autor do documento físico.

título atribuído ao documento.

hash da imagem.

tipo documental. 

identificador do documento digital.

compete às Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais orientar tecnicamente as Secretarias Municipais no processo de elaboração e revisão das Tabelas de Temporalidade de Documentos, bem como validá-las.

os editais de eliminação publicados por uma Secretaria Municipal só poderão ser aplicados por outras Secretarias Municipais a documentos que constem do referido edital, se aprovado por Comissão Setorial de Avaliação específica.

a homologação dos lotes de eliminação oficial de documentos por Secretarias Municipais, sociedades de economia mista, empresas públicas, autarquias e fundações deverá ser formalizada por meio de procedimento administrativo próprio.

o acompanhamento dos trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos de documentos na sua área de atuação compete às Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais.

a publicação de edital de ciência de eliminação de documentos no Diário Oficial do Município deverá ocorrer com 60 (sessenta) dias de antecedência da destruição dos documentos.

a Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da lei.

os arquivos privados de interesse público e social poderão ser alienados ou transferidos para o exterior.

se consideram arquivos pessoais os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

o acesso aos documentos de arquivos privados de interesse público e social não poderá ser franqueado ao público quando estiver sob a custódia de seu proprietário ou possuidor.

os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título irrevogável, ou vendidos a instituições arquivísticas públicas.

os documentos digitalizados não poderão ser preservados em serviços de armazenamento ou em sistemas informatizados contratados de terceiros.

os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado.

os documentos digitalizados deverão assegurar a proteção da integridade dos documentos físicos contra a destruição não autorizada.

o operador da digitalização não poderá ser o possuidor do documento físico.

a digitalização de documentos será precedida da descrição dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade de documentos da administração municipal.

A substituição dos documentos físicos por versões digitais, sem necessidade de critérios de temporalidade.

A eliminação de documentos apenas quando houver necessidade de espaço físico nos arquivos municipais.

A avaliação documental baseada na relevância administrativa, jurídica e histórica dos documentos.

A decisão exclusiva do gestor do órgão, sem necessidade de consulta a normas ou regulamentos.

A eliminação automática de documentos após 5 (cinco) anos, independentemente de seu valor informativo.

a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais deve estar apoiada em procedimentos de gestão arquivística de documentos.

a gestão arquivística digital deverá prever a implantação de um sistema de gestão arquivística de documentos informatizados, que adotará requisitos funcionais e não funcionais estabelecidos pelo Conarq.

a implementação de um repositório digital confiável deve permitir a atualização do representante digital, desde a captura até a preservação dos documentos, pelo tempo que for necessário.

é recomendada, aos órgãos e às entidades integrantes do Conarq, a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ Brasil).

a adoção de requisitos funcionais e não funcionais, estabelecidos pelo Conarq, visa a garantir a integridade e a acessibilidade de curto prazo de documentos nato-digitais e digitalizados.

se um órgão ou uma entidade do Poder Executivo Federal negar o acesso à informação, o solicitante poderá recorrer à Controladoria-Geral da União, que terá um prazo de 20 (vinte) dias para deliberar, podendo prorrogar esse período por mais 20 (vinte) dias.

os órgãos e as entidades públicas têm a obrigação de divulgar, sem necessidade de solicitação prévia, informações de interesse coletivo ou geral que produzam ou armazenem, com exceção das relacionadas a processos licitatórios, incluindo os respectivos editais e resultados.

qualquer indivíduo ou organização privada que possua informações decorrentes de vínculo com o poder público e descumpra as disposições da lei estará sujeito a uma pena de reclusão de 2 (dois) anos, além do pagamento da multa correspondente.

a atribuição de sigilo a uma informação deve ser formalizada em decisão oficial, contendo, no mínimo, a temática abordada e a justificativa da classificação, sendo dispensada a identificação da autoridade responsável pelo sigilo.

o acesso a informações públicas é gratuito, salvo quando houver necessidade de reprodução de documentos pelo órgão ou pela entidade pública consultada, caso em que poderá ser cobrado apenas o valor correspondente ao custo dos serviços e materiais utilizados.