No setor de protocolo de uma prefeitura, um assistente administrativo organizou documentos fiscais cuja fase corrente de tramitação havia se encerrado, mas que ainda poderiam ser exigidos em auditorias futuras, aguardando transferência para o arquivo intermediário.

À luz da gestão documental, essa fase intermediária de guarda temporária destina-se a acervos que:

Na gestão documental da administração municipal, a definição dos prazos de guarda e da destinação final dos documentos — eliminação ou guarda permanente — é estabelecida por um instrumento técnico específico.

Assinale a alternativa que indica corretamente esse instrumento.

As rotinas administrativas de gestão documental seguem um fluxo para garantir controle, rastreabilidade e segurança das informações.
Assinale a alternativa que descreve corretamente a ordem das atividades rotineiras desse fluxo.

No âmbito da administração pública, o protocolo desempenha papel fundamental na organização e no controle de documentos e processos. Sobre as etapas de recepção, classificação, registro e distribuição, assinale a alternativa CORRETA:

Em uma unidade de gestão documental de órgão público federal, a equipe técnica realizou capacitação sobre as operações arquivísticas fundamentais que orientam o tratamento dos documentos ao longo de seu ciclo de vida. Durante a atividade, foram apresentados quatro conceitos centrais da arquivologia, exigindo dos participantes a correta associação entre cada operação e sua definição técnica precisa.
Coluna I
1.Arranjo. 2.Classificação. 3.Avaliação documental. 4.Descrição arquivística.
Coluna II
(__)Processo de análise dos documentos que determina, com base na identificação de seus valores primário e secundário, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final, eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente, constituindo instrumento de racionalização do ciclo documental e de preservação seletiva da memória institucional.
(__)Operação intelectual que consiste em estabelecer as categorias e grupos que refletem as funções, as atividades e a estrutura orgânica da entidade produtora, representados em plano específico, com vistas a orientar o registro, o controle e a localização dos documentos durante o ciclo de vida ativo da organização.
(__)Conjunto de procedimentos técnicos normalizados que, a partir da análise do conteúdo, da estrutura e do contexto de produção dos documentos e conjuntos documentais, resulta na elaboração de instrumentos de pesquisa, como guias, inventários, repertórios e catálogos, com o objetivo de tornar acessível a informação custodiada pelo arquivo.
(__)Processo de sequenciamento intelectual e físico dos documentos de um fundo ou coleção, segundo critérios que reproduzam as relações orgânicas entre os documentos e reflitam a estrutura e as funções da entidade produtora ou acumuladora, com observância dos princípios da proveniência e da ordem original.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo:

Em uma unidade da Administração Municipal, o protocolo recebeu uma correspondência oficial contendo requerimento, documentos comprobatórios e referência a expediente anteriormente apresentado pelo mesmo interessado. Após a conferência inicial, o documento foi registrado no sistema e encaminhado à unidade responsável pela matéria. Durante a análise preliminar, verificou-se que o conteúdo exigia a formação de processo administrativo e que havia documentos de natureza semelhante já vinculados a outro expediente.
Na conferência do fluxo, constatou-se ainda que a movimentação realizada entre as unidades não havia sido atualizada no sistema de controle e que a correspondência destinada a outro órgão permanecia registrada como se ainda estivesse pendente de expedição.
Considerando as atividades de protocolo e a necessidade de assegurar a identificação, o controle, a rastreabilidade e a adequada tramitação dos documentos administrativos, assinale a alternativa correta.

Um responsável comparece ao balcão da secretaria e solicita declaração referente ao filho para apresentação no local de trabalho. A unidade adota fluxo padronizado para pedidos de documentos, com registro de controle e assinatura da direção antes da entrega ao solicitante.
Ordene as etapas da rotina de expedição do documento.
I.Conferir os dados do estudante nos registros da unidade escolar.
II.Registrar o pedido no controle do setor, com data e identificação do solicitante.
III.Receber a solicitação no balcão e identificar o requerente e seu vínculo com o estudante. IV.Emitir o documento, colher a assinatura da direção e entregar mediante recibo.
A sequência CORRETA é: 

O acervo da secretaria escolar cresce a cada ano letivo, e a direção solicita a adoção do instrumento que quanto tempo cada conjunto documental permanece guardado e qual será o seu destino ao final desse período.
A tabela de temporalidade tem por finalidade:

A secretaria escolar recebe diariamente correspondências oficiais, requerimentos de responsáveis e comunicações internas. A direção verifica extravios entre setores e determina a implantação das rotinas próprias do serviço de protocolo da unidade.

Ordene as operações do serviço de protocolo.

I.Registro do documento.

II.Classificação do documento.

III.Recebimento do documento.

IV.Controle da tramitação do documento.

A sequência correta é: 

Ao inventariar o acervo da secretaria, a equipe separa os conjuntos documentais conforme a fase do ciclo de vida em que se encontram, considerando a frequência de consulta e o valor atribuído a cada conjunto.
Complete o texto a seguir.
No ciclo vital dos documentos, o arquivo ___________ reúne os documentos em tramitação ou de consulta frequente; o arquivo ___________ reúne os documentos consultados ocasionalmente, que aguardam o término do prazo precaucional; e o arquivo ___________ reúne os documentos de valor secundário, de guarda definitiva.
Assinale a alternativa que completa corretamente as lacunas.

A secretaria de uma rede de ensino define o método de arquivamento a ser adotado em cada conjunto documental, considerando que a escolha é determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da organização.
Sobre os métodos de arquivamento, analise as afirmativas a seguir.
I.No método alfabético, o elemento principal considerado é o nome, e as pastas são colocadas na ordem alfabética, respeitando-se as regras de alfabetação.
II.No método geográfico, o elemento principal considerado é a procedência ou o local, e a busca é feita diretamente ao documento.
III.No método numérico cronológico, o elemento principal considerado é o assunto, e a divisão parte do geral para o particular.
Está correto o que se afirma em:

Um documento externo foi recebido por determinado órgão público e, após sua identificação inicial, deverá ingressar no fluxo administrativo até chegar à unidade responsável pela análise do assunto. Considerando a necessidade de assegurar rastreabilidade e controle da tramitação, o servidor responsável deverá observar uma sequência coerente de operações. Análise as afirmativas a seguir, marque V, para verdadeiro e F, para falso:

(__)O registro possibilita a formalização de informações necessárias à identificação e ao controle do documento no âmbito do órgão.

(__)A classificação pode ser realizada considerando o assunto do documento e os instrumentos de gestão documental adotados pela instituição.

(__)A distribuição corresponde ao encaminhamento do documento à unidade responsável pelo tratamento da matéria.

(__)A tramitação permite acompanhar o percurso do documento entre unidades ou responsáveis até a conclusão das providências administrativas.

Assinale a sequência CORRETA, de cima para baixo:

Um órgão público pretende revisar seus procedimentos de transferência, recolhimento e eliminação documental. Durante a revisão, surgiram quatro interpretações acerca da relação entre os valores dos documentos e as fases de sua guarda.

Analise as afirmativas abaixo:

I.A passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário decorre, em regra, da redução da frequência de utilização administrativa, sem que isso signifique perda imediata de sua utilidade ou necessidade de conservação.

II.A transferência para o arquivo intermediário não implica, por si só, atribuição de valor permanente ao conjunto documental, uma vez que a destinação deverá observar os resultados da avaliação documental.

III.O recolhimento ao arquivo permanente pressupõe a identificação de documentos cuja preservação definitiva seja justificada por seu valor secundário, segundo os instrumentos e procedimentos de avaliação aplicáveis.

IV.A eliminação constitui uma operação decorrente da avaliação documental e deve observar os prazos e a destinação previamente estabelecidos nos instrumentos de gestão documental.

V.A classificação de um documento como corrente, intermediário ou permanente constitui atributo imutável de seu conteúdo, razão pela qual sua mudança de fase decorre apenas da alteração do local físico de armazenamento.

Está CORRETO o que se afirma em:

Durante processo de modernização administrativa, o Instituto de Previdência dos Servidores do Município de Araguaína (IMPAR) implantou procedimentos com a finalidade de racionalizar recursos e facilitar o acesso às informações institucionais. Tendo em vista os conceitos relacionados à Gestão de Documentos, assinale a alternativa correta.

Durante levantamento realizado no acervo do Instituto de Previdência dos Servidores do Município de Araguaína (IMPAR), foi constatado o acúmulo de documentos produzidos e recebidos ao longo dos anos. Diante dessa situação, foi constituída comissão encarregada de analisar os documentos arquivísticos com a finalidade de identificar aqueles que deveriam ser preservados definitivamente e aqueles passíveis de eliminação após o cumprimento dos prazos de guarda estabelecidos. De acordo com a terminologia arquivística adotada pelo Arquivo Nacional, a atividade descrita denomina-se:

A Prefeitura Municipal de Araguaína, durante um projeto de modernização de sua gestão arquivística, identificou um conjunto de documentos que já não era consultado com tanta frequência pelos setores que os produziram, mas que ainda necessitava de ser mantido por razões administrativas e legais, aguardando definição quanto à sua eliminação ou guarda definitiva. De acordo com a teoria das três idades dos documentos, esse conjunto documental deverá ser mantido em:

Em determinado órgão, documentos relacionados a atividades administrativas rotineiras são mantidos inicialmente próximos aos setores que os produzem e utilizam com frequência. Com o passar do tempo, alguns deixam de ser consultados regularmente, embora ainda precisem ser conservados por razões administrativas ou legais. Outros, após avaliação, são destinados à guarda definitiva em razão de seu valor histórico ou informativo. A situação apresentada corresponde às diferentes fases do ciclo documental. Sobre o tema, assinale a alternativa incorreta.