Questões de Concurso
Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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Quanto ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos, julgue o item a seguir.
Na função de protocolo, há a responsabilidade por receber, separar e encaminhar os documentos para os seus destinatários.
Quanto ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos, julgue o item a seguir.
No arquivamento horizontal, os documentos são colocados um ao lado ou atrás dos outros, de modo a possibilitar uma consulta mais ágil.
Quanto ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos, julgue o item a seguir.
Considera‑se que o documento possui valor secundário quando ele é arquivado a fim de que o uso seja realizado para fins diversos ao qual ele foi criado.
Quanto ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos, julgue o item a seguir.
A passagem de um documento do arquivo intermediário para o permanente é denominada recolhimento.
Quanto ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos, julgue o item a seguir.
Os arquivos correntes e intermediários possuem valor primário, pois seus arquivos guardam documentos consultados com frequência.
Em relação aos conceitos fundamentais de arquivologia, julgue o item a seguir.
Precedente é todo o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto mediante a anexação.
I. Correntes. II. Intermediários. III. Permanentes.
Está CORRETO o que se afirma:
I. É um instrumento essencial na avaliação, pois registra a trajetória dos documentos.
II. Nela devem ser indicados os prazos para arquivamento dos documentos no arquivo corrente até sua destinação final, que pode ser a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.
III. Precisa ser atualizada periodicamente, a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos.
Está CORRETO o que se afirma:
O enunciado acima define:
(__) O protocolo é um serviço que recebe, registra, classifica, distribui, controla a tramitação e a expedição desses documentos.
(__) O protocolo observa a padronização e a uniformidade dos procedimentos, que tornam a rastreabilidade dos documentos mais fáceis, evitando retrabalho e garantindo a agilidade no processamento das informações.
(__) O protocolo representa o início das atividades da gestão de documentos. Essa etapa garante a eficácia das atividades arquivísticas, levando em conta que os procedimentos padronizados serão seguidos com fidelidade pelos seus usuários.
(__) As rotinas de protocolo abrangem desde a entrada ou produção de processos e documentos, passando por seu controle, tratamento, análise e encaminhamento às unidades ou envio aos órgãos externos.
Analisados os itens é CORRETO afirmar que:
Fase que diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento de sua função administrativa, assim como de sua guarda, após cessar o trâmite.
O enunciado refere-se à(ao):
É imprescindível que haja mecanismos que permitam controlar a tramitação dos documentos, de forma que seja possível acompanhar seus andamentos evitando possíveis perdas de documentos durante sua resolução. Esta atividade de controle é que chamamos de protocolo. Assim, considerando as características da atividade de protocolo, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta.
I. A atividade de protocolo está inserida na idade corrente do ciclo de vida dos documentos, e deve estar integrada à atividade de arquivo nesta fase de arquivamento, que é realizada nos próprios setores da instituição.
II. Em regra, os documentos devem ser lidos pelo protocolo quando de sua entrada, a fim de identificar seus assuntos. Entretanto, para documentos particulares e sigilosos é feito simplesmente o controle de recebimento e entrega aos usuários (não utilizamos o termo registro para estas duas etapas).
III. Em empresas maiores, como órgãos públicos, este controle é efetivado utilizando-se um livro onde são anotados os documentos que entram na instituição e, quando da entrega destes aos destinatários e a cada movimentação, são feitas novas anotações neste livro.
IV. A implantação de sistemas informatizados para criação e tramitação de documentos, hoje muito comuns no serviço público e empresas privadas, não extingue as atividades de protocolo.
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