Segundo esse princípio, o qual os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora, em suas relações internas e externas.

É decorrente do princípio de respeito aos fundos, exige que os fundos arquivísticos devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição ou acréscimos indevidos ou não autorizados.

Segundo tal princípio, os arquivos conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos. Aquele ofício do governo federal, por exemplo, possui natureza única em função do contexto de determinada atividade oficial. 

Refere-se ao fato de que os arquivos constituem uma formação progressiva e natural decorrente das funções e atividades de um organismo (pessoa, empresa etc.).  

De acordo com esse princípio, os arquivos devem ser organizados por fundos de documentos, de modo a se respeitar a origem dos documentos. Também chamado de princípio do respeito aos fundos. Estes não podem ser misturados a outros fundos, isto é, devem ser organizados pela origem dos arquivos.