O responsável pelo setor de protocolo e arquivo de uma escola técnica municipal tem a atribuição de organizar os prontuários dos estudantes e os mapas geográficos utilizados nas atividades pedagógicas. Para otimizar o espaço e facilitar a localização dos documentos, os prontuários, identificados por números de matrícula, serão armazenados em pastas suspensas organizadas em arquivos de aço verticais. Já os mapas, devido às suas dimensões, serão acondicionados abertos e na posição horizontal em mobiliário apropriado. Nesse contexto, os métodos de arquivamento utilizados para os prontuários e mapas, bem como o mobiliário destinado à guarda dos mapas, correspondem, respectivamente, a:

Durante uma auditoria administrativa, foi identificado que o arquivo corrente de determinado setor apresentava documentos financeiros, contratos, comunicações internas e solicitações de serviços armazenados sem critério uniforme. O assistente administrativo recebeu a atribuição de reorganizar o acervo, garantindo recuperação rápida da informação, preservação documental e cumprimento das normas arquivísticas. Considerando os princípios de gestão de documentos, a conduta tecnicamente adequada que o assistente deve assumir consiste em: 

Em uma unidade administrativa da Prefeitura de Conquista D`Oeste, um documento físico foi recebido sem identificação clara do setor destinatário. O assistente administrativo registrou a entrada, porém encaminhou diretamente ao setor que julgou responsável. Após alguns dias, verificou-se erro de tramitação. Para evitar esse erro, a conduta correta, no ato do recebimento do documento, deveria ter sido a de:

Em uma instituição pública, documentos chamados de “relatórios” e de “ofícios” apresentavam finalidades diferentes, a depender do setor produtor. Logo, a equipe percebeu que apenas o título do documento não permitia classificá-lo corretamente. Nessa situação, para identificar a natureza documental e para preservar o vínculo com a atividade que originou o registro, o assistente administrativo teve que aplicar critérios arquivísticos. De acordo com a análise tipológica documental, o assistente precisou: 

A secretária de educação possui milhares de processos encerrados. O gestor atual solicitou a redução de espaço físico do arquivo, mas, no local, existem documentos fiscais, administrativos e históricos misturados. Para atender à solicitação do gestor, o assistente administrativo deve evitar descarte inadequado e propor critérios técnicos. Diante disso, a avaliação documental deve considerar: 

Ao receber um ofício encaminhado por outro órgão público, o colaborador realizou os procedimentos para controlar a entrada do documento, identificar a sua natureza e assegurar o seu correto encaminhamento ao setor competente, mantendo o acompanhamento de sua tramitação até a conclusão do processo.

Com base nessa situação hipotética, a atuação do colaborador está relacionada à atividade de

Julgue os itens a seguir, referentes às técnicas de arquivamento e aos métodos de organização de documentos.

I.No método alfabético, os documentos são ordenados letra por letra, seguindo a sequência do alfabeto, sendo considerado um método direto, pois a busca é feita diretamente no arquivo, sem necessidade de índice auxiliar.

II.O método numérico simples exige a criação de um índice alfabético remissivo à parte, já que os documentos são arquivados exclusivamente pela ordem numérica atribuída no momento de seu cadastro, sendo, portanto, um método indireto.

III.No método geográfico, quando organizado pelo critério "Estado/Cidade", a ordenação alfabética da unidade federativa antecede a ordenação alfabética do município, sendo classificado como método direto de arquivamento.

IV.O método dígito-terminal, muito utilizado em arquivos de prontuários médicos e processos de grande volume, consiste em ler o número de trás para frente, em grupos de dois ou três dígitos, reduzindo erros de arquivamento e distribuindo melhor os documentos entre as gavetas ou estantes.

Após a análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:

Após a migração do portal eletrônico da Câmara Municipal, vídeos de sessões legislativas, fotografias institucionais, notas oficiais e comunicados publicados nas redes sociais permaneceram disponíveis apenas em perfis digitais e em arquivos pessoais de antigos servidores, sem classificação documental, metadados, registro das versões originais, histórico de alterações, autoria ou vinculação aos respectivos processos administrativos. A Administração sustentou que a permanência do conteúdo na internet seria suficiente para assegurar a memória institucional. Considerando os princípios da gestão documental e da preservação da informação, assinale a alternativa CORRETA.

Em determinada Câmara Municipal, um requerimento protocolizado por um cidadão foi recebido pelo setor responsável, registrado em sistema informatizado, recebeu numeração sequencial, foi classificado quanto ao assunto e encaminhado à Procuradoria Jurídica para manifestação. Após a decisão administrativa e o encerramento de sua tramitação, o documento permaneceu temporariamente armazenado para eventual consulta administrativa, até a definição de sua destinação final.
Considerando as noções de gestão documental, protocolo e arquivo, analise as assertivas:
I. Os procedimentos de recebimento, registro, numeração, classificação e distribuição do documento constituem atividades próprias do protocolo.
II. Enquanto submetido à análise da Procuradoria Jurídica e frequentemente consultado pelos setores administrativos, o documento integra o arquivo corrente.
III. Encerrada sua tramitação e permanecendo armazenado apenas para consultas esporádicas ou por exigência legal, o documento passa a integrar o arquivo intermediário.
IV. A digitalização do documento autoriza, por si só, a eliminação automática do original em papel, independentemente de avaliação documental e das normas arquivísticas aplicáveis.
V. O protocolo e o arquivo possuem a mesma finalidade administrativa, razão pela qual os respectivos procedimentos podem ser executados indistintamente pelo mesmo setor.
Assinale a alternativa CORRETA.

Determinada cidadã protocolizou requerimento dirigido ao Presidente da Câmara Municipal solicitando acesso a informações públicas. O servidor responsável recebeu o documento, efetuou seu registro em sistema próprio, atribuiu-lhe numeração sequencial e o encaminhou ao setor competente para análise e resposta. À luz das noções de Redação Oficial e das rotinas administrativas, assinale a alternativa CORRETA.