Os conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos, e que devem ser preservados, consultados ou referenciados, frequentemente, por instituições públicas ou privadas ou mesmo por pessoas físicas, recebem o nome de

Consideram-se arquivos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas. Assinale abaixo a alternativa INCORRETA em relação ao conjunto de documentos que são considerados arquivos públicos.

Leia atentamente o seguinte trecho.

“Consideram-se _____ um conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.”

A virtualização de documentos antigos permite que eles sejam integrados a novos arquivos dentro de um sistema de gerenciamento eletrônico, melhorando a análise de dados pela organização. A respeito deste assunto, assinale a alternativa incorreta.

Uma boa gestão de documentos também possibilita um controle maior sobre os acessos. Isso pode ser feito por meio de fichas ou controles com os dados de quem consultou cada arquivo, bem como o dia e a hora em que ocorreu esse evento. Também pode indicar o tempo em que o material ficou em posse de alguém. Em um sistema virtual isso pode ser registrado automaticamente, permitindo, inclusive, verificar se houve alterações (inclusões ou exclusões) no conteúdo dos arquivos consultados. Uma solução de gerenciamento de documentos também permite especificar os requisitos e níveis de acesso permitidos para diferentes conjuntos de documentos. Esse tipo de sistema pode ser feito com base em determinados aspectos.

Sobre este assunto, analise as afirmativas abaixo e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F).

( ) Níveis de sigilo.

( ) Relevância das informações nos arquivos.

( ) Cargos e funções que podem acessar os diferentes grupos de arquivos.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo

Um documento físico conta com limitações significativas quando o assunto é acessibilidade. Portanto, quanto mais organizada a gestão desse tipo de material, melhor é para a organização, especialmente quando esta conta com arquivos ou acervos grandes, que exigem cuidados maiores. Sobre esse contexto, assinale a alternativa incorreta.

Sobre o processo de gestão de documentos, analise as afirmativas abaixo.

I. Faz parte das técnicas de arquivamento de documentos, e serve como facilitador da localização e conservação dos mesmos.

II. A gestão de documentos surgiu nas empresas com a finalidade organizar as informações da corporação que se encontravam desorganizadas.

III. A técnica de gestão dos documentos tem como prioridade organizar a administração, manutenção e destinação dos documentos.

Assinale a alternativa correta.

A gestão de documentos é importante para atividades que envolvam documentos e consultas a informações dentro das organizações. A respeito de processos, eventos ou rotinas que demandam o acesso a arquivos, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta

I. Durante negociações com fornecedores de longa data não é indicado analisar os contratos firmados para avaliar se os valores pagos estão condizentes com os serviços/insumos recebidos, mas é importante manter em algum lugar o cadastro.

II. Ao lidar com um cliente com histórico de compras na empresa, é importante checar seus dados cadastrais, as interações anteriores com ele e quais produtos/serviços costuma adquirir. Dessa forma, o atendimento poderá ser personalizado.

III. Durante a fiscalização de órgãos do governo, é essencial ter fácil e rápido acesso a todos os documentos contábeis e gerenciais, incluindo notas fiscais, declarações, recibos de tributos pagos etc. Isso evitará problemas, como multas, suspensão de atividades, restrições e investigações.

A organização de documentos e arquivos pode ser entendida como um serviço cuja finalidade principal seja a de criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos em organizações em geral. A respeito de algumas vantagens e benefícios da organização de arquivos, analise as afirmativas abaixo, dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F) e assinale a alternativa correta.

( ) Organização física adequada.

( ) Sistema de identificação.

( ) Padronização dos métodos de arquivamento.

( ) Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos.

( ) Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos.

Assinale a alternativa correta

Marque a opção que NÃO apresenta um objetivo da gestão de documentos:

Qual a melhor definição de Arquivamento de Documento Oficiais?

Uma das características básicas que distinguem os arquivos é a chamada origem no curso de suas atividades, que significa:

Em relação aos conceitos de documentos digitais, julgue as afirmações abaixo:

I – Documento arquivístico autêntico é aquele que preserva a mesma identidade que tinha quando gerado pela primeira vez e cuja integridade pode ser presumida ou provada ao longo do tempo.

II – A identidade de um documento arquivístico digital se dá pelos elementos intrínsecos e extrínsecos presentes na face do documento e pelos atributos expressos em metadados.

III – A integridade de um documento refere-se à completeza da forma do documento e do grau de controle exercido no seu processo de criação.

IV – A confiabilidade de um documento arquivístico tem a ver com a veracidade de seu conteúdo, ou seja, de seu autor e da pessoa responsável pela gestão.

Estão CORRETAS as afirmações:

Segundo Santos (2015), são características do documento arquivístico, EXCETO: