarda manifestação, o ofício encaminhado pelo Vereador deve ser arquivado em qual etapa?

Entende-se por protocolo o setor encarregado de:

Muitas ações são desenvolvidas no setor de protocolo. Marque a opção que indica as ações executadas no setor.