Leia o texto a seguir.

[...] a elaboração e publicação de uma política de gestão de documentos é fundamental para que as câmaras municipais elevem o nível de transparência em relação às informações arquivísticas. Ao elaborá-la, os legislativos municipais devem contemplar todo o ciclo que envolve a produção, a utilização e a destinação final da documentação arquivística.

PRATA, Nilson Vidal; SILVA, Welder Antônio; NEGREIROS, Leandro Ribeiro. Gestão arquivística de documentos como instrumento de ampliação da transparência nos legislativos municipais. In: RESENDE, Antônio José Calhau de; BERNARDES JÚNIOR, José Alcione (orgs.). Estudos sobre Poder Legislativo municipal. Belo Horizonte: Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, Escola do Legislativo, Núcleo de Estudos e Pesquisa, 2017. p. 339. (grifo nosso)

Para o desenvolvimento das rotinas e atividades estabelecidas na política de gestão de documentos, dois instrumentos são importantíssimos. São eles:

A rotina de protocolo é implementada a partir da adoção de uma série de procedimentos que permitem ter um efetivo controle na tramitação dos documentos. Nos órgãos públicos o volume de documentos é muito grande, o que exige formas de controle mais eficientes e bem estruturadas. Com relação às etapas de controle realizadas pelo protocolo, assinale a alternativa correta: 

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Assinale a alternativa correta quanto às atividades correspondentes às fases da gestão de documentos: 

É imprescindível que haja mecanismos que permitam controlar a tramitação dos documentos, de forma que seja possível acompanhar seus andamentos evitando possíveis perdas de documentos durante sua resolução. Esta atividade de controle é que chamamos de protocolo. Considerando a atividade de protocolo, assinale a alternativa correta: 

Um secretário administrativo está encarregado de organizar e classificar documentos em um órgão público. Durante a fase de classificação, ele se depara com um conjunto de documentos que não se encaixam facilmente em nenhuma das categorias predefinidas. Qual dos seguintes conceitos é mais apropriado para descrever essa situação?

Assinale a alternativa que corresponde ao método que geralmente é aplicado para o arquivamento de grandes volumes de documentos, nas situações em que tais documentos contenham grandes números. Os documentos são numerados sequencialmente, porém sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método.

No âmbito da disciplina arquivística, são estabelecidas etapas para o efetivo gerenciamento dos documentos. Acerca do assunto, assinale a alternativa correta.

No contexto de um escritório de advocacia, o método de arquivamento____seria o mais adequado para ordenar os processos judiciais de acordo com a data de sua tramitação nos tribunais. Isso permite fácil acesso aos documentos por período específico, facilitando a gestão de prazos e a localização rápida de informações relacionadas aos diferentes estágios processuais.

Assinale a alternativa que corretamente completa a lacuna no texto:

Analise as asserções a seguir e a relação proposta entre elas:

I.A gestão documental eficiente é fundamental para a preservação do patrimônio histórico e cultural de uma organização.
PORTANTO,
II.Isso se deve ao fato de que a gestão documental adequada assegura a organização, a conservação e o acesso contínuo a documentos importantes ao longo do tempo.

A respeito dessas asserções, assinale a opção correta:

Considere as alternativas relacionadas a recepção e encaminhamento de documentos apresentadas a seguir. Qual das seguintes práticas NÃO faz parte da organização e controle dos serviços de recepção e encaminhamento de documentação?

A atualização e a organização de documentos são cruciais na gestão eficiente das informações na Prefeitura de Águas Claras. Manter documentos atualizados e organizados garante aos servidores do local:

I – precisão das informações, facilitando processos administrativos;
II – acesso e a localização das informações, o que agiliza o atendimento de solicitações internas e externas;
III – decisões menos assertivas baseadas em dados para avaliar o progresso da prefeitura em relação a seus objetivos.

É(São) correto(s):

Paula trabalha na Escola Bom Ensino de seu município. Ao arquivar as pastas de alunos, é importante que ela:

I – etiquete as pastas com informações claras, como, por exemplo: nome completo do aluno, o número de matrícula, a série e o ano letivo;
II – organize as pastas de forma lógica, seguindo critérios, a exemplo: ordem alfabética, série ou ano;
III – mantenha um sistema de controle para registrar a movimentação das pastas, como empréstimos temporários para fins administrativos;
IV – garanta que o local de armazenamento seja limpo, seco, seguro e de fácil acesso a todos e qualquer funcionário da escola.

Estão corretos: 

José foi designado para desenhar a tabela de temporalidade do seu local de trabalho. Nesta tabela, ele poderá incluir alguns elementos, são eles:

I – ciclo de vida documental;
II – frequência de uso;
III – prazo de guarda;
IV – destinação final.

Estão corretos:

No que tange às atividades do protocolo dos documentos é correto afirmar, exceto:

É correto afirmar que os documentos particulares e sigilosos não serão registrados no protocolo, todavia os demais documentos, considerados ________________ devem passar por todas as etapas de controle.

Assinale a alternativa que preencha corretamente a lacuna acima.

No que tange ao arquivo e as técnicas de arquivamento considere “V” para verdadeiro e “F” para falso e, ao final, assinale a alternativa correta.

( ) O método alfabético consiste na organização do arquivo em ordem de documentos por data.
( ) O método espacial consiste na organização dos documentos por meio do local.
( ) O método numérico é aplicado quando os documentos são ordenados por números.

No que tange ao arquivo e as técnicas de arquivamento, considere “V” para verdadeiro e “F” para falso e, ao final, assinale a alternativa correta.

( ) Arquivo central é o conjunto de documentos em curso ou consultados frequentemente.
( ) Método de arquivamento alfabético é aquele utilizado quando o elemento principal a ser considerado é o nome, podendo ser chamado de sistema direto.
( ) Arquivo é o conjunto dos documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. 

Sobre a gestão de documentos, foram feitas as seguintes afirmativas:

I. A busca de um documento pelo sistema indireto é realizada consultando um índice ou um código primeiramente, para então se localizar o documento.
II. A função principal do arquivo corrente é assegurar a preservação de documentos que não são mais utilizados, mas que aguardam uma decisão por eliminação ou arquivamento definitivo.
III. O método de arquivamento numérico possui as subdivisões de simples, cronológico, dígitoterminal e alfanuméricos.

Ao considerarmos as afirmativas como verdadeiras ou falsas, a sequência correta obtida é

No âmbito da gestão documental, diferentes práticas são adotadas para manter a organização e a acessibilidade dos arquivos. Avalie as seguintes afirmações e marque (V) verdadeiro para as afirmações verdadeiras e (F) falso para as afirmações falsas:

(__)A classificação dos documentos deve ser aleatória para aumentar a segurança das informações.

(__)Documentos confidenciais devem ser armazenados em locais de fácil acesso para agilizar consultas.

(__)O arquivamento sistemático facilita a recuperação e a gestão da informação. Assinale a alternativa com a sequência, de cima para baixo, CORRETA:

Na gestão de informações, é crucial estabelecer protocolos claros para o recebimento e a transmissão de dados. Avalie as seguintes afirmações:

I. Todas as informações recebidas devem ser imediatamente compartilhadas com toda a equipe.

II. Informações confidenciais devem ser manuseadas com cuidado e distribuídas apenas para pessoas autorizadas.

III. O registro de informações recebidas é desnecessário, pois confia-se na memória dos colaboradores.

Está(ão) correta(s) apenas: