Questões de Arquivologia - Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário para Concurso

A transferência é a passagem de documentos de um arquivo corrente para um arquivo intermediário. Esses documentos transferidos para os arquivos intermediários poderão ter como destino final:

Leia o cenário a seguir, considerando o trecho da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES).

Benedito é arquivista e trabalha no arquivo central do Instituto de Ciências Exatas e Biológicas (ICEB) da UFOP, responsável pela custódia dos documentos na fase intermediária e permanente da unidade. Na primeira semana de janeiro de 2024, tendo em vista o término do segundo semestre letivo de 2023, os secretários do Programa de Pós-Graduação em Química (PPGQUIM), do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Computação (PPGCC) e do Programa de Pós-Graduação em Ciências Biológicas (PPG-CBIOL) encaminharam para o arquivo, acompanhados dos termos de transferências e de listagens descritivas, os seguintes documentos originais, devidamente acondicionados identificados:

• Dois projetos pedagógicos do PPGQUIM. O primeiro datado de 2015 e com as seguintes informações na capa no processo: “Aprovado no Conselho em 27/09/2015, passa a vigorar a partir do primeiro semestre de 2016” e “Vigente até o segundo semestre de 2023”. O segundo com seguinte informação na capa do processo: “Aprovado no Conselho em 22/11/2023, passa a vigorar a partir do primeiro semestre de 2024.”
• Cinco processos de credenciamento para orientação no PPGC, sendo dois de docentes da linha de pesquisa Química de Substâncias Biologicamente Ativas e três de docentes da linha de pesquisa Síntese Inorgânica e Catálise. Os cinco processos contêm a seguinte informação registrada na capa: “Credenciamento aprovado na Reunião do Colegiado de 15/11/2003. Vigência: 02 anos.”
• A Resolução da reitoria homologando a criação do PPG-CBIOL, cuja data é 10/03/1994.

Benedito devolveu todos os documentos aos devidos secretários, pois detectou equívocos.



Considerando o cenário e o trecho da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos apresentados anteriormente, analise as justificativas a seguir.

I. Benedito devolveu os dois projetos pedagógicos para a Secretaria do PPGQUIM, porque ambos ainda estão na fase corrente e não devem ser transferidos ao arquivo intermediário.
II. Benedito devolveu os 5 processos de credenciamento para orientação para a Secretaria do PPGC, porque o termo de transferência deve ser substituído pelo termo de recolhimento, e os documentos em questão devem ser recolhidos ao arquivo permanente.
III. Benedito devolveu a Resolução para a Secretaria do PPG-CBIOL, porque o termo de transferência deve ser substituído pelo termo de recolhimento, e a Resolução deve ser recolhida ao arquivo permanente.

Estão incorretas as justificativas

Leia o texto e observe o diagrama a seguir.
“A elaboração dos instrumentos de gestão de documentos deve seguir os passos indicados no diagrama a seguir, de acordo com as orientações prestadas pelas equipes de gestão de documentos do Arquivo Nacional, localizadas no Rio de Janeiro e no Distrito Federal.” 



BRASIL. Ministério da Justiça e Segurança Pública. Arquivo Nacional. Procedimentos preliminares para elaboração de código de classificação de documentos e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo: atividades-fim. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2021. p. 2.

Com relação à elaboração do Código de Classificação de documentos e à elaboração da Tabela de temporalidade e destinação de documentos, analise as afirmativas a seguir.

I. O Código de Classificação deve ser estruturado com vistas a contemplar todas as funções e atividades do órgão de forma hierárquica, partindo-se sempre do mais específico para o mais geral.
II. É recomendado considerar, na estruturação do Código de Classificação, nomes específicos de programas e projetos.
III. O método de codificação adotado deve ter como principal qualidade a facilidade de uso, expansão e memorização.
IV. Na determinação do prazo de guarda, deve ser observado o valor probatório dos documentos.
V. Identificados os valores primário e secundário atribuídos aos documentos, é definido o prazo de guarda no arquivo corrente e no arquivo intermediário, determinando a sua destinação final, a eliminação ou a guarda permanente.

Estão incorretas as afirmativas

Leia o texto a seguir.

“De acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, e sua representação nos diferentes suportes ou formatos, os documentos de arquivo podem ser caracterizados por gênero, espécie, tipo e natureza do assunto.”
BRASIL. Ministério da Justiça e Segurança Pública. Arquivo Nacional. Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da administração pública federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2019. p. 12. (grifo nosso)

São exemplos de gênero e natureza do assunto, respectivamente: 

Assinale a alternativa correta com relação ao setor de protocolo e às suas atividades.