Questões de Arquivologia - Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário para Concurso - Página 219

Q1686029

Ano: 2021 Banca: FEPESE Órgão: Prefeitura de Balneário Camboriú - SC Prova: FEPESE - 2021 - Prefeitura de Balneário Camboriú - SC - Assistente Administrativo |

Q1686029 Arquivologia

Assinale a alternativa que lista atividades típicas do setor de protocolo de uma organização pública:

A

Produção textual, registro e tradução de documentos.

B

Cerimonial de eventos oficiais e produção textual.

C

Cerimonial de eventos oficiais, produção textual e tradução de documentos.

D

Recebimento, registro e distribuição de documentos.

E

Emissão de notas fiscais, produção textual e tradução de documentos.

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Q1686028

Ano: 2021 Banca: FEPESE Órgão: Prefeitura de Balneário Camboriú - SC Prova: FEPESE - 2021 - Prefeitura de Balneário Camboriú - SC - Assistente Administrativo |

Q1686028 Arquivologia

Analise a frase abaixo:

“O armazenamento dos documentos permanentes é um desafio ...(1)... , pois demanda, muitas vezes, ...(2)... ”:

Assinale a alternativa que completa corretamente as lacunas numeradas do texto.

A

(1) para muitas organizações •

(2) amplo espaço físico e custos elevados

B

(1) somente para organizações públicas •

(2) pequenos espaços físicos e baixos custos

C

(1) somente para organizações privadas •

(2) amplo espaço físico e baixos custos

D

(1) exclusivo das prefeituras •

(2) pequenos espaços físicos e baixos custos

E

(1) exclusivo das prefeituras •

(2) amplo espaço físico e custos elevados

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Q1686027

Ano: 2021 Banca: FEPESE Órgão: Prefeitura de Balneário Camboriú - SC Prova: FEPESE - 2021 - Prefeitura de Balneário Camboriú - SC - Assistente Administrativo |

Q1686027 Arquivologia

Assinale a alternativa que relaciona atividade típica do setor de protocolo de uma organização pública:

A

Transcrição de discursos

B

Autuação de documentos

C

Impressão de notas fiscais

D

Revisão de documento contábeis

E

Elaboração de justificativas para projetos de lei

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Q1678684

Ano: 2021 Banca: CETREDE Órgão: Prefeitura de Frecheirinha - CE Prova: CETREDE - 2021 - Prefeitura de Frecheirinha - CE - Agente Administrativo |

Q1678684 Arquivologia

Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo, ele pode pertencer a um destes três estágios:

I. ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE – Guarda a documentação mais atual e frequentemente consultada. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta. Somente os funcionários da instituição têm competência sobre o seu trato, classificação e utilização. O Arquivo Corrente é também conhecido como Arquivo de Movimento. Exemplo: O arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação, contendo as requisições de material do ano em curso.
II. ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO – Nele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo cujo uso deixou de ser frequente. É esporádico. Eles são conservados somente por causa de seu valor histórico, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se conheça como os fatos evoluíram. Esse tipo de arquivo é o que denominamos arquivo propriamente dito.
III. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE – Inclui documentos que vieram do Arquivo Corrente, porque deixaram de ser usados com frequência. Mas eles ainda podem ser consultados pelos órgãos que os produziram e os receberam, se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou. Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa.

Marque a opção que indica a(s) afirmativa(s) CORRETA(S).

A

I – II – III.

B

I.

C

II – III.

D

I – II.

E

III.

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Q1678683

Ano: 2021 Banca: CETREDE Órgão: Prefeitura de Frecheirinha - CE Prova: CETREDE - 2021 - Prefeitura de Frecheirinha - CE - Agente Administrativo |

Q1678683 Arquivologia

Método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa proporcionar a facilidade de guarda e pesquisa. No trabalho secretarial, os métodos de uso mais comuns são: Alfabético, Geográfico, Numérico (simples, cronológico, decimal...) e por Assuntos. Analise as afirmativas.

I. Método Alfabético – Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa, constante do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal de classificação) e depois colocado em sequência alfabética.
II. Método Numérico – Nesta modalidade de arquivamento, a consulta é indireta, pois há necessidade de se recorrer a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada. O Método Numérico pode ser simples, cronológico e por indexação.
III. Método por Assuntos – Sua aplicação requer planejamento prévio. Também conhecido por método específico, é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento, pois é o único a recuperar os documentos segundo o seu conteúdo.
IV. Método Geográfico – Este método de arquivamento é do sistema direto, pois a consulta é feita diretamente no arquivo. É muito utilizado nos casos de empresas que mantêm correspondência com filiais e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal, transporte de cargas e mercadorias etc.

Marque a opção que apresenta as afirmativas CORRETAS.

A

I – II – III – IV.

B

I – III – IV

C

II – III.

D

I – IV.

E

III – IV.

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Q1678682

Ano: 2021 Banca: CETREDE Órgão: Prefeitura de Frecheirinha - CE Prova: CETREDE - 2021 - Prefeitura de Frecheirinha - CE - Agente Administrativo |

Q1678682 Arquivologia

Para se ter o controle da tramitação de documentos na Prefeitura de Frecheirinha – CE, qual o setor que deve desenvolver essa atividade?

A

Registro

B

Controller

C

Despacho

D

Protocolo

E

Expedição

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Q1671756

Ano: 2021 Banca: IBADE Órgão: VIVA COMUNIDADE-VIVA RIO Prova: IBADE - 2021 - VIVA COMUNIDADE-VIVA RIO - Auxiliar Administrativo |

Q1671756 Arquivologia

Devem ser considerados para o armazenamento, além do arquivamento e controle da informação:

A

as características da arte e do volume.

B

o grau e a estimativa de conforto.

C

o período previsto para a liberação da informação.

D

as eventuais necessidades de desclassificação e destruição da informação.

E

as perdas por destruição, furto ou sinistro.

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Q2687888

Ano: 2020 Banca: Itame Órgão: Prefeitura de Santa Bárbara de Goiás - GO Prova: Itame - 2020 - Prefeitura de Santa Bárbara de Goiás - GO - Assistente Administrativo |

Q2687888 Arquivologia

Assinale a alternativa que corresponda com as atividades realizadas pelo Setor de Protocolo.

A

Recebimento, Digitalização, Registro, Tramitação e Exclusão.

B

Recebimento, Catalogação, Digitalização, Registro e Processamento

C

Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, e Tramitação

D

Recebimento, Conferência, Digitalização, Catalogação e Exclusão.

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Q2050987

Ano: 2020 Banca: CONTEMAX Órgão: Prefeitura de Mataraca - PB Prova: CONTEMAX - 2020 - Prefeitura de Mataraca - PB - Agente Administrativo |

Q2050987 Arquivologia

O arquivamento de um documento passar por diversas etapas até que efetivamente seja concluído. Diante disso, marque a assertiva correta que indicam quais são essas etapas do processo de arquivamento.

A

Simplicidade, flexibilidade, acessibilidade e uniformidade.

B

Inspeção, Estudo, Classificação, Codificação, Ordenação e guarda dos documentos.

C

Registro, arranjo físico, mapeamento para consulta e recuperação.

D

Seleção, análise, digitalização, classificação e codificação de documentos.

E

Estudo, Classificação, digitalização, classificação e codificação de documentos.

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Q1858717

Ano: 2020 Banca: IBAM Órgão: Prefeitura de Santos - SP Prova: IBAM - 2020 - Prefeitura de Santos - SP - Oficial de Administração |

Q1858717 Arquivologia

Considere os procedimentos empreendidos pelo protocolo abaixo. l. O recebimento. ll. A classificação. lll. O registro. lV. A distribuição. V. A compra de insumos. Vl. O controle da tramitação. Vll. A expedição. Vlll. A comunicação em rede. lX. A autuação de documentos avulsos para formação de processos.
Estão corretamente relacionados, os que constam apenas em:

A

I, II, IV, V e VI.

B

II, III, V, VI e VIII.

C

III, IV, VII, VIII e IX.

D

I, II, III, IV, VI, VII e IX.

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Q1807118

Ano: 2020 Banca: FAUEL Órgão: Câmara de Apucarana - PR Prova: FAUEL - 2020 - Câmara de Apucarana - PR - Escriturário Legislativo |

Q1807118 Arquivologia

Quando queremos ordenar a documentação de acordo com o número do documento ou da pasta em que ele foi arquivado, qual é o método de arquivamento mais indicado?

A

Método Geográfico.

B

Método Numérico.

C

Método Alfabético.

D

Método Específico.

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Q1807117

Ano: 2020 Banca: FAUEL Órgão: Câmara de Apucarana - PR Prova: FAUEL - 2020 - Câmara de Apucarana - PR - Escriturário Legislativo |

Q1807117 Arquivologia

Em um contexto de gestão de arquivos, analise os seguintes fatores:
I – Garantia da preservação de documentos e arquivos importantes. II – Otimização do processo de busca por informações. III – Redução do acúmulo desnecessário de dados digitais ou em papel. IV – Aumento da burocracia ao se buscar e trabalhar informações em arquivos.
A alternativa que apresenta de forma COMPLETA E CORRETA todas as funções de um programa de gestão de arquivos é:

A

Apenas o fator I está correto.

B

Apenas os fatores II e III estão corretos

C

Apenas os fatores I, II e III estão corretos.

D

Apenas os fatores III e IV estão corretos.

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Q1794984

Ano: 2020 Banca: FADESP Órgão: Prefeitura de Ponta de Pedras - PA Prova: FADESP - 2020 - Prefeitura de Ponta de Pedras - PA - Auxiliar Administrativo |

Q1794984 Arquivologia

Documento é todo e qualquer veículo que serve de suporte material para a fixação e transmissão de uma informação. Após um determinado tempo de uso, um documento pode tornar-se inativo, ou seja, não mais será utilizado rotineiramente para a transmissão de informações, mas poderá ser consultado esporadicamente, mediante necessidade. Nesse caso, a conduta apropriada a ser tomada pelo assistente administrativo responsável, em relação a esse documento, é

A

incinerá-lo adequadamente para que informações sensíveis não sejam publicizadas.

B

enviá-lo ao arquivo ativo, no entanto, assegurando-se de que não será misturado com os documentos de uso rotineiro.

C

procurar saber quais órgãos da organização teriam interesse no documento.

D

enviá-lo ao arquivo morto, de modo que somente quando necessário será manuseado.

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Q1792748

Ano: 2020 Banca: COPESE - UFPI Órgão: ALEPI Prova: COPESE - UFPI - 2020 - ALEPI - Assessor Legislativo - Área Administrativa |

Q1792748 Arquivologia

Leia as afirmações abaixo que tratam sobre noções, conceito e objetivos do arquivo e marque a afirmação INCORRETA.

A

A função do arquivo é, também, guardar os documentos e, principalmente, fornecer aos interessados a informação contida no seu acervo de forma rápida e segura.

B

O arquivamento de documentos deve ser realizado de uma única maneira, de forma a garantir a preservação dos mesmos.

C

Os arquivos são os centros ativos de informação nas instituições públicas e privadas que, para cumprirem seus objetivos, precisam estar organizados e estruturados, de forma a evitar erros e repetições desnecessárias, gerar conhecimento para assessorar as tomadas de decisão e dar continuidade ao trabalho.

D

A palavra arquivo, na esfera da Arquivologia, pode ser definida sob duas formas: a que o considera como local onde se guardam documentos e o que o trata como um conjunto orgânico de documentos.

E

As informações arquivísticas, em qualquer instituição pública ou privada, apresentam características contábil/financeira, pessoal e administrativa, organizadas em diferentes espécies documentais.

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Q1791639

Ano: 2020 Banca: IDCAP Órgão: SAAE de Ibiraçu - ES Prova: IDCAP - 2020 - SAAE de Ibiraçu - ES - Auxiliar Administrativo |

Q1791639 Arquivologia

Referente às rotinas de expedição de documentos, assinale a alternativa que NÃO compreende uma de suas atividades:

A

Encaminhar as cópias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem.

B

Separar o original das cópias. Expedir o original, com os anexos se for o caso, por meio de malotes ou em mãos.

C

Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo.

D

Receber a correspondência (original, envelope e cópias em quantidades a serem determinadas).

E

Verificar se não faltam folhas ou anexos. Numerar e completar a data, no original e nas cópias.

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Q1791629

Ano: 2020 Banca: IDCAP Órgão: SAAE de Ibiraçu - ES Prova: IDCAP - 2020 - SAAE de Ibiraçu - ES - Auxiliar Administrativo |

Q1791629 Arquivologia

Dentro do gênero de documentos escritos, a correspondência merece tratamento especial por se constituir numa parte considerável dos acervos arquivísticos. Em relação à correspondência, assinale a alternativa INCORRETA:

A

Correspondência particular é a de interesse pessoal de servidores de uma instituição.

B

Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa

C

A correspondência interna é aquela trocada entre os órgãos de uma mesma instituição.

D

Correspondência oficial é aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição.

E

Por correspondência externa entende-se aquela trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas, como os memorandos, despachos, circulares.

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Q1790523

Ano: 2020 Banca: VUNESP Órgão: Prefeitura de Ilhabela - SP Prova: VUNESP - 2020 - Prefeitura de Ilhabela - SP - Analista - Arquivologia - Documental |

Q1790523 Arquivologia

O método de arquivamento mnemônico

A

é representado por palavras dispostas alfabeticamente, sendo um dos mais difíceis processos de arquivamento em virtude de agrupar as pastas por assunto.

B

tem por eixo as letras do alfabeto representada por cores diferentes, ou seja, consiste em dar cores para um grupo de letras para buscar a informação.

C

é um método de ordenação que tem por eixo a distribuição dos documentos em grandes classes por assunto.

D

é um método de ordenação que tem por eixos aspectos geográficos como, por exemplo, país, estado, cidade etc.

E

procura combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a memória na busca da informação.

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Q1790522

Ano: 2020 Banca: VUNESP Órgão: Prefeitura de Ilhabela - SP Prova: VUNESP - 2020 - Prefeitura de Ilhabela - SP - Analista - Arquivologia - Documental |

Q1790522 Arquivologia

Grande parte das empresas e dos organismos públicos tem adotado sistemas mais modernos para a marcação do ponto de seus funcionários e servidores como a biometria, abolindo, portanto, os cartões de ponto produzidos em fichas de papel-cartão. Considerando a tabela de temporalidade de documentos de uma instituição que, até recentemente, tenha utilizado os cartões de ponto tradicionais, assinale a alternativa que apresenta a destinação mais adequada para essa série documental.

A

Arquivar por um ano no arquivo corrente, por três anos no arquivo intermediário, microfilmar e eliminar os originais. Preservar os microfilmes em caráter definitivo.

B

Manter no arquivo intermediário por trinta anos, para o caso de possíveis confrontos, e realizar a eliminação no início do ano seguinte ao término do prazo determinado.

C

Preservar uma amostragem significativa da série no arquivo permanente, em caráter definitivo.

D

Manter os documentos organizados pelo prazo de até sete anos no arquivo intermediário e eliminá-los em seguida, pois os créditos trabalhistas prescrevem em cinco anos

E

Digitalizar a totalidade da série para atender a consultas de cunho trabalhista, preservando os originais no arquivo permanente.

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Q1790521

Ano: 2020 Banca: VUNESP Órgão: Prefeitura de Ilhabela - SP Prova: VUNESP - 2020 - Prefeitura de Ilhabela - SP - Analista - Arquivologia - Documental |

Q1790521 Arquivologia

Levando-se em conta que determinada instituição criou uma comissão permanente e várias comissões setoriais de avaliação de documentos, assinale a alternativa que apresenta uma competência específica dessas últimas.

A

Avaliar, adequar e aprovar as tabelas de temporalidade documental.

B

Presenciar a eliminação de documentos, lavrando a respectiva ata.

C

Propor critérios de controle da gestão de documentos.

D

Supervisionar a eliminação de documentos.

E

Supervisionar o recolhimento de documentos ao arquivo permanente.

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Q1790520

Ano: 2020 Banca: VUNESP Órgão: Prefeitura de Ilhabela - SP Prova: VUNESP - 2020 - Prefeitura de Ilhabela - SP - Analista - Arquivologia - Documental |

Q1790520 Arquivologia

Em relação à tramitação de documentos pelas unidades do próprio órgão/entidade ou entre unidades de órgãos/ entidades distintos, é correto afirmar que

A

na tramitação entre unidades de órgãos/entidades distintos, o documento deverá ser enviado e recebido pelas unidades com atribuições de protocolo ou de expedição.

B

na tramitação entre unidades do mesmo órgão/entidade, situadas no mesmo local, o documento não poderá tramitar diretamente da unidade emissora para a unidade de destino, sem passar pela unidade com atribuições de protocolo.

C

o encaminhamento do documento deverá ser registrado na folha para despacho e/ou instrução pela unidade com função de protocolo ou de expedição.

D

não poderão tramitar diretamente da unidade emissora para a unidade de destino processos e expedientes com mais de 150 folhas por volume.

E

na tramitação entre unidades descentralizadas do mesmo órgão/entidade, o documento deverá ser encaminhado à unidade de destino pela unidade com atribuições de protocolo ou de expedição, mesmo quando as unidades estiverem interligadas por sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e informações.

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Questões de Concurso Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

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