Questões de Concurso Sobre arquivologia
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Assinale a alternativa que completa corretamente as lacunas abaixo:
“As informações _____________, ______________ e _____________ pelos órgãos e entidades da Administração Pública no exercício de suas ___________ e ___________ são registradas nos documentos públicos”.
Pode-se definir arquivamento como o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura. No que se refere aos métodos de arquivamento, analise as sentenças:
I - No método alfabético de arquivamento, as fichas ou pastas de documentos são dispostas rigorosamente na ordem alfabética, por meio de guias divisórias com as respectivas letras, devendo também ser respeitadas as normas gerais para a alfabetação.
II - No método numérico o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu número, a escolha deve recair sobre o método numérico.
III - No método numérico simples, para cada documento é atribuído um número, a partir do qual serão organizados os documentos.
IV - No método numérico cronológico, os documentos são organizados a partir de uma data, que, na maioria das vezes, é a data de produção do documento. É o caso de notas fiscais, por exemplo, quando são arquivadas pelo dia, mês e ano de sua emissão.
V - O método numérico dígito-terminal é aplicado para o arquivamento de grandes volumes de documentos, nas situações em que tais documentos contenham grandes números. Os documentos são numerados sequencialmente, porém sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método, isto é, os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares.
VI - O método geográfico consiste em organizar a documentação de acordo com lugares e regiões geográficas, ou seja, os documentos são arquivados conforme seu local de produção ou sua procedência.
VII - No método ideográfico a organização é feita pelo assunto dos documentos. O método divide-se em duas categorias, isto é, pode ser alfabético ou numérico. Para ser eficientemente aplicado, o método de arquivamento por assunto exige a interpretação dos documentos e grande conhecimento das atividades empresariais.
Após a análise das sentenças, pode-se afirmar:
Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas, privadas ou pessoa física. Considerando V (verdadeiro) e F (falso), são funções do arquivo:
( ) Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa.
( ) Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação.
( ) Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa.
( ) Arquivar os documentos, visando a recuperação da informação.
( ) Conservar e não assegurar a integridade dos documentos, causando danos que possam ocasionar sua perda.
Após a análise das sentenças, pode-se afirmar que a alternativa que representa respectivamente é:
Considerando o tema arquivologia, associe as duas colunas, relacionando o conceito inerente às espécies de documentos com suas respectivas características.
A sequência CORRETA dessa associação é:
I. Exclusivamente por indeferimento do pleito;
II. Pela renúncia ou expressa desistência do interessado;
III. Por indecisão motivada de autoridade competente.
Está correto o que se afirma em:
I. Os furos devem seguir uma distância de 60 mm entre eles, seguindo o padrão universal;
II. A medida da lombada é de 8 cm;
III. A medida da capa aberta é de 52 cm x 33 cm.
Está correto o que se afirma em:
I. Recebimento de correspondência;
II. Distribuir a correspondência publicamente;
III. Mesmo verificando a existência de antecedentes, não se deve realizar a leitura da correspondência.
Está correto o que se afirma em:
A gestão de documentos físicos e digitais se refere ao processo de controle, organização, armazenamento e preservação de informações essenciais para uma organização, sejam elas em formato físico ou digital. Sobreos principais pontos a serem considerados na gestão de documentos físicos, registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:
(__) Os documentos físicos devem ser classificados e organizados por categorias, dados, assuntos ou outros critérios relevantes para facilitar a busca e recuperação.
(__) É essencial armazenar os documentos físicos em locais seguros, protegidos contra danos, furtos ou perdas, como salas de arquivos ou armários protegidos.
(__) Para garantir a integridade dos documentos, é importante adotar medidas de conservação, como controle de umidade, temperatura adequada e proteção contra danos físicos.
Assinale a alternativa com a sequência correta:
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