O método alfabético consiste em arquivar todos os documentos em rigorosa ordem alfabética, por nome, localidade ou assunto.

O método alfabético é considerado um método indireto de arquivamento por não dispensar o uso de índice para localizar ou arquivar qualquer documento.

O método numérico é o que dispõe todas as pastas e documentos de um arquivo em seqüência numérica crescente, independentemente do arranjo alfabético e obedecendo sempre à ordem de entrada.

Em um arquivo que contenha uma pasta para cada uma das cidades do estado de Roraima, se o método adotado para a classificação das pastas for o alfabético, deve-se observar a ordem alfabética por cidades, havendo destaque especial para Boa Vista, por ser a capital do estado, cuja pasta será a primeira.

O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número e de uma letra a cada documento de pessoa física ou jurídica.

O método numérico cronológico estabelece a ordenação das pastas ou documentos de acordo com a numeração e com a data.

Nos métodos por assunto, as espécies documentais têm grande importância e devem ser adotadas como divisões principais. Por exemplo: correspondências; admissão de pessoal; assistência jurídica.

A correspondência oficial externa é aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição e é trocada entre uma instituição e outras entidades ou pessoas físicas.

O arquivo intermediário é formado de documentos que não são consultados com freqüência, mas que podem ser solicitados pelos órgãos que os receberam e por aqueles que os produziram.

Uma coleção de manuscritos históricos reunidos por uma pessoa pode ser considerada arquivo.

Os documentos sigilosos devem ser de conhecimento restrito, e requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

Documentos ostensivos são aqueles que, além de exigirem um alto grau de segurança, apresentam teor ou características que só devem ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

As fotografias em um arquivo são classificadas, quanto ao gênero, em documentos iconográficos.

Um conjunto de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados, é classificado como arquivo de terceira idade ou permanente.

O setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso, além da abertura de processos e expedição de documentos, é identificado como arquivo setorial.

Considere o endereçamento apresentado a seguir.

Ao Departamento de Pesquisa

Empresa Brasileira de Desenvolvimento

Dr. Antônio Silva

Rua das Flores, 152

23200-100 – Rio de Janeiro – RJ

O exemplo acima é uma forma correta de preenchimento de um envelope dirigido a uma instituição ou a qualquer de suas subunidades, mesmo contendo, em segundo plano, o nome do servidor e sem fazer menção ao cargo que exerce.

As rotinas adotadas para a distribuição e tramitação de documentos envolvem, normalmente, o recebimento da correspondência, a verificação da falta de folhas ou anexos, a separação dos originais das cópias e a expedição do original.

Na ordenação alfabética de pastas de um arquivo por nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.

Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco, como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho, não são considerados parte integrante do último sobrenome, mas são considerados na ordenação alfabética.

O método geográfico de arquivamento de documentos é o método indicado quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a procedência.