O setor de arquivo de uma Prefeitura identificou grande quantidade de processos e documentos acumulados ao longo dos anos. Para reorganizar o acervo, a equipe administrativa iniciou o levantamento dos documentos produzidos pelos setores, verificou sua utilização pelas unidades responsáveis e passou a analisar os prazos de guarda e a destinação aplicável a cada conjunto documental.

A partir dessa situação, analise as asserções a seguir e a relação proposta entre elas.

I- A gestão de documentos não se limita ao armazenamento do acervo, envolvendo procedimentos relacionados à produção, tramitação, utilização, avaliação e arquivamento dos documentos, de modo a possibilitar sua adequada destinação.

PORQUE

II- Os documentos arquivísticos passam por diferentes fases ao longo de seu ciclo de vida, e sua avaliação permite estabelecer prazos de guarda e definir a destinação correspondente, inclusive eliminação ou recolhimento para guarda permanente, quando cabíveis.

A respeito dessas asserções, é CORRETO afirmar que:

Analise as afirmações sobre a destinação de documentos arquivísticos digitais e indique V para verdadeira e F para falsa.

() A eliminação pode ser executada automaticamente pelo sistema depois de encerrado o prazo de guarda.
() A eliminação deve ser autorizada por pessoa competente, após o cumprimento dos procedimentos necessários.
() A eliminação controlada deve ser registrada nos metadados específicos e na trilha de auditoria.
() A transferência e o recolhimento devem ser controlados, pois a mudança entre sistemas pode ameaçar a manutenção da autenticidade.

A sequência correta é:

As atividades de protocolo permitem controlar documentos e registrar sua circulação no ambiente administrativo. Entre as operações a seguir, assinale aquela que não integra о conjunto dessas atividades. 

A autuação é o procedimento pelo qual o Serviço de Protocolo Administrativo formaliza a abertura de um processo. Qual das seguintes etapas não constitui parte obrigatória da rotina de autuação conforme as normas de protocolo?

Arquivamento e desarquivamento distinguem-se porque:

Associe as categorias de documentos públicos da Coluna I às respectivas características da Coluna II.

Coluna I

1 - Documentos correntes

2 - Documentos intermediários

3 - Documentos permanentes

Coluna II

( ) Conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

( ) Documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, sejam objeto de consultas frequentes.

( ) Documentos que, não sendo de uso corrente, aguardam eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Ao final de determinado período, a recepção acumula formulários, fichas, cópias e outros documentos utilizados durante o atendimento. Sem uma organização adequada, localizar posteriormente uma informação poderá se tornar demorado e aumentar o risco de extravio.
Considerando os princípios básicos de organização, conservação e localização de documentos, é adequado que o recepcionista: 

No início do expediente, a recepção recebe diversas correspondências destinadas a diferentes setores da instituição. Entre elas estão documentos oficiais, correspondências comuns e materiais que exigem encaminhamento específico.

Para garantir que os documentos cheguem corretamente aos destinatários e que sua circulação possa ser acompanhada quando necessário, o recepcionista deve: 

Uma autarquia municipal, após regular processo de avaliação documental conduzido por sua Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, pretende eliminar acervo de documentos considerados sem valor permanente.

Com base no art. 9º da Lei nº 8.159/1991 e na estrutura federativa da política nacional de arquivos, assinale a alternativa CORRETA quanto à autorização exigida para essa eliminação.

Conforme a organização de arquivos, a classificação documental é uma atividade essencial para a recuperação das informações. Diante do exposto, assinale a alternativa CORRETA.

A gestão documental constitui importante atividade administrativa, contribuindo para a preservação das informações e para a eficiência organizacional. Com base no conceito de arquivo, assinale CORRETAMENTE:

Considerando a teoria das três idades e as operações de destinação dos documentos arquivísticos, assinale a alternativa CORRETA.

Ao implantar o programa de gestão de documentos de uma autarquia, a comissão responsável precisou definir o tratamento dos documentos em cada fase do ciclo vital. Também precisou definir os valores que eles apresentam e a localização física dos acervos. Sobre o tema, julgue as afirmativas a seguir em verdadeiras (V) ou falsas (F).

(__) Na fase intermediária, os documentos, ainda dotados de valor administrativo, são pouco consultados e aguardam sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

(__) Ao término do prazo de guarda na fase intermediária, o documento adquire valor secundário, o que impõe seu recolhimento ao arquivo permanente da instituição.

(__) Os arquivos intermediários devem permanecer junto aos órgãos produtores, a fim de facilitar a consulta pelos setores que geraram os documentos.

(__) O valor primário acompanha o documento desde a sua criação e está presente nas fases corrente e intermediária.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA, de cima para baixo.

O setor de recebimento e classificação do protocolo de uma secretaria estadual recebeu, pelo malote, um lote com correspondências de natureza variada. Entre elas havia documentos oficiais ostensivos, documentos oficiais sigilosos e cartas particulares endereçadas a servidores. Considere as seguintes etapas da rotina do setor:

I. Apor o carimbo de protocolo no canto superior direito do documento.

II. Separar a correspondência oficial da particular.

III. Abrir a correspondência oficial de caráter ostensivo.

IV. Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.

V. Tomar conhecimento da correspondência ostensiva, verificando a existência de antecedentes.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA dessas etapas.

Os arquivos públicos são constituídos por documentos produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas no exercício de suas atividades, independentemente do suporte ou da natureza da informação. Além de servirem à administração, os arquivos desempenham funções relacionadas à preservação da memória institucional e à disponibilização de informações para fins administrativos, legais, probatórios e históricos.

Em determinado órgão público, verificou-se que documentos de diferentes setores estavam reunidos sem critérios uniformes, dificultando sua localização e comprometendo tanto a recuperação das informações quanto as condições de preservação do acervo. Diante disso, a unidade responsável pela gestão documental decidiu estabelecer procedimentos destinados a racionalizar o tratamento dos documentos desde sua produção até sua guarda.
Nesse contexto, o procedimento que consiste em identificar e agrupar os documentos de acordo com sua origem, função ou atividade que lhes deu origem corresponde à __________; a disposição dos documentos de forma sistemática, segundo critérios previamente estabelecidos, visando facilitar sua localização e recuperação, corresponde à __________; e o conjunto de medidas destinadas a impedir ou reduzir a deterioração dos documentos, mantendo sua integridade física e informacional, corresponde à __________.

Assinale a alternativa que apresenta, na ordem em que aparecem as lacunas, os termos corretos.

Sobre o recebimento, registro, organização e entrega de materiais e documentos relacionados a exames laboratoriais, bem como a organização e arquivamento de cópias de exames, é CORRETO afirmar que:

Sobre as noções de rotinas administrativas e organização de documentos no serviço público, analise as afirmativas abaixo:

I. A rotina administrativa compreende o conjunto de procedimentos padronizados executados diariamente para garantir o funcionamento regular do órgão.
II. O arquivamento de documentos deve seguir critérios de classificação, codificação e catalogação, permitindo a localização rápida e segura das informações.
III. A tramitação de documentos refere-se exclusivamente ao arquivamento definitivo, sem necessidade de registro de entrada e saída.
IV. A organização e atualização de arquivos, fichários e cadastros funcionais contribuem para a eficiência administrativa e para o cumprimento dos prazos legais.

Estão CORRETAS apenas as afirmativas:

A Prefeitura de São Joaquim mantém documentos administrativos que deixaram de ser consultados frequentemente pelos setores responsáveis, embora ainda precisem ser conservados para eventuais necessidades administrativas e legais. Diante da limitação de espaço nos arquivos setoriais, foi proposta a transferência desses documentos para unidade destinada à guarda intermediária.

Considerando as fases do ciclo de vida dos documentos e os procedimentos de transferência arquivística, assinale a alternativa CORRETA.

Após a avaliação documental, determinados documentos escolares são preservados defi nitivamente por seu valor probatório e informativo. A preservação decorre da constatação de que esses documentos possuem relevância: 

Os documentos de uso frequente, necessários às atividades em andamento de uma unidade escolar, integram o arquivo: