Questões de Arquivologia - Protocolo para Concurso - Página 14

Q3271942

Ano: 2024 Banca: Instituto Access Órgão: Prefeitura de Volta Grande - MG Prova: Instituto Access - 2024 - Prefeitura de Volta Grande - MG - Atendente |

Q3271942 Arquivologia

O controle eficiente do fluxo de entrada e saída de documentos é essencial para a organização de qualquer instituição, garantindo a correta tramitação, arquivamento e recuperação de informações. Considerando as boas práticas de gestão documental, avalie as alternativas a seguir sobre o controle desse fluxo. Marque V, para verdadeiro, e F, para falso:

(__)Registrar todos os documentos recebidos, atribuindo número de protocolo e data de entrada para facilitar o acompanhamento de sua tramitação.

(__)Monitorar periodicamente o status dos documentos em tramitação, garantindo que nenhum fique parado em setores por longos períodos sem justificativa.

(__)Manter os documentos de entrada armazenados provisoriamente em locais de fácil acesso sem necessidade de controle formal, para otimizar o tempo de consulta.

Assinale a alternativa a seguir com a sequência correta:

A

V, V, V.

B

V, V, F.

C

F, V, F.

D

V, F, F.

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Q3270750

Ano: 2024 Banca: Instituto Access Órgão: Prefeitura de Itaguara - MG Prova: Instituto Access - 2024 - Prefeitura de Itaguara - MG - Oficial Administrativo |

Q3270750 Arquivologia

Ana trabalha no setor de protocolo de uma prefeitura e recebeu uma correspondência oficial que precisa ser registrada e encaminhada para o departamento de educação. Ela deve seguir os procedimentos corretos para garantir que o documento seja registrado e tramitar adequadamente. Acerca do processo de protocolo e tramitação da ação correta que Ana deve tomar após registrar a correspondência, marque a alternativa CORRETA:

A

Destruir o documento físico após registrá-lo eletronicamente.

B

Arquivar diretamente o documento sem protocolar, já que se trata de um ofício interno.

C

Enviar uma cópia digital não registrada e arquivar o original.

D

Encaminhar o documento ao departamento correto após seu registro no sistema de protocolo.

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Q3252837

Ano: 2024 Banca: IBAM Órgão: Prefeitura de Cubatão - SP Prova: IBAM - 2024 - Prefeitura de Cubatão - SP - Técnico Nível Médio - Secretário de Escola |

Q3252837 Arquivologia

Sobre as regras atinentes ao protocolo de documentos, analise as afirmativas a seguir.
I. O protocolo é responsável pelo recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos, além de atribuir números de registro aos documentos.
II. O protocolo é responsável apenas pela expedição de documentos, não envolvendo outras etapas como recebimento ou registro.
III. O registro de documentos no protocolo pode ser feito de forma automatizada ou manual.

Está correto o que se afirma em:

A

III, apenas.

B

I e II, apenas.

C

I e III, apenas.

D

I, II e III.

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Q3244930

Ano: 2024 Banca: VUNESP Órgão: SAAE de Aparecida - SP Prova: VUNESP - 2024 - SAAE de Aparecida - SP - Assistente Administrativo |

Q3244930 Arquivologia

No contexto de protocolo, o termo “expedição” significa

A

receber documentos.

B

arquivar documentos.

C

eliminar documentos obsoletos.

D

digitalizar documentos.

E

enviar documentos para destinatários.

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Q3231590

Ano: 2024 Banca: Fênix Concursos Órgão: Prefeitura de São Bernardino - SC Prova: Fênix Concursos - 2024 - Prefeitura de São Bernardino - SC - Auxiliar de Serviços Gerais |

Q3231590 Arquivologia

Marque a alternativa correta sobre procedimentos de protocolo:

A

O registro de documentos não precisa seguir ordem cronológica.

B

A tramitação de documentos visa controlar o fluxo de documentos entre setores.

C

A expedição de documentos refere-se apenas à digitalização de papéis.

D

O protocolo dispensa identificação dos documentos recebidos.

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Q3231569

Ano: 2024 Banca: AMEOSC Órgão: Prefeitura de Tunápolis - SC Prova: AMEOSC - 2024 - Prefeitura de Tunápolis - SC - Agente Administrativo |

Q3231569 Arquivologia

Para garantir a eficiência e a segurança no controle de entrada e saída de documentos em uma organização, qual dos seguintes procedimentos é mais eficaz para assegurar a correta rastreabilidade dos documentos?

A

Utilizar um sistema de controle baseado apenas em pastas físicas para armazenar os documentos, sem necessidade de registrar sua entrada e saída.

B

Registrar a entrada dos documentos em um sistema digital, mas não monitorar ou registrar sua saída, para reduzir a carga de trabalho de registro.

C

Implementar um sistema de protocolo onde cada documento recebido ou enviado deve ser registrado em um software de gerenciamento documental, com informações detalhadas como data, hora, nome do responsável e descrição do documento.

D

Permitir que os documentos sejam processados sem registro formal, utilizando apenas e-mails de confirmação para documentar a entrada e saída dos mesmos.

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Q3225670

Ano: 2024 Banca: VUNESP Órgão: Prefeitura de Piracicaba - SP Prova: VUNESP - 2024 - Prefeitura de Piracicaba - SP - Atendente |

Q3225670 Arquivologia

O protocolo deve realizar o controle da tramitação dos documentos, por meio de um sistema manual ou informatizado, visando identificar os departamentos pelos quais passam os documentos.
Esse controle é feito para que

A

os setores que recebam os documentos inscrevam os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto.

B

se efetue a análise do documento com o objetivo de identificar o seu assunto, utilizando-se, para esta tarefa, o Código de Classificação de Documentos de Arquivo.

C

seja verificada a existência ou não de anexos para expedição com o documento original aos destinatários internos ou a outra instituição.

D

após a avaliação do documento, para a constituição de processo, sejam anotadas as suas principais características.

E

o documento não seja extraviado, assim como visa à pronta prestação de informação sobre sua localização.

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Q3202985

Ano: 2024 Banca: ADM&TEC Órgão: Prefeitura de São Luís do Quitunde - AL Prova: ADM&TEC - 2024 - Prefeitura de São Luís do Quitunde - AL - Secretário Escolar |

Q3202985 Arquivologia

Leia o fragmento de texto abaixo.

O Protocolo demarca o início da Gestão Documental, no âmbito administrativo, de forma a garantir o cumprimento legal das ações para as quais os documentos foram produzidos (MADIO et ai., 2015, p. 15).

Assinale a alternativa que descreve corretamente o Papel do Protocolo na Gestão Documental:

A

Garantir a preservação física dos documentos, assegurando boas condições de conservação.

B

Facilitar a recuperação e localização imediata dos documentos em trâmite no órgão.

C

Restringir o acesso à informação para garantir a segurança dos documentos.

D

Evitar a circulação de documentos entre diferentes setores do órgão, para minimizar o risco de extravies.

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Q3190261

Ano: 2024 Banca: Fênix Concursos Órgão: Prefeitura de São Bernardino - SC Prova: Fênix Concursos - 2024 - Prefeitura de São Bernardino - SC - Assistente Administrativo |

Q3190261 Arquivologia

Sobre a gestão de documentos no setor público, considere as seguintes afirmativas:

I. O protocolo tem a função de controlar a entrada e saída de documentos dentro da organização.
II. O arquivamento dos documentos deve seguir normas de classificação previamente estabelecidas.
III. A conferência de notas fiscais faz parte do processo de gestão de documentos financeiros.

Quais estão corretas?

A

Apenas I e II.

B

Apenas II e III.

C

Apenas I e III.

D

I, II e III.

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Q3186029

Ano: 2024 Banca: AMEOSC Órgão: Prefeitura de Bandeirante - SC Prova: AMEOSC - 2024 - Prefeitura de Bandeirante - SC - Auxiliar Administrativo |

Q3186029 Arquivologia

O protocolo de documentos é um conjunto de procedimentos que organiza e controla a tramitação de documentos dentro de uma instituição. Ele é essencial para garantir a eficiência na comunicação interna e externa, além de assegurar a rastreabilidade e a integridade das informações. Indique a alternativa CORRETA em relação aos procedimentos de protocolo de documentos:

A

Realizar backups dos registros de documentos uma vez ao ano pode ser considerado suficiente, dado que a maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos possui robustez e confiabilidade que minimizam o risco de perda de dados.

B

A protocolização imediata de documentos após sua criação ou recebimento é fundamental para garantir a rastreabilidade e a integridade das informações, facilitando a recuperação eficiente quando necessário.

C

Organizar documentos em categorias amplas, como 'Diversos' ou 'Outros', pode parecer uma solução eficaz para garantir que todos os arquivos sejam facilmente acessíveis e minimiza o tempo gasto na classificação.

D

A prática de descartar documentos após um ano de arquivamento é muitas vezes vista como uma estratégia eficaz para evitar o acúmulo de informações desnecessárias, mantendo apenas os arquivos mais relevantes e atuais.

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Q3173454

Ano: 2024 Banca: IBFC Órgão: TRF - 5ª REGIÃO Prova: IBFC - 2024 - TRF - 5ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Apoio Especializado - Especialidade: Arquivologia |

Q3173454 Arquivologia

Assinale a alternativa que apresenta uma das principais etapas do protocolo de documentos em uma organização.

A

Registrar e distribuir documentos de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos para garantir o controle e a rastreabilidade

B

Realizar a digitalização imediata de todos os documentos recebidos

C

Armazenar documentos sem a necessidade de registro formal

D

Eliminar documentos recebidos após uma análise inicial

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Q3173431

Ano: 2024 Banca: IBFC Órgão: TRF - 5ª REGIÃO Prova: IBFC - 2024 - TRF - 5ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Apoio Especializado - Especialidade: Arquivologia |

Q3173431 Arquivologia

No contexto do protocolo de documentos, assinale a alternativa que apresenta a principal função do registro de um documento.

A

Identificar o responsável pela elaboração do documento

B

Assegurar a rastreabilidade e a integridade do documento ao longo de seu ciclo de vida

C

Facilitar a eliminação de documentos que não têm mais valor

D

Determinar o formato de digitalização para arquivos eletrônicos

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Q3149624

Ano: 2024 Banca: ABCP Órgão: CONSAÚDE Prova: ABCP - 2024 - CONSAÚDE - Oficial Administrativo |

Q3149624 Arquivologia

O protocolo é uma atividade essencial no gerenciamento de documentos e processos administrativos. Em relação ao protocolo na Administração Pública, assinale a alternativa correta:

A

O protocolo é o procedimento de registro, controle e distribuição de documentos, assegurando sua tramitação adequada dentro da Administração.

B

O protocolo consiste apenas no envio de documentos oficiais, sem incluir o registro ou controle de recebimento.

C

O registro de protocolo é dispensável em comunicações entre setores internos, desde que se trate de documentos administrativos de rotina.

D

O protocolo permite ao servidor anotar observações pessoais no documento para facilitar o entendimento do destinatário.

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Q3148519

Ano: 2024 Banca: AMEOSC Órgão: Prefeitura de Descanso - SC Prova: AMEOSC - 2024 - Prefeitura de Descanso - SC - Auxiliar Administrativo |

Q3148519 Arquivologia

No contexto dos serviços administrativos, a gestão de documentos envolve uma série de etapas essenciais para garantir a organização e o fluxo eficiente de informações. Sobre as funções de protocolo e gestão de documentos, como arquivamento, controle, coleta e envio, assinale a alternativa correta:

A

O controle de documentos abrange tanto o arquivamento quanto o registro de coleta e envio, garantindo a rastreabilidade e a integridade das informações.

B

A coleta de documentos deve ser feita exclusivamente de forma física, pois a gestão eletrônica de documentos ainda não é reconhecida como válida em órgãos públicos.

C

O protocolo de documentos é limitado à coleta, não sendo necessário o registro ou controle dos envios realizados pela organização.

D

O arquivamento de documentos consiste apenas na organização física dos arquivos, sendo irrelevante a classificação e o controle dos mesmos.

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Q3137971

Ano: 2024 Banca: UNIVALI Órgão: Prefeitura de Luiz Alves - SC Prova: UNIVALI - 2024 - Prefeitura de Luiz Alves - SC - Recepcionista |

Q3137971 Arquivologia

O gerenciamento eficiente de agenda e protocolos é fundamental para a organização e o bom andamento das atividades em um ambiente corporativo. Qual das alternativas a seguir descreve uma prática ideal para o controle eficaz de compromissos e protocolos?

A

Atualizar a agenda uma vez por semana, pois ajustes frequentes podem causar confusão na execução das tarefas.

B

Controlar a agenda de forma verbal, confiando na memória para relembrar compromissos e protocolos urgentes.

C

Registrar todos os compromissos e documentos apenas em formato eletrônico, visando a redução do uso de papel e a sustentabilidade.

D

Organizar compromissos por ordem de prioridade e manter os protocolos em sequência cronológica, revisando-os diariamente para assegurar que as atividades mais importantes sejam cumpridas no prazo.

Incorreta. Gabarito oficial da banca:

Errou um tema comum da banca? Veja o que mais costuma cair no Raio-X. Ver raio-X

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Q3137970

Ano: 2024 Banca: UNIVALI Órgão: Prefeitura de Luiz Alves - SC Prova: UNIVALI - 2024 - Prefeitura de Luiz Alves - SC - Recepcionista |

Q3137970 Arquivologia

Em um processo de protocolo de documentos, a etapa de recepção desempenha um papel importante. Sobre essa etapa, assinale a alternativa correta:

A

Na etapa de recepção, o documento é classificado e distribuído imediatamente para o setor ou pessoa responsável.

B

Na recepção, é verificada a integridade do documento, os destinatários corretos, além de verificar se todos os anexos ou páginas estão presentes.

C

A recepção limita-se ao armazenamento inicial do documento, não sendo necessário verificar dados de origem ou integridade.

D

Na recepção, é realizada apenas a verificação do assunto do documento, pois o conteúdo completo será analisado posteriormente.

Incorreta. Gabarito oficial da banca:

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Q3137965

Ano: 2024 Banca: UNIVALI Órgão: Prefeitura de Luiz Alves - SC Prova: UNIVALI - 2024 - Prefeitura de Luiz Alves - SC - Recepcionista |

Q3137965 Arquivologia

Nas organizações, durante o processo de protocolo de documentos, a etapa de classificação é essencial para organizar as informações de maneira eficiente. Assinale a alternativa que descreve corretamente o propósito dessa etapa:

A

A classificação é responsável apenas por identificar o destinatário do documento e distribuí-lo imediatamente para o setor solicitado, sem outras verificações.

B

Na classificação, o documento é avaliado quanto a sua integridade e segurança, garantindo que ele esteja completo.

C

A classificação limita-se apenas ao registro do número de protocolo e dados de coleta do documento.

D

A classificação dos documentos obedece a sua natureza, origem, assunto ou prioridade, facilitando o fluxo interno de informações na instituição.

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Q3137464

Ano: 2024 Banca: UNIVALI Órgão: Prefeitura de Luiz Alves - SC Prova: UNIVALI - 2024 - Prefeitura de Luiz Alves - SC - Assistente Administrativo |

Q3137464 Arquivologia

Ana é responsável pelo serviço de protocolo. Ao receber um documento, sua primeira ação deve ser:
Assinale a alternativa CORRETA:

A

Encaminhar o documento diretamente ao chefe do setor.

B

Receber o documento, registrá-lo e distribuí-lo ao setor adequado.

C

Registrar o documento e arquivá-lo imediatamente.

D

Classificar o documento conforme o conteúdo.

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Q3135844

Ano: 2024 Banca: SELECON Órgão: Prefeitura de Nova Mutum - MT Prova: SELECON - 2024 - Prefeitura de Nova Mutum - MT - Agente Administrativo |

Q3135844 Arquivologia

A respeito das atividades de protocolo, a que representa um procedimento inerente ao registro e movimentação é:

A

arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica

B

verificar se não faltam folhas ou anexos

C

receber a correspondência

D

abrir a correspondência

Incorreta. Gabarito oficial da banca:

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Q3134659

Ano: 2024 Banca: Unesc Órgão: Prefeitura de Macieira - SC Prova: Unesc - 2024 - Prefeitura de Macieira - SC - Recepcionista |

Q3134659 Arquivologia

O protocolo de documentos oficiais é essencial para a gestão administrativa, pois assegura o controle e a organização dos fluxos de documentos em uma instituição. Qual das alternativas abaixo representa uma prática correta ao realizar o protocolo de um documento oficial?

A

Deixar o documento sem identificação de remetente ou destinatário, caso o conteúdo seja autoexplicativo.

B

Não registrar documentos recebidos fora do horário de expediente para evitar sobrecarga de trabalho.

C

Encaminhar o documento diretamente para o destinatário sem realizar o registro no sistema de protocolo.

D

Atribuir um número único de registro ao documento, identificando remetente, destinatário e data de recebimento.

E

Registrar o documento apenas se for considerado de alta importância, ignorando os de menor relevância.

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