Questões de Arquivologia - Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário para Concurso - Página 107

Q3310332

Ano: 2024 Banca: OBJETIVA Órgão: Prefeitura de Maripá - PR Provas: OBJETIVA - 2024 - Prefeitura de Maripá - PR - Auxiliar Administrativo | OBJETIVA - 2024 - Prefeitura de Maripá - PR - Telefonista |

Q3310332 Arquivologia

Em uma organização, o ciclo de vida dos documentos geralmente segue a seguinte classificação:

Imagem associada para resolução da questão

Assinalar a alternativa que melhor caracteriza o conjunto de documentos de um arquivo corrente.

A

Documentos com valor histórico.

B

Documentos de uso frequente.

C

Documentos sigilosos.

D

Documentos aguardando avaliação.

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Q3309930

Ano: 2024 Banca: FAUEL Órgão: Câmara de Munhoz de Mello - PR Prova: FAUEL - 2024 - Câmara de Munhoz de Mello - PR - Agente de Apoio Legislativo e Administrativo |

Q3309930 Arquivologia

A gestão adequada de arquivos e protocolos é fundamental para garantir a organização, a segurança e o acesso eficiente às informações. Qual das alternativas a seguir descreve CORRETAMENTE uma prática recomendada na gestão de arquivos públicos?

A

Manter todos os documentos em formato físico, evitando o uso de arquivos digitais para garantir a segurança.

B

Utilizar um sistema de classificação padronizado para organizar e localizar documentos de forma eficiente.

C

Destruir documentos após um ano de uso para evitar o acúmulo de papéis.

D

Armazenar documentos importantes em locais de fácil localização para que todos tenham acesso.

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Q3308531

Ano: 2024 Banca: IDCAP Órgão: Prefeitura de Barra do Rocha - BA Prova: IDCAP - 2024 - Prefeitura de Barra do Rocha - BA - Agente Administrativo |

Q3308531 Arquivologia

A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas relacionadas à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, com o objetivo de sua eliminação ou recolhimento para preservação permanente. São objetivos da gestão de documentos, EXCETO:

A

Assegurar, de maneira eficiente, a produção, utilização e destinação final dos documentos.

B

Garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária.

C

Contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente, por seu valor probatório, científico e histórico.

D

Assegurar a eliminação dos documentos com valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa.

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Q3308070

Ano: 2024 Banca: IDESG Órgão: Prefeitura de Mantenópolis - ES Prova: IDESG - 2024 - Prefeitura de Mantenópolis - ES - Agente de Apoio Escolar |

Q3308070 Arquivologia

Na gestão de documentos, a tabela de temporalidade é um instrumento que define: I. Os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária. II. A eliminação ou guarda permanente dos documentos de acordo com seu valor. III. A obrigatoriedade de digitalização de todos os documentos ao final de seu prazo de guarda. Das assertivas acima, está correto o que se afirma em:

A

I e II, apenas.

B

I e III, apenas.

C

II e III, apenas.

D

I, II e III.

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Q3308027

Ano: 2024 Banca: IDESG Órgão: Prefeitura de Mantenópolis - ES Prova: IDESG - 2024 - Prefeitura de Mantenópolis - ES - Agente Administrativo |

Q3308027 Arquivologia

No âmbito da gestão de documentos, a arquivologia define procedimentos específicos para organizar e preservar informações. O plano de classificação de documentos é um desses instrumentos e serve para:

A

Definir a prioridade de acesso aos documentos mais recentes.

B

Classificar documentos de acordo com seu conteúdo e função dentro da instituição.

C

Proteger documentos confidenciais contra acesso não autorizado.

D

Digitalizar todos os documentos em arquivos eletrônicos.

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Q3308026

Ano: 2024 Banca: IDESG Órgão: Prefeitura de Mantenópolis - ES Prova: IDESG - 2024 - Prefeitura de Mantenópolis - ES - Agente Administrativo |

Q3308026 Arquivologia

O protocolo é uma atividade importante no âmbito da administração pública e da gestão de documentos. Ele é responsável por:

A

Gerenciar a distribuição de documentos apenas na fase intermediária do arquivo.

B

Proteger documentos confidenciais por meio da aplicação de sigilos.

C

Controlar a entrada, tramitação e saída de documentos em uma instituição.

D

Exclusivamente digitalizar documentos para arquivamento eletrônico.

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Q3308021

Ano: 2024 Banca: IDESG Órgão: Prefeitura de Mantenópolis - ES Prova: IDESG - 2024 - Prefeitura de Mantenópolis - ES - Agente Administrativo |

Q3308021 Arquivologia

Julgue os itens abaixo e atribua valor 01 para aqueles que são métodos de arquivamento e valor 02 para aqueles que não são métodos de arquivamento.
• Alfabético. • Responsivo. • Unitermo.

Os itens são, de cima para baixo, respectivamente:

A

01. 02. 01.

B

02. 01. 01.

C

01. 02. 02.

D

02. 01. 02.

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Q3307665

Ano: 2024 Banca: IDCAP Órgão: Câmara de São Mateus - ES Prova: IDCAP - 2024 - Câmara de São Mateus - ES - Controlador Interno Legislativo |

Q3307665 Arquivologia

Assinale a alternativa correta acerca do processo de protocolo e tramitação de documentos:

A

A expedição refere-se ao envio de documentos para setores internos da mesma instituição, enquanto a distribuição é para destinatários externos.

B

A classificação de documentos ocorre após a sua autuação e visa separar os documentos de acordo com a área ou assunto para encaminhamento adequado.

C

A etapa de controle é realizada apenas no início do processo de protocolo e não é necessária após a distribuição ou expedição dos documentos.

D

Documentos com caráter sigiloso e pessoal são registrados no sistema da empresa, mas não passam pela etapa de autuação.

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Q3306518

Ano: 2024 Banca: IDCAP Órgão: Câmara de São Mateus - ES Prova: IDCAP - 2024 - Câmara de São Mateus - ES - Arquivista |

Q3306518 Arquivologia

Quais atividades constituem os serviços de protocolo em uma instituição?

A

Gestão e conservação de documentos físicos e digitais.

B

Recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de correspondências.?

C

Organização e preservação de documentos históricos.

D

Arquivamento e empréstimo de documentos.

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Q3306516

Ano: 2024 Banca: IDCAP Órgão: Câmara de São Mateus - ES Prova: IDCAP - 2024 - Câmara de São Mateus - ES - Arquivista |

Q3306516 Arquivologia

Assinale a alternativa que apresenta a relação entre os serviços de protocolo e os serviços de arquivo:

A

Os serviços de protocolo envolvem apenas a organização de documentos antigos.

B

São atividades completamente distintas e independentes.

C

As atividades de protocolo e arquivo estão interligadas, e muitos setores respondem por ambos os serviços.

D

O protocolo trata apenas do empréstimo de documentos.

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Q3305626

Ano: 2024 Banca: IDCAP Órgão: Câmara de São Mateus - ES Prova: IDCAP - 2024 - Câmara de São Mateus - ES - Assistente Legislativo |

Q3305626 Arquivologia

Qual das alternativas a seguir corretamente define o conceito de protocolo no contexto de documentos administrativos?

A

O protocolo é uma técnica utilizada para garantir a confidencialidade dos documentos tramitados em uma organização.

B

O protocolo é aplicado a documentos finalizados e tem como principal objetivo o armazenamento dos mesmos.

C

Protocolo é o processo de organização e controle da tramitação de documentos correntes, que ainda estão sendo resolvidos, dentro de uma instituição.

D

Protocolo é o processo de tramitação e controle de documentos que já foram resolvidos dentro de uma instituição.

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Q3305622

Ano: 2024 Banca: IDCAP Órgão: Câmara de São Mateus - ES Prova: IDCAP - 2024 - Câmara de São Mateus - ES - Assistente Legislativo |

Q3305622 Arquivologia

Sobre as etapas do protocolo, é correto afirmar que:

A

A autuação é obrigatória para todos os documentos recebidos, independentemente de sua natureza.

B

A distribuição ocorre quando o destinatário do documento pertence à mesma instituição, mesmo que esteja localizado em outra cidade ou estado.

C

O registro de documentos sigilosos é feito normalmente, desde que seja verificada sua origem e assunto.

D

A expedição é o processo de envio de documentos a destinatários internos, dentro da mesma instituição.

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Q3297099

Ano: 2024 Banca: IDCAP Órgão: Prefeitura de Piúma - ES Prova: IDCAP - 2024 - Prefeitura de Piúma - ES - Agente Administrativo |

Q3297099 Arquivologia

Uma empresa pública está reorganizando suas rotinas administrativas para melhorar a eficiência. Durante esse processo, é importante garantir que todas as atividades sejam registradas de forma correta e arquivadas adequadamente. Acerca das atividades abaixo que faz parte das rotinas administrativas, marque a alternativa CORRETA:

A

Atuar diretamente na produção de bens de consumo.

B

Desenvolver software para a empresa.

C

Supervisionar obras de engenharia civil.

D

Realizar o registro e arquivamento de documentos de correspondências recebidas.

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Q3283387

Ano: 2024 Banca: INSTITUTO AOCP Órgão: MPE-PR Prova: INSTITUTO AOCP - 2024 - MPE-PR - Auxiliar Técnico |

Q3283387 Arquivologia

O Ministério Público do Estado do Paraná (MPPR) precisa atualizar os procedimentos para garantir uma organização mais eficiente e acessível dos documentos e registros. O objetivo é aplicar corretamente as regras de alfabetação para otimizar o sistema de gestão documental. Considerando um arquivo que contém documentos relacionados a vários casos e pessoas, para garantir que os documentos sejam arquivados corretamente, a equipe de arquivamento deve seguir as regras de alfabetação. Com base nas regras para arquivamento, considere os seguintes documentos e assinale a alternativa que apresenta de forma correta como os arquivos devem ser listados.

1. João Silva e Lima 2. Ana Maria Souza e Silva 3. Carlos Eduardo Costa 4. Paula de Oliveira

A

1 Silva e Lima, João 2 Souza e Silva, Ana Maria 3 Costa, Carlos Eduardo 4 Oliveira, Paula de

B

1 Silva e Lima, João 2 Silva e Souza, Ana Maria 3 Eduardo Costa, Carlos 4 Oliveira, Paula de

C

1 Lima, João Silva e 2 Souza, Ana Maria Silva e 3 Costa, Carlos Eduardo 4 Oliveira, Paula de

D

1 Silva, João e Lima 2 Souza, Ana Maria Silva e 3 Costa, Carlos Eduardo 4 Oliveira, Paula de

E

1 Silva e Lima, João 2 Silva e Souza, Ana Maria 3 Oliveira, Paula de 4 Eduardo Costa, Carlos

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Q3283386

Ano: 2024 Banca: INSTITUTO AOCP Órgão: MPE-PR Prova: INSTITUTO AOCP - 2024 - MPE-PR - Auxiliar Técnico |

Q3283386 Arquivologia

Como auxiliar técnico do Ministério Público do Estado do Paraná (MPPR), você precisa revisar suas políticas de gestão documental para melhorar a eficiência no manuseio e armazenamento de documentos. Nesse sentido, considerando as categorias de arquivos de primeira, segunda e terceira idade e a aplicação dessas categorias no contexto do MPPR, qual das seguintes abordagens seria mais adequada para gerenciar documentos que não são mais necessários para as atividades diárias, mas que ainda possuem valor significativo para futuras investigações ou estudos históricos?

A

Recolher esses documentos para um arquivo permanente, onde serão conservados sob a responsabilidade exclusiva dos profissionais de arquivo, para garantir sua preservação a longo prazo e acesso futuro.

B

Manter esses documentos no local onde foram produzidos, acessíveis para consultas específicas, enquanto continua a utilização dos arquivos correntes para as atividades administrativas diárias.

C

Transferir esses documentos para um arquivo intermediário, onde ficarão sob a responsabilidade dos funcionários do MPPR e da instituição arquivística, até que uma decisão sobre sua eliminação ou preservação definitiva seja tomada.

D

Eliminar esses documentos imediatamente, uma vez que não são mais necessários para o cumprimento das atividades diárias, e assegurar que todas as cópias digitais sejam mantidas em um banco de dados acessível.

E

Criar um sistema de indexação digital para esses documentos e mantê-los em um arquivo intermediário, mas permitir que o acesso seja restrito a uma equipe de pesquisa específica dentro do MPPR.

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Q3273675

Ano: 2024 Banca: Itame Órgão: Prefeitura de Monte Alegre de Goiás - GO Prova: Itame - 2024 - Prefeitura de Monte Alegre de Goiás - GO - Auxiliar Administrativo |

Q3273675 Arquivologia

Podemos afirmar que a primeira fase da gestão documental visa:

A

intensificar o uso e o valor dos documentos que são necessários.

B

uso efetivo da informação e arquivos correntes.

C

a avaliação para determinar quais documentos são de guarda permanente.

D

a eliminação periódica dos documentos destituídos de valor permanente.

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Q3273674

Ano: 2024 Banca: Itame Órgão: Prefeitura de Monte Alegre de Goiás - GO Prova: Itame - 2024 - Prefeitura de Monte Alegre de Goiás - GO - Auxiliar Administrativo |

Q3273674 Arquivologia

Podemos afirmar que o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração, é chamado de:

A

arquivo de segurança.

B

arquivo morto.

C

arquivo corrente.

D

arquivo central.

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Q3272285

Ano: 2024 Banca: Instituto Access Órgão: Prefeitura de Volta Grande - MG Prova: Instituto Access - 2024 - Prefeitura de Volta Grande - MG - Escriturário Digitador |

Q3272285 Arquivologia

A correta gestão documental dentro de uma organização pública é essencial para garantir a integridade, acessibilidade e rastreabilidade dos documentos ao longo de seu ciclo de vida. Qual das opções a seguir melhor descreve uma prática correta dentro do processo de tramitação e arquivamento de documentos?

A

A expedição de documentos oficiais pode ser feita sem a necessidade de registro formal, desde que seja realizada por um setor autorizado da organização.

B

O arquivamento de documentos temporários pode ser feito de maneira informal, sem a necessidade de controle rigoroso, já que não serão armazenados permanentemente.

C

A tramitação de documentos em formato digital elimina a necessidade de qualquer tipo de controle protocolar, já que todos os arquivos podem ser acessados diretamente no sistema sem rastreamento.

D

O arquivamento de documentos deve seguir uma estrutura padronizada, onde os documentos são classificados e organizados de acordo com sua natureza e prazo de guarda, visando facilitar sua localização e preservação ao longo do tempo.

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Q3272144

Ano: 2024 Banca: Instituto Access Órgão: Prefeitura de Volta Grande - MG Prova: Instituto Access - 2024 - Prefeitura de Volta Grande - MG - Auxiliar Administrativo |

Q3272144 Arquivologia

No contexto das rotinas administrativas, as técnicas de arquivo e protocolo desempenham um papel fundamental para a organização e controle dos documentos. Com base nessas práticas, qual das alternativas a seguir está correta em relação ao uso dessas técnicas?

A

Os documentos arquivados devem ser descartados após um curto período de tempo, independentemente da sua classificação ou valor legal.

B

O protocolo serve apenas para registrar documentos internos e não é necessário para documentos que entram ou saem da organização.

C

O protocolo tem a função de registrar o recebimento e envio de documentos, garantindo o controle e a rastreabilidade de suas movimentações dentro e fora da organização.

D

O arquivamento pode ser realizado de maneira informal, sem seguir uma padronização, desde que os documentos sejam armazenados de forma acessível.

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Q3271942

Ano: 2024 Banca: Instituto Access Órgão: Prefeitura de Volta Grande - MG Prova: Instituto Access - 2024 - Prefeitura de Volta Grande - MG - Atendente |

Q3271942 Arquivologia

O controle eficiente do fluxo de entrada e saída de documentos é essencial para a organização de qualquer instituição, garantindo a correta tramitação, arquivamento e recuperação de informações. Considerando as boas práticas de gestão documental, avalie as alternativas a seguir sobre o controle desse fluxo. Marque V, para verdadeiro, e F, para falso:

(__)Registrar todos os documentos recebidos, atribuindo número de protocolo e data de entrada para facilitar o acompanhamento de sua tramitação.

(__)Monitorar periodicamente o status dos documentos em tramitação, garantindo que nenhum fique parado em setores por longos períodos sem justificativa.

(__)Manter os documentos de entrada armazenados provisoriamente em locais de fácil acesso sem necessidade de controle formal, para otimizar o tempo de consulta.

Assinale a alternativa a seguir com a sequência correta:

A

V, V, V.

B

V, V, F.

C

F, V, F.

D

V, F, F.

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Questões de Concurso Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

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