Questões de Concurso
Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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Na literatura arquivística, a teoria das três idades está alicerçada nas etapas de vida dos documentos, denominadas corrente, intermediária e permanente, sendo recolhimento o termo que designa a passagem dos documentos de uma idade para a outra.
Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser classificados como ostensivos ou sigilosos. A divulgação dos documentos ostensivos não prejudica a organização, já os sigilosos devem ser de acesso restrito.
Um projeto de organização de arquivos possui várias etapas de trabalho, sendo que, na fase inicial, denominada diagnóstico, é realizada uma série de levantamentos relacionados à situação do arquivo da instituição, de modo a nortear o planejamento das intervenções necessárias para se solucionar os problemas identificados.
Com relação ao processo de microfilmagem, à metodologia nele aplicada e às informações técnicas e bibliográficas que orientam o usuário, é correto afirmar que as sinaléticas são folhas microfilmadas junto ao documento, as quais podem ser posicionadas no microfilme de forma inicial, intermediária ou final.
A microfilmagem é a produção, em formato altamente reduzido, de imagens fotográficas de um documento. Seu suporte é denominado microforma e se apresenta apenas em forma de rolo.
Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto à forma e quanto ao formato, sendo a primeira classificação relativa à configuração física do suporte, de acordo com as técnicas de registro, a estrutura da informação e o conteúdo do documento, e a segunda correspondente ao estágio de preparação ou transmissão do documento.
Uma das principais características dos arquivos, que, inclusive, os diferencia das bibliotecas, é a organicidade, que é a relação natural existente entre os documentos de um arquivo, em decorrência das atividades da entidade produtora.
O arquivo permanente é composto por documentos de valor primário ou histórico, ou seja, aqueles que possuem caráter probatório e informativo.
Nos arquivos, a avaliação corresponde à operação intelectual a partir da qual os documentos são analisados e a eles, ou às informações neles contidas, são atribuídos graus de sigilo, a fim de atender à legislação específica vigente.
Acerca de métodos de arquivamento e de procedimentos administrativos, julgue o item.
Considerando-se as regras de ordenação do método
alfabético, podem ser adotados, simultaneamente, os
critérios letra por letra e palavra por palavra para a
ordenação de itens pertencentes ao mesmo conjunto
documental.
Acerca de métodos de arquivamento e de procedimentos administrativos, julgue o item.
Embora seja um dos métodos mais simples de
arquivamento quando o elemento nome é o mais
relevante e o mais frequentemente procurado, o
método alfabético se torna desvantajoso ao ser aplicado
a um volume documental muito grande.
Acerca de métodos de arquivamento e de procedimentos administrativos, julgue o item.
Por privilegiar a facilidade de acesso ao documento, o
arquivamento do tipo horizontal é indicado para
documentos correntes, que apresentam alta frequência
de consulta.
Acerca de métodos de arquivamento e de procedimentos administrativos, julgue o item.
Considerando a terminologia arquivística, é correto
afirmar que a notação é apenas um elemento de
identificação das unidades de arquivamento, não
permitindo, portanto, sua localização em meio ao
acervo.
Acerca de métodos de arquivamento e de procedimentos administrativos, julgue o item.
No planejamento da organização de um arquivo, a
escolha dos critérios de ordenação, como nome, local,
número, data e assunto, deve considerar o elemento
mais frequentemente procurado, de modo a facilitar o
acesso ao documento e às informações nele contidas.
Acerca de métodos de arquivamento e de procedimentos administrativos, julgue o item.
A escolha dos métodos e das técnicas de arquivamento deve variar de acordo com a fase do ciclo de vida do documento.
O setor de protocolo deve ter uma rotina com uma série de procedimentos que permitem um efetivo controle na tramitação dos documentos, para uma melhor organização da Administração.
Neste sentido, marque a alternativa CORRETA.
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