“As empresas, indiferentemente do enquadramento em que estejam, precisam de uma determinada organização para sua estrutura e funcionamento. Com isso, entende-se a estrutura de uma empresa por meio da estrutura com que se definem as relações existentes dentro e fora dela, contemplando aspectos da própria hierarquia ou as relações estabelecidas em todos os níveis organizacionais: estratégico – tático – operacional (Maia; Oliveira, 2015, p. 57-58).

Considerando os níveis estratégicos da organização, entende-se que o Secretário Executivo pode atuar em cada um dos níveis, conforme figura abaixo.

Com base nas informações e na figura, assinale a alternativa que completa as lacunas da atuação do profissional de Secretariado Executivo nos três níveis:

De acordo com o artigo 4º da Lei de Regulamentação da Profissão, considere as seguintes atribuições:

1. Planejamento, organização e direção de serviços de secretaria.

2. Redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro.

3. Execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.

4. Organização e manutenção dos arquivos da secretaria.

5. Orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento à chefia.

São atribuições do secretário executivo:

Segundo a Lei 7.377, de 30/09/1985, que dispõe sobre o Exercício da Profissão de Secretário, afirma que são atribuições do Secretário Executivo:

I. Taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro.

II. Planejamento, organização e direção de serviços de secretaria.

III. Redação de textos profissionais, exceto em idioma estrangeiro.

IV. Conhecimentos protocolares.

Estão corretas as afirmativas:

Entre as atividades exercidas por quem atua na Secretaria da Câmara, consta o agendamento de reuniões. Em relação às reuniões ordinárias, é correto afirmar que

As reuniões fazem parte do dia a dia de uma entidade / empresa. Elas são convocadas para discussão e resolução da maioria dos problemas e para tomada de decisões. Seja qual for o tipo de reunião, o profissional de secretariado deve tomar providências, a fim de viabilizar a sua realização.
Sobre a rotina secretarial, relacione a COLUNA II com a COLUNA I, associando as atividades à suas descrições.
COLUNA I 1. Edital 2. Reunião ordinária 3. Reunião extraordinária 4. Ata
COLUNA II ( ) São previstas pelo estatuto da entidade / empresa. ( ) São convocadas ao surgirem determinados problemas que exigem a deliberação conjunta de membros da diretoria e outros membros. ( ) Documento em que se registram resumidamente, mas com clareza, as ocorrências de uma reunião de pessoas para determinado fim. ( ) Indica o ato pelo qual se publica pela imprensa ou nos lugares públicos certa notícia que deve ser divulgada para conhecimento das pessoas nela mencionadas e de outras que possam ter interesse no assunto.
Assinale a sequência correta.

O telefone é um meio rápido e eficiente de comunicação. É altamente utilizado e seu uso adequado contribui para o sucesso dos negócios de qualquer empresa.
Existem alguns procedimentos considerados importantes para que o profissional de secretariado ajude a empresa / entidade a criar uma imagem de cordialidade e bom atendimento nos contatos telefônicos.
Com relação ao contato telefônico, assinale a alternativa incorreta.

A profissão de secretária é uma das que acompanham o desenvolvimento econômico da humanidade, ao longo dos séculos, sobrevivendo a diferentes realidade.

(NATALENSE, L.; A secretária do futuro. Rio de Janeiro: Qualitymark Ed.,1998.)

Com base no exposto acima, em relação ao histórico e transformações das atividades do profissional de Secretariado, assinale a afirmativa correta.

É de responsabilidade da secretária organizar o seu local de trabalho, tornando-o agradável e funcional. Por isso, um layout bem planejado é fundamental para o bom desenvolvimento do trabalho. Considerando que a eliminação de obstáculos, o melhor emprego das máquinas e equipamentos, a racionalização de espaço, etc. propiciam a realização de trabalhos com qualidade, assinale com V as afirmativas verdadeiras e com F as falsas.
( ) A secretária deve organizar a mesa do executivo, tentando deixá-la o mais livre possível de papéis. ( ) A secretária deve deixar tudo em pasta, tendo sempre o material de uso diário disponível. ( ) Objetos decorativos mostram o bom gosto do executivo e a sua trajetória profissional. ( ) Revistas, jornais e informativos deverão ficar à disposição das visitas e devem estar sempre atualizados.
Assinale a sequência CORRETA.

Referentes às funções secretariais, de acordo com a abordagem de Azevedo e Costa (2002), assinale a alternativa INCORRETA.

O(A) secretário(a) gerencia suas atividades e funções de maneira muito eficaz, quando

Dentre suas habilidades técnicas, humanas e gerenciais, o(a) secretário(a) deve

O trabalho de organização de eventos e viagens demanda a elaboração de projeto, além da parceria do secretário com a chefia e os demais departamentos envolvidos na atividade. Três são as fases de um evento: pré-evento, transevento e pós-evento. Para monitorar as ações durante o transevento, o secretário deve utilizar algumas ferramentas:

O ato de controlar e fiscalizar o material utilizado em seu departamento contribui para que o secretário funcione como unidade de apoio na gestão de recursos materiais. Ao detectar que um membro da equipe está utilizando em demasia e em benefício próprio os serviços de reprodução de documentos, o secretário deve

O profissional secretário deve manter rotinas de trabalho muito bem planejadas e organizadas, visando eficiência e eficácia em seus resultados. É essencial que saiba avaliar se tais atividades são importantes e urgentes; urgentes, mas não importantes; importantes, mas não urgentes; e não importantes, nem urgentes. Considera-se uma tarefa importante e urgente quando

Quanto às funções de um(a) secretário(a), analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.

( ) Filtrar telefonemas para o seu executivo.

( ) Perguntar o nome da empresa e da pessoa ao receber uma ligação.

( ) Anotar a hora e o dia de uma ligação.

( ) Controlar a agenda e os compromissos do executivo.

( ) Realizar o pagamento da folha salarial.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

As atribuições do Secretário Executivo são definidas pelas leis que regulamentam a profissão, Lei n. 7.377/85, complementada pela Lei n. 9.261/95. De acordo com esses dispositivos legais, são atribuições desse profissional:

O planejamento das atividades, o controle e a organização do ambiente de trabalho são ações essenciais para o bom desempenho de um Secretário Executivo. Para obter êxito, é necessário que esse profissional observe:

O Secretário Executivo deve ser o profissional no qual o executivo confia e delega, com toda confiança, atividades extremamente importantes. Nessa perspectiva, esse profissional pode ser considerado um

São tarefas que devem ser executadas antes da reunião, EXCETO: